Computadoras y controles de información en las organizaciones

Computadoras y tecnología de la información

Para comprender mejor los controles necesarios para realizar tareas esenciales y mantener la seguridad de la información confidencial, es importante comprender el papel que desempeñan las computadoras y la tecnología de la información en el éxito de una organización. Usamos computadoras para recopilar y compartir información, desarrollar nuevos productos y controlar procesos, así como para comunicarnos entre trabajadores y participar en el comercio electrónico.

De hecho, usamos computadoras para casi todo en una organización, desde escribir un correo electrónico hasta buscar una cura para una enfermedad, incluso para librar guerras. En pocas palabras, las computadoras son necesarias en las organizaciones de hoy. De hecho, ¿te imaginas no tener una computadora en el trabajo? ¿Se imagina una época en la que los trabajadores no estuvieran “conectados”?

Entonces, si las computadoras son necesarias para realizar el trabajo, ¿cómo pueden los gerentes estar seguros de que la información almacenada en las computadoras es segura? Veamos cómo Iris Tacks, gerente de Iris ‘Tax Center, desarrolló un conjunto de controles con el fin de mitigar o disminuir el efecto del riesgo para la seguridad de la organización, los comportamientos de los empleados y los riesgos de salud asociados con las computadoras y la información.

Computadoras y controles de información

Como aprendimos, los beneficios de tener computadoras en el lugar de trabajo son infinitos, pero las computadoras no existen sin limitaciones humanas y financieras. Exploraremos tres controles informáticos y de información críticos para mitigar el riesgo involucrado en la tecnología:

• Limitaciones de rendimiento
• Limitaciones de comportamiento
• Riesgos de salud

Limitaciones de rendimiento

Las limitaciones de rendimiento son limitaciones en el rendimiento real o las cosas que una computadora puede hacer en función de su antigüedad, calidad, capacidad de almacenamiento de información e incluso la velocidad con la que cambian otras tecnologías.

Cuando la Sra. Tacks toma decisiones sobre la compra de equipos, actualizaciones de software e incluso la mejora del rendimiento de las computadoras existentes, las decisiones se toman con cuidado. Algunos factores de decisión importantes que consideró son:

• ¿Puede el hardware de las computadoras soportar los avances de software que necesitamos para los negocios?
• ¿El tiempo de inactividad a la espera de actualizaciones va a causar otros problemas?
• ¿Las actualizaciones de software que hacemos serán compatibles con otras tecnologías que necesitaremos en el futuro?
• ¿Deberíamos comprar todas las computadoras nuevas?
• ¿Cómo sé si un avance tecnológico está a la vuelta de la esquina?

Limitaciones de comportamiento

Las limitaciones de comportamiento son limitaciones en el comportamiento de los empleados debido a la sobreexposición a la información, lo que puede provocar una toma de decisiones más lenta y estrés. También existen otras limitaciones de comportamiento que resultan de tener computadoras y tecnologías de la información disponibles para los empleados. Las limitaciones, como el uso personal de computadoras, el acceso a materiales sensibles e incluso los asuntos legales de propiedad intelectual , pueden limitar el control de una organización.

Cuando Iris tomó decisiones sobre los privilegios otorgados a los empleados para acceder a la información a través de sistemas informáticos, había varias cosas en las que tenía que pensar:

• ¿A qué tipo de información necesita acceder cada empleado?
• ¿Cómo supervisaré cómo los empleados utilizan la información que necesitan para tomar decisiones importantes sin sentirse sobrecargados de información?
• ¿Tengo suficiente seguridad para disuadir a los empleados de ver o compartir información confidencial?
• ¿Debo consultar el correo electrónico de los empleados?
• ¿Soy dueño de los materiales que mis empleados crean en mis computadoras?

Riesgos de salud

Las sillas ergonómicas, los teclados y las pantallas de las computadoras pueden ayudar a controlar los riesgos para la salud de los empleados.

Los riesgos para la salud involucran enfermedades y lesiones que están directamente relacionadas con el uso de una computadora, como el síndrome del túnel carpiano , el estrés en el cuello y la espalda e incluso problemas de visión.

Iris consideró cuidadosamente las consecuencias de tener a sus preparadores de impuestos trabajando en estaciones de computadoras durante largos períodos de tiempo durante la temporada de impuestos. Dado que la temporada de impuestos está tan ocupada, tuvo que idear formas de aliviar los riesgos para la salud que pueden experimentar sus empleados.

Iris controla la mayor cantidad posible de riesgos para la salud mediante la compra de dispositivos ergonómicos, como pantallas de computadora especialmente diseñadas para minimizar el deslumbramiento, teclados de computadora con la forma correcta y sillas para reducir la tensión de sentarse frente a una computadora durante largos períodos de tiempo. También ofrece descansos periódicos a los empleados.

Resumen de la lección

En resumen, existen varios controles informáticos y de información que se utilizan para mitigar los riesgos asociados con el desempeño, el comportamiento de los empleados y la salud.

Las limitaciones de rendimiento son limitaciones en el rendimiento real o las cosas que puede hacer una computadora en función de su antigüedad, calidad, capacidad de almacenamiento de información o incluso la velocidad con la que cambian otras tecnologías.

Las limitaciones de comportamiento son limitaciones en el comportamiento de los empleados debido a la sobreexposición a la información, lo que conduce a una toma de decisiones más lenta y al estrés, así como al acceso a información sensible y asuntos de propiedad intelectual.

Los riesgos para la salud involucran enfermedades y lesiones que están directamente relacionadas con el uso de computadoras, como el síndrome del túnel carpiano, estrés en el cuello y la espalda e incluso problemas de visión.

Resultado de aprendizaje

Una vez que termine esta lección, debe estar preparado para identificar los controles informáticos y de información que reducen los riesgos relacionados con el comportamiento de los empleados junto con la salud y el desempeño.