Cierre de un proyecto: procedimiento e importancia

Publicado el 17 octubre, 2020

Cerrar un proyecto

Hace más de 200 años, Benjamin Franklin escribió:

Por falta de un clavo se perdió el zapato,

Por falta de una herradura se perdió el caballo,

Por falta de un caballo se perdió el jinete,

Por falta de un jinete se perdió la batalla,

Por falta de batalla, el reino se perdió,

Y todo por falta de un clavo de herradura.

Los soldados ya no montan a caballo en la batalla, pero el mensaje básico sigue siendo el mismo. Las pequeñas cosas pueden importar mucho en el mundo de la gestión de proyectos porque las cosas que no se hacen pueden convertirse en problemas más grandes que tienen el potencial de producir resultados catastróficos. Es por eso que la fase final en el ciclo de vida del proyecto, cerrar un proyecto es tan importante.

Procedimientos para cerrar un proyecto

La variabilidad conduce a la ineficiencia y los errores en la gestión de un proyecto, y tampoco es amigo de cerrar un proyecto de manera eficiente. El cierre de un proyecto puede no ser la parte más emocionante del ciclo de vida del proyecto, pero es por eso que usar procedimientos estándar para cerrar un proyecto es fundamental. Por su naturaleza, el cierre de un proyecto es caótico y estresante. Representa un momento de cambio para el director del proyecto y todos los miembros de un equipo de proyecto.

Para asegurarse de que no se pase por alto nada en la prisa por el cierre, es aconsejable contratar la asistencia de la oficina de gestión de proyectos para brindar apoyo imparcial y experimentado para garantizar la finalización de la documentación, la finalización de cualquier trabajo restante del proyecto y el mantenimiento y almacenamiento de los registros requeridos.

Una vez que los entregables finales se hayan completado y el patrocinador los haya firmado formalmente, el director del proyecto debe asegurarse de que se haya completado todo el trabajo pendiente de todas las demás fases del proyecto. Él o ella debe hacer esto de acuerdo con los objetivos del proyecto definidos en el plan de gestión del proyecto.

Cierre administrativo

El cierre administrativo requiere que el gerente del proyecto se asegure de que los productos, servicios o resultados se transfieran oficialmente al patrocinador o las operaciones del proyecto. Como parte de este esfuerzo, el gerente de proyecto también necesita identificar y anotar los éxitos, fracasos, causas raíz y lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto en el activo del proceso organizacional.

Mirar las lecciones aprendidas le ayudará a enfocarse en las cosas correctas para un proyecto y donde podría haber mejorado. Si se utilizó una lluvia de ideas durante la fase de planificación, ¿fue eficaz? Si es así, ¿por qué? ¿Qué lo hizo efectivo? Si no es así, ¿por qué fue ineficaz?

Esto es necesario para ayudar a los gerentes de proyectos posteriores a tomar precauciones para evitar obstáculos e implementar prácticas exitosas en el futuro. Los gerentes de proyecto también deben archivar el alcance, el costo y la línea base del cronograma, el registro de riesgos, los planes subsidiarios y las métricas de desempeño del proyecto.

Solo mediante la revisión imparcial de cada fase del proyecto desde el inicio y la planificación hasta la ejecución, el seguimiento y el control, el director del proyecto y el equipo del proyecto pueden determinar por qué se eligieron ciertas opciones y métodos y qué tan bien se desempeñaron.

Cada proyecto es diferente de alguna manera, pero las similitudes con otros proyectos son mucho más numerosas. El uso de una plantilla de lecciones aprendidas para cada proyecto garantizará la coherencia en el proceso de cierre y también garantizará que no se ignore ninguna pregunta o impacto delicado o aparentemente intrascendente.

Incluso la reunión de lecciones aprendidas debe estructurarse y realizarse de manera coherente. El propósito de esta reunión es incluir diferentes puntos de vista y validar que todas las lecciones aprendidas críticas han sido identificadas e incluidas en el informe final. A todas las partes interesadas del proyecto invitadas a esta reunión se les pedirá que identifiquen de tres a cinco cosas que funcionaron con éxito en el proyecto y de tres a cinco cosas que podrían haberse mejorado. Esta reunión debe ser facilitada por alguien no asociado con el proyecto, como un miembro de la oficina de gestión del proyecto, para garantizar que se capturen todos los puntos de vista.

Liquidación de adquisiciones

El propósito de este esfuerzo es cerrar las actividades de adquisiciones del proyecto. El plan de gestión del proyecto contendrá documentación y herramientas de adquisiciones como sistemas de gestión de registros y auditorías de adquisiciones que pueden arrojar luz sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse en proyectos futuros.

Si se descubre alguna disputa con los contratistas, se deben completar los acuerdos finales negociados. Esto asegura que todo lo relacionado con el proceso de adquisiciones y su documentación se haya completado y esté listo para su inclusión con los activos del proceso organizacional. El resultado principal es la documentación escrita del comprador al vendedor que indica que el contrato se ha completado.

Ben Franklin estaría de acuerdo en que precisar cada parte del proceso de cierre del proyecto es crucial para garantizar que los problemas aparentemente pequeños no se pasen por alto y no se conviertan en problemas mucho mayores en el futuro.

Resumen de la lección

Seguir los procedimientos estándar para cerrar un proyecto es la última fase crucial de cada proyecto. Por su naturaleza, la liquidación es caótica y estresante. Representa un momento de cambio para el director del proyecto y todos los miembros del equipo del proyecto. Una oficina de gestión de proyectos puede proporcionar apoyo imparcial y experimentado para garantizar la finalización de la documentación, la finalización de cualquier trabajo restante del proyecto y el mantenimiento y almacenamiento de los registros necesarios.

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