Cómo administrar los desembolsos de efectivo

Desembolso

Héctor tiene un negocio. Como propietario de un negocio, Héctor tiene que pagar las facturas. Paga el alquiler de su tienda y tiene que pagar a las empresas a las que les compra los productos que vende.

Un desembolso comercial es simplemente el dinero que gasta la empresa. Ya sea emitiendo un cheque o transfiriendo fondos electrónicamente, un desembolso es cuando una empresa paga algo, como Héctor pagando el alquiler o sus proveedores. La forma en que una empresa desembolsa sus fondos puede tener un gran impacto en sus resultados.

Para ayudar a Héctor a comprender cómo funcionan los desembolsos y cómo puede administrar el efectivo de su negocio, veamos la flotación y los tipos de cuentas de desembolso que le permiten aprovechar la flotación.

Flotador

Cada vez que Héctor escribe un cheque de su negocio, lo resta del saldo bancario en sus libros. Pero durante un par de días, ese dinero todavía está en el banco. Este es un ejemplo de flotación , que es la diferencia entre el efectivo en los libros de una empresa y el efectivo que la empresa realmente tiene en el banco. Como dijo una vez el legendario inversor Warren Buffet, “Float es dinero que tenemos pero que no poseemos”.

Idealmente, habrá un largo tiempo entre el momento en que una empresa emite un cheque y el momento en que el cheque se liquida y el dinero realmente sale de la cuenta de la empresa. Esto se debe a que, con un tiempo de flotación más largo, una empresa puede invertir el dinero y ganar aún más dinero mientras espera que se liquide el cheque.

Por ejemplo, si Héctor paga $ 5,000 de alquiler por su tienda, podría escribir un cheque el primer día del mes y enviarlo. Si el arrendador no cobra ese cheque durante unos días, y no lo borra del banco de Héctor hasta el diez del mes, son diez días en los que Héctor todavía podría estar ganando dinero con esos $ 5,000. Podría tenerlo en una cuenta de ahorros que devenga intereses o en el mercado de acciones o bonos. Si, por otro lado, el desembolso flotante es de solo tres días (es decir, su cheque se liquida el tercer día del mes), es menos tiempo para que Héctor gane dinero con esos $ 5,000.

Puede que no sea completamente ético alargar la flotación de desembolsos, pero hay formas de hacerlo. Una forma común es emitir cheques en papel y enviarlos por correo, en lugar de transferir fondos electrónicamente. Al emitir un cheque y enviarlo por correo, Héctor puede comprarse un par de días adicionales mientras el cheque viaja a través del sistema de correo, se lleva al banco para su depósito y luego es procesado por el banco.

Tipos de cuentas de desembolso

La idea de que Héctor pueda ganar dinero con la flotación de desembolsos es atractiva, pero ¿cómo puede hacerlo? Si el dinero solo está en su cuenta corriente comercial, no generará dinero. Si tiene el dinero invertido en bonos, por ejemplo, entonces el dinero no estará allí para cubrirlo cuando el propietario vaya a depositar su cheque. ¿Qué puede hacer Héctor? Hay varios tipos de cuentas de desembolso que Héctor puede usar para ayudarlo a aprovechar la flotación. Dos comunes y relacionados son las cuentas de saldo cero y las cuentas de desembolso controlado.

Una cuenta de saldo cero es exactamente lo que parece: una cuenta que siempre tiene un saldo de cero al final del día. ¿Como funciona? Al comienzo del día, los fondos se transfieren electrónicamente a la cuenta, en función de los desembolsos que la empresa cree que se compensarán ese día. Al final del día, si queda dinero, la empresa transfiere el saldo restante y lo invierte en otra parte.

Tomemos a Héctor, por ejemplo. Envía por correo su cheque de alquiler todos los meses el primero, pero generalmente se liquida el diez. Es posible que desee esperar para transferir dinero a su cuenta de saldo cero hasta la mañana del día diez del mes. De esa forma, durante los primeros nueve días del mes, Héctor puede invertir el dinero.

Si ese enfoque suena arriesgado, puede serlo. En primer lugar, ¿qué pasa si su cheque sale el noveno en lugar del décimo? Héctor podría recibir algunas tarifas altas. Mientras tanto, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para monitorear y planificar cuánto transferir a una cuenta de saldo cero a diario. Eso es tiempo y esfuerzo que Héctor podría gastar para ganar dinero para su negocio.

Para ayudar a las empresas con cuentas de saldo cero, algunos bancos ofrecen una cuenta de desembolso controlado en la que un banco notifica al titular de la cuenta qué cheques están programados para ser desembolsados ​​en un día determinado, lo que permite al titular de la cuenta tomar decisiones sobre dónde mover el dinero. Las cuentas de desembolso controlado no tienen que ser cuentas de saldo cero, pero muchas empresas las usan de esa manera.

Por ejemplo, el banco de Héctor podría notificarle el día ocho del mes que su cheque de alquiler debe ser desembolsado (o pagado) de su cuenta el día nueve. Eso le permite depositar el dinero del alquiler en la cuenta la mañana del día nueve en lugar de adivinar en qué fecha depositar el dinero.

Resumen de la lección

Un desembolso comercial es cuando una empresa paga algo, mientras que la flotación es la diferencia entre el efectivo en los libros de una empresa y el efectivo que la empresa realmente tiene en el banco. Muchas empresas prefieren un tiempo de flotación de desembolso prolongado, de modo que puedan invertir el dinero y ganar aún más dinero mientras esperan que se liquiden sus cheques.

Hay dos tipos comunes de cuentas de desembolso que las empresas pueden utilizar para aprovechar la flotación. Una cuenta de saldo cero es una cuenta que siempre tiene un saldo de cero al final del día. Para ayudar a las empresas con cuentas de saldo cero, algunos bancos ofrecen una cuenta de desembolso controlado para la cual un banco notifica al titular de la cuenta qué cheques están programados para desembolsarse en un día determinado, lo que permite al titular de la cuenta tomar decisiones sobre dónde mover el dinero. Las cuentas de desembolso controlado no tienen que ser cuentas de saldo cero, pero muchas empresas las usan de esa manera.