Administración por excepción: Definición y limitaciones

Gestión por definición de excepciones

La gestión por excepción es un sistema de gestión en el que los resultados comerciales se comparan con los resultados presupuestados o planificados. A diferencia de otros tipos de sistemas de gestión, la gestión por excepción significa que la gestión interviene en las operaciones diarias solo si hay una desviación o variación entre los resultados reales y los resultados planificados.

Las desviaciones menores pueden llamarse la atención de los supervisores de bajo nivel, mientras que las desviaciones grandes pueden dispararse directamente a los niveles superiores de la gerencia. Esto, teóricamente, permite a los gerentes concentrarse en los asuntos y problemas más urgentes e importantes. Por ejemplo, si se cumplen las metas de productividad, los gerentes están ocupados lidiando con otros problemas en lugar de caminar por la actividad de monitoreo del piso de producción.

Una herramienta crucial: análisis de varianza

Una de las herramientas más importantes utilizadas en la gestión por excepción es el análisis de varianza. El análisis de varianza es un proceso que se utiliza para determinar la varianza, o diferencia, entre los resultados reales y los resultados planificados y la causa de la diferencia. En otras palabras, es la técnica utilizada para determinar si existe un problema que requiera la atención de la gerencia cuando se administra por excepción.

Ejemplo

Veamos un ejemplo rápido de gestión por excepción y el uso del análisis de varianza. Edward es un contador que se encarga del seguimiento de los costos de producción de la división de producción de su empresa, que produce juguetes. La compañía de Edward ha lanzado una nueva línea de juguetes. El costo por unidad de producción fue presupuestado durante el inicio del proyecto.

Al revisar las facturas y los recibos mensuales, Edward ha determinado que la división de producción está un 10% por encima del presupuesto del juguete nuevo. El procedimiento de la empresa solo le da autoridad para abordar excedentes del 5%, por lo que debe llevar este problema a su gerente, Marty.

Marty tiene la autoridad para investigar y abordar variaciones de hasta un 10%. Investiga y determina que alrededor de un tercio de la variación se debió a un aumento inesperado en el precio de uno de los productos básicos utilizados en la producción. Los otros dos tercios de la variación se relacionaron con aumentos de precios de algunos proveedores que no se ajustan a los precios del mercado. El gerente de Edward se reúne con el agente de compras de la compañía para discutir proveedores alternativos para corregir la variación.

Ventajas

La gestión por excepción tiene algunas ventajas claras. Veamos algunos.

• La gerencia puede enfocarse en problemas urgentes en lugar de microgestionar las operaciones diarias.
• Los problemas se clasifican en el nivel apropiado en función del grado de variación, lo que permite un uso más eficiente del tiempo de gestión en todos los niveles de la jerarquía de gestión.
• Se deja que los empleados manejen las operaciones diarias sin necesidad de microgestión, lo que puede proporcionar satisfacción laboral.

Desventajas

Gestionar por excepción no está exento de desventajas.

• Asume que solo la gerencia puede lidiar de manera efectiva con las variaciones, aunque los empleados que no son gerencia pueden ser capaces y más aptos para hacerlo porque están en el terreno.
• Si la gerencia solo interviene cuando hay una mala variación, puede ser muy desmoralizante para los empleados. Es importante que la gerencia intervenga cuando se produzcan variaciones positivas, como ingresos por ventas superiores a los esperados, a través del reconocimiento del logro y otros tipos de refuerzo positivo para motivar a los empleados.
• La gerencia puede aislarse de las operaciones del día a día y los empleados pueden sentirse aislados de la gerencia debido a la poca interacción.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. La gestión por excepción es un sistema de gestión en el que los gerentes solo intervienen si los resultados reales varían de los esperados. El análisis de varianza es una herramienta utilizada en la gestión por excepción para determinar las diferencias en los resultados esperados y reales. La gestión por excepción presenta tanto ventajas como desventajas.

Las ventajas incluyen permitir que la gerencia se concentre en los asuntos y problemas más importantes y permitir que los empleados se ocupen de las operaciones del día a día. Las desventajas incluyen la suposición de que los empleados no pueden abordar las variaciones de manera efectiva. El sistema de gestión también puede aislar a los empleados de la gestión y la gestión de las operaciones diarias. Además, si la atención se centra únicamente en los errores, puede provocar una baja moral de los empleados.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, debería poder:

• Describir el manejo por excepción y análisis de varianza.
• Explicar las ventajas y desventajas de la gestión por excepción.