Rodrigo Ricardo

Autoservicio electrónico para recursos humanos y gestión de personas

Publicado el 14 noviembre, 2020

Papel de la tecnología en el Departamento de Recursos Humanos

Con la nueva tecnología inteligente al alcance de la mano, ¡se acabaron los días de afilar nuestros lápices y empujar el papel por la oficina! Nuestros teléfonos inteligentes y tabletas han hecho que todo, desde comprar una casa hasta comprar desodorante, sea tan fácil como hacer un clic o dos. Entonces, ¿por qué sería diferente administrar nuestro reloj, coordinar nuestros horarios de trabajo o incluso inscribirse en los planes de beneficios de nuestra empresa? Una plataforma electrónica de autoservicio utilizada por las empresas permite a sus empleados hacer exactamente eso, gestionar sus recursos humanos (RR.HH.) y sus necesidades de nómina las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Las empresas están redefiniendo continuamente sus procesos y procedimientos para ser más eficientes. Por lo tanto, no es de extrañar que más empresas estén implementando software que permite un proceso más simplificado dentro de sus organizaciones. El departamento de recursos humanos no es una excepción. Muchas tareas administrativas dentro de RR.HH. requieren recopilar datos, como información personal de los empleados, horas trabajadas, desempeño o incluso selecciones de beneficios para empleados. En el pasado, estas tareas han sido principalmente un proceso manual, es decir, ¡montones de formularios!

El sistema de información de recursos humanos

Una forma en que las empresas están combatiendo este desafío es solicitando la ayuda de un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un portal de autoservicio para empleados (ESS) . Una plataforma HRIS / ESS es un sistema de software automatizado que alberga la información de los empleados de una empresa con muchos niveles de capacidades. Dado que las empresas vienen en todas las formas y tamaños, tendrán diferentes metas y objetivos y pueden personalizar sus sistemas para adaptarse a estas necesidades. El objetivo principal es optimizar la carga de trabajo del personal de RR.HH., aumentar la rentabilidad de la empresa y ayudar mejor a los empleados. Veamos tanto las ventajas como las desventajas de un sistema HRIS / ESS.

Beneficios de un portal HRIS o ESS

Inducción

Un sistema de autoservicio puede comenzar a funcionar para el equipo de recursos humanos incluso antes de que contraten a un nuevo empleado. Hoy en día, la mayoría de las empresas tienen un sistema de autoservicio en línea que permite a los nuevos candidatos potenciales enviar su currículum y solicitud a la empresa. El equipo de recursos humanos puede revisar la información de un solicitante a través de su portal de recursos humanos y puede elegir a los candidatos que están interesados ​​en entrevistar. Una vez que el nuevo empleado entra a bordo, el equipo de RR.HH. configura un perfil para la nueva persona y el empleado puede completar el proceso de incorporación por su cuenta. Los nuevos empleados deben proporcionar información personal, completar formularios y / o participar en cualquier curso de capacitación en línea para su nuevo puesto. Al permitir a los empleados la oportunidad de completar este proceso en línea, puede liberar tiempo para que el personal de recursos humanos trabaje en responsabilidades más estratégicas.

Colaboración de RRHH

Muchos de estos programas de software también incluyen cientos de artículos, ejemplos de comunicaciones y la disponibilidad para que el personal de recursos humanos se comunique con otros profesionales de recursos humanos. Esta colaboración externa entre los equipos de RR.HH. de todo el mundo promueve una nueva vía para compartir ideas innovadoras.

Noticias de la compañía

Una plataforma HRIS también permite a los empleados tener mucha más visibilidad. Las políticas y los procedimientos de la empresa, así como los manuales de los empleados, se pueden publicar en línea para que todos tengan acceso a esta información las 24 horas, los 7 días de la semana. Las noticias de la empresa o los eventos sociales se pueden compartir con toda la fuerza laboral, lo que permite que todos estén en sintonía.

Beneficios para empleados

También se puede utilizar un portal ESS para comunicar información sobre beneficios y proporcionar una forma para que los empleados realicen sus selecciones de beneficios en línea en lugar de formularios impresos. Los empleadores también pueden optar por configurar su sistema de modo que una vez que el empleado complete su inscripción, la información se transmita a los proveedores externos a través de una alimentación electrónica. Este proceso electrónico puede ayudar a eliminar errores y brindarle a la empresa una mejor manera de administrar su inscripción y facturación.

Otras tareas diversas

Con el uso de plataformas electrónicas, RR.HH., los empleados o los gerentes de departamento pueden realizar fácilmente otras tareas del día a día. Estas tareas incluyen la gestión del rendimiento, las tarjetas de tiempo diarias / semanales o la solicitud de tiempo libre. Los empleados pueden ver sus cheques de pago, cambiar su dirección o completar cursos de capacitación en línea. Todas las transacciones realizadas dentro del sistema también tienen el sello de fecha y hora, lo que mejora la documentación de los archivos de los empleados.

Las desventajas de un HRIS

Con tantas ventajas que ofrece un portal de autoservicio, también hay algunas desventajas a considerar.

  • Interacciones perdidas cara a cara: con los autoservicios disponibles para los empleados, las interacciones cara a cara pueden perderse, haciendo que los empleados se sientan más como un número que como un miembro valioso del equipo.
  • Capacitación: todos deben estar capacitados en el sistema. La capacitación lleva tiempo y puede ser costosa porque requiere que retire a las personas de sus trabajos para completar la capacitación.
  • Acceso: el acceso al sistema también podría estar limitado a algunos empleados que pueden no tener acceso a Internet fuera del lugar de trabajo.
  • Seguridad: siempre existe la posibilidad de amenazas cibernéticas, por lo que debe asegurarse de que el proveedor con el que elija trabajar pueda adaptarse a cualquier problema de seguridad que pueda tener.

Resumen de la lección

Las empresas utilizan una plataforma electrónica de autoservicio para permitir a los empleados gestionar las necesidades de recursos humanos (RR.HH.) y nómina las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un portal de autoservicio para empleados (ESS) son ejemplos de sistemas de software automatizados que albergan la información de los empleados de una empresa con muchos niveles de capacidades. Aunque existen algunas desventajas en la implementación de un sistema HRIS o un portal ESS, los beneficios pueden superar con creces los aspectos negativos. Aquí hay unos ejemplos:

  • Facilidad de incorporación
  • Colaboración de RRHH
  • Alertas de noticias de la empresa
  • Las elecciones de beneficios para empleados se simplifican
  • Otras tareas diversas realizadas rápidamente

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