Ciclo operativo y ciclo del efectivo: definición y cálculos

Comprando y vendiendo

Kieran es propietario de una empresa que vende material de oficina a otras empresas. Compran los suministros de las personas que los fabrican, los guardan en su almacén (que se llama inventario) y luego venden y envían el inventario a sus clientes, las otras empresas.

La mayoría de las empresas funcionan de dos maneras: compran suministros, fabrican productos a partir de los suministros y luego pasan el producto al cliente, o (como la compañía de Kieran) compran productos y los revenden al cliente. De cualquier manera, es importante que las empresas lleven un registro de cuánto tiempo les toma ganar dinero después de comprar suministros, porque cuanto más corto sea ese tiempo, mejor.

Entonces, ¿cómo puede Kieran saber cuánto tiempo le lleva ganar dinero con los productos que compra? Hay dos formas diferentes: el ciclo operativo y el ciclo de conversión de efectivo . Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos.

Ciclo operativo

Una forma en que Kieran podría realizar un seguimiento de cuánto tiempo se tarda en ganar dinero después de comprar inventario es el ciclo operativo , que es el mejor método a utilizar si la empresa paga por sus suministros o productos en el momento de la venta. Cuando la empresa paga algo en el momento de la venta, se dice que está pagando en efectivo, incluso si el método real es emitir un cheque o transferir fondos de una cuenta bancaria a otra.

En el ciclo operativo, hay tres pasos básicos:

1. La empresa compra inventario en efectivo. Por ejemplo, Kieran acaba de comprar un gran envío de computadoras a una empresa de informática. Escribió un cheque el día en que se hizo el trato, y las computadoras ahora están en su almacén, esperando ser vendidas.
2. La empresa vende el inventario a crédito. Una semana después de que la empresa de Kieran recibió las computadoras, una tienda les compró las computadoras. Sin embargo, a diferencia de Kieran, la tienda no hizo el cheque cuando compraron las computadoras. En cambio, Kieran les dio 30 días después de la venta para pagar. Kieran sigue adelante y envía las computadoras a la tienda, y le pagarán después de que hayan transcurrido 30 días.
3. La empresa recibe el pago por el envío. Finalmente, después de que hayan pasado los 30 días, la tienda le escribe a la empresa de Kieran un cheque por la venta. Ahora han recibido el dinero y el ciclo está completo.

Entonces, ¿qué le dice el ciclo operativo a Kieran sobre el tiempo que le toma ganar dinero después de comprar inventario? El ciclo operativo se puede calcular sumando el período de inventario (o cuánto tiempo Kieran tiene inventario en su almacén) y el período de cuentas por cobrar (o cuánto tiempo después de la venta tarda la empresa en pagar).

Recuerde que las computadoras estuvieron en el almacén de Kieran durante una semana antes de que las vendiera a la tienda, y luego la tienda tardó 30 días en pagar. Si Kieran agrega una semana (o siete días) a 30 días, su ciclo operativo es de 37 días para este acuerdo. ¡No esta mal!

El organigrama de una empresa puede influir en el ciclo operativo. Es fundamental que los diferentes líderes se comuniquen claramente para que las cosas sigan avanzando. Por ejemplo, el gerente de ventas de Kieran debe informar al departamento de facturación rápidamente que la tienda tiene 30 días para pagar, de modo que el departamento de facturación pueda hacer un seguimiento y mantener el rumbo. De lo contrario, el ciclo operativo puede alargarse.

Ciclo de conversión de efectivo

Como dijimos, el ciclo operativo se utiliza mejor cuando una empresa paga en efectivo por sus suministros o productos. Por ejemplo, recuerde que Kieran escribió un cheque en el momento en que compró las computadoras. Pero, ¿y si, como la tienda a la que vendió Kieran, Kieran quisiera que su empresa comprara inventario a crédito y lo pagara más tarde?

La mejor opción entonces es no usar el ciclo operativo, sino usar el ciclo de conversión de efectivo , que consiste en convertir el crédito de la empresa en efectivo. Es decir, analiza cuánto tiempo le toma a la empresa ganar dinero cuando compra su inventario con crédito.

Los primeros tres pasos del ciclo de conversión de efectivo son como los del ciclo operativo. La empresa compra suministros o productos (en este caso con crédito en lugar de efectivo), vende el inventario a crédito y luego recibe el pago por el inventario enviado. Pero hay un cuarto paso en el ciclo de conversión de efectivo: la empresa paga a sus proveedores por el inventario. Por ejemplo, si Kieran hubiera comprado las computadoras a crédito, eventualmente tendría que pagar a la compañía de computadoras por ellas.

El ciclo de conversión de efectivo se puede calcular sumando el período de inventario y el período de cuentas por cobrar, y luego restando el período de cuentas por pagar (o cuánto tiempo le toma a la empresa pagar a sus proveedores).

La mejor opción para la mayoría de las empresas es tener un período corto de inventario y cuentas por cobrar para obtener su dinero rápidamente, pero un período largo de cuentas por pagar. Eso realmente acorta el período que la empresa debe atravesar antes de pagar.

Por ejemplo, digamos que Kieran tiene que pagarle a la compañía de computadoras 15 días después de recibir las computadoras. Recuerde que su período de inventario y el período de cuentas por cobrar juntos fueron 37 días. Si Kieran resta 15 de 37, su ciclo de conversión de efectivo es de 22 días.

Pero, ¿qué sucede si Kieran alarga el período de cuentas por pagar? Digamos que tiene 30 días para pagar, en lugar de 15. Ahora su ciclo de conversión de efectivo es de solo 7 días. Es decir, habrá obtenido beneficios en 7 días (en lugar de 22). ¡Eso es aún mejor!

Resumen de la lección

Las empresas tienen dos formas de realizar un seguimiento de la rapidez con la que les toma ganar dinero con la compra de suministros o productos. El primero es el ciclo operativo , que es el mejor método a utilizar si la empresa paga sus suministros o productos en el momento de la venta. Hay tres pasos básicos en el ciclo operativo: comprar inventario con efectivo, vender inventario a crédito y recibir el pago por la venta. El ciclo operativo se puede calcular sumando el período de inventario y el período de cuentas por cobrar.

Si una empresa paga sus suministros y productos con crédito, es mejor utilizar el ciclo de conversión de efectivo , que consiste en convertir el crédito de la empresa en efectivo. Es decir, analiza cuánto tiempo le toma a la empresa ganar dinero cuando compra su inventario con crédito. Los primeros tres pasos del ciclo de conversión de efectivo son como los del ciclo operativo. Pero hay un cuarto paso en el ciclo de conversión de efectivo: la empresa paga a sus proveedores por el inventario. El ciclo de conversión de efectivo se puede calcular sumando el período de inventario y el período de cuentas por cobrar, y luego restando el período de cuentas por pagar.