Conciliación de la cuenta bancaria después de las compras o las ventas

Mantener la precisión

Desde balances hasta presupuestos maestros, lo hace todo. Su sistema de contabilidad ha mantenido a los gerentes responsables, a los proveedores felices y a los ejecutivos satisfechos desde que lo implementó por primera vez hace semanas. En pocas palabras, usted sabe de dónde va y de dónde viene cada dólar y cada centavo en su organización.

Al menos eso es lo que dicen los libros.

Será mejor que tenga cuidado: un trabajo de contabilidad un poco presumido y es posible que no pueda detectar un error que lo arruine todo. Afortunadamente, existe una solución y una que debes hacer con regularidad. Al conciliar las cuentas bancarias , verifica dos veces los libros de contabilidad con respecto a las cuentas bancarias reales . En esta lección, aprenderemos por qué es tan importante conciliar las cuentas bancarias con los estados de cuenta de gastos y ganancias, y también cómo hacerlo.

¿Por qué molestarse?

Primero, echemos un vistazo a algunas razones que deberían explicar por qué es tan importante conciliar sus declaraciones.

La gente comete errores. Ya sea usted, un cliente, un proveedor o el banco, los errores ocurren en los negocios. Si no revisó las cuentas, es posible que no tenga forma de reconocer que ocurrió el error. La conciliación bancaria le brinda la oportunidad de repasar los detalles de sus gastos nuevamente para que pueda detectar pequeños errores antes de que se conviertan en mayores.

Casi tan molestos como los errores son las comisiones bancarias. Los bancos ahora ganan miles de millones de dólares al año solo con las tarifas y siempre están buscando una manera de introducir otras nuevas. De hecho, ¡algunos bancos incluso cobran por hacer depósitos! Como es posible que los bancos no siempre envíen una factura cada vez que se produce una tarifa, debe tener cuidado con estos intentos de tomar más dinero.

Finalmente, siempre existe la posibilidad de que alguien haya realizado algún gasto no autorizado fuera de la cuenta. Si bien muchos de estos son de naturaleza accidental, como un proveedor que cobra demasiado por los bienes, puede haber ejemplos de fraude o robo. Como resultado, es aconsejable asegurarse de que quien concilie las cuentas no sea también la persona que se encargue de la contabilidad de rutina. Eso les permitiría encubrir el fraude fácilmente.

Proceso

Entonces, ahora que está convencido de la necesidad de conciliar los libros, ¿cómo lo hace? Antes de adelantarnos demasiado, debe hacerlo al menos una vez al mes, o cuando entren o salgan grandes cantidades de dinero de su posesión. Sin embargo, cuando llega el momento de hacerlo, tienes dos opciones.

Si tiene un conjunto sólido de software de contabilidad, es probable que las aplicaciones simplemente lo hagan por usted. Dé acceso al programa a sus cuentas bancarias y el software analizará sus libros.

Por otro lado, si no tiene dicho software, tendrá que revisar sus extractos bancarios uno a la vez y hacer coincidir cada gasto y cada crédito con un gasto o fuente de ingresos conocida. No hace falta decir … Espero que haya guardado sus recibos.

Cualquiera que sea el método que elija, asegúrese de hacer esto para todas sus cuentas bancarias. Muchas empresas distribuyen su dinero a través de numerosas cuentas, si no de numerosos bancos. Al conciliar las cuentas, debe asegurarse de examinarlas todas.

Dicho esto, hay otros dos aspectos de la conciliación real de las cuentas que vale la pena mencionar para ahorrar estrés más adelante. La primera de ellas es reconocer que algunos artículos pueden estar todavía en tránsito y no reflejados en la última documentación de la cuenta bancaria. Los fondos en tránsito son aquellos dineros que aún no han sido acreditados por el banco en una cuenta . Esto también es cierto para las personas: si ha transferido dinero de un banco a otro, es probable que la transferencia demore unos días en realizarse. Además, si alguna vez ha emitido un cheque solo para que el destinatario no lo cobre, puede comprender lo frustrante que puede ser esto al equilibrar su propia chequera.

Además, también debe estar al tanto de cambios menores en la cuenta. Anteriormente hablamos sobre las comisiones furtivas del banco, pero ¿qué pasa si el banco paga repentinamente intereses por el dinero que le queda en la cuenta? Eso sería suficiente para deshacerse de sus números. Al conciliar la cuenta bancaria, tiene la oportunidad de buscar esos casos y corregirlos.

Resumen de la lección

Revisemos. En esta lección, analizamos la importancia de conciliar la cuenta bancaria. Recuerde que conciliar las cuentas bancarias implica verificar dos veces los libros de contabilidad con respecto a las cuentas bancarias reales . Esto nos ayuda a asegurarnos de que no solo evitamos errores contables, sino que el banco no estaba emitiendo tarifas desconocidas y que no hubo actividad no autorizada en las cuentas. Afortunadamente, con la mayoría de los programas de contabilidad modernos, el proceso es tan simple como darle permiso a la aplicación para que revise sus cuentas bancarias. Sin embargo, puede ser mucho más mundano sin él.

En cualquier caso, tenga en cuenta que el dinero que aún no ha sido acreditado por el banco en una cuenta, en tránsito , puede tener un efecto en el resultado final.