Consejos para utilizar folletos eficaces en una presentación

Folletos

Son las 11 de la noche y acaba de terminar de crear una presentación comercial clave para su trabajo. Antes de irse a la cama, es importante que también prepare folletos para la reunión. Los folletos son papel con información relevante distribuida a la audiencia en una conferencia, presentación, convención, etc.

La preparación de folletos para una presentación comercial tiene muchos beneficios. En esta lección, también cubriremos consejos para usar folletos efectivos en una presentación. Antes de ser profesor, pasé más de diez años en marketing para grandes empresas especializadas en presentaciones. Aquí hay algunos consejos de expertos.

Beneficios de los folletos

Se espera que una presentación tenga un volante para que los miembros de la audiencia puedan consultarlos más adelante. Existen numerosos beneficios al utilizar folletos para una presentación comercial.

1. Evite la sobrecarga de información

Los presentadores deben evitar arrojar una gran cantidad de información a su audiencia. Esto resultará en una sobrecarga de información y la audiencia se sentirá abrumada. El objetivo de una presentación es que el espectador aprenda, aprecie y mantenga la información.

Muchas presentaciones a las que he asistido han sido un gran vertedero de información. En un caso, la presentación de diapositivas contenía 234 diapositivas y cada una estaba repleta de información. Todos en la sala perdieron el interés inmediato en la presentación y comenzaron a planificar su escape. Los folletos son una gran solución para proporcionar detalles adicionales a su audiencia sin retenerlos como rehenes durante diez horas seguidas.

2. Mantenga la presentación por buen camino

Los folletos también pueden beneficiar al presentador al proporcionar un mapa de ruta para la presentación. Muchos presentadores siguen su propio folleto como guía para mantenerse en el mensaje y no divagar. Los contornos también dan a la audiencia una idea de la duración de una presentación.

3. Recuerde a la audiencia el mensaje

Los miembros de la audiencia generalmente no pueden recordar la mayor parte de lo que ha dicho un presentador una hora después de que finaliza la presentación. Los folletos brindan recordatorios instantáneos y una excelente fuente de seguimiento de información. Muchas veces durante las presentaciones a las que asistí, el presentador habló demasiado rápido o no lo suficientemente alto, y me perdí información importante. Fue reconfortante tener los folletos para referencia más adelante en el día.

4. Permite el seguimiento

Los miembros de la audiencia pueden comunicarse más tarde con el presentador con cualquier pregunta si la información de contacto está en el folleto. Al proporcionar un teléfono o un correo electrónico, puede estar seguro de que sus preguntas serán respondidas.

5. Mantiene la atención

Si se proporcionan folletos, los miembros de la audiencia pueden concentrarse en el material de la presentación sin tener que preocuparse por tomar notas. Siempre hay un asistente de la audiencia que siente la necesidad de escribir todo lo que el presentador ha dicho durante la conferencia. No hay forma de que puedan comprender la información. Proporcionar folletos permite a los miembros de la audiencia relajarse, concentrarse y disfrutar de la presentación, sabiendo que tienen notas de seguimiento para consultar más adelante.

Consejos sobre el uso de folletos

A continuación, presentamos algunos consejos excelentes que se han probado en batalla en el mundo empresarial.

1. Tenga los folletos listos con anticipación

Nada huele más a falta de profesionalismo que un orador que pone excusas para no tener folletos. Peor aún es cuando los folletos se dispersan a mitad de la presentación, interrumpiendo el flujo de información.

2. Proporcione un resumen del folleto

He asistido a muchas presentaciones en las que el orador simplemente reparte copias impresas de su conferencia en PowerPoint. Algunas impresiones pesan más que un niño pequeño. Nadie quiere toda la conferencia. Debe proporcionar un resumen, esquema o viñetas para que los miembros de la audiencia lo reciban en la reunión.

3. Revisa tu trabajo

Una vez, estaba escuchando una presentación y rápidamente miré hacia abajo para consultar el folleto. Me di cuenta de que las notas no correspondían a la conferencia. La información estaba desactualizada y probablemente se reutilizó de una presentación anterior. Este error me hizo perder interés en la conferencia y también ver al presentador como poco profesional y descuidado. Este consejo también habla de la verificación de errores. Lo último que desea es el título de su presentación para leer ‘Our Gormet Burger Story’.

4. Envía refuerzos

Los folletos son una forma fantástica de respaldar aún más su presentación. Muchas conferencias excelentes utilizan folletos que contienen información útil para que el espectador lo utilice para obtener información adicional. Por ejemplo, una vez asistí a una presentación sobre cómo la biblioteca local puede ser un recurso para las pequeñas empresas. Los folletos del presentador tenían enlaces e información adicionales para que los propietarios de pequeñas empresas encuentren servicios gratuitos que ayuden al crecimiento empresarial.

5. Proporcione referencias

La mayoría de los presentadores citan numerosas fuentes para respaldar su información. Sería demasiado engorroso enumerar cada cita a lo largo de PowerPoint, por lo que es una buena idea referirse a los folletos durante el discurso que contienen todas las fuentes. Esto permite a la audiencia confiar en la información del presentador y también investigarla más tarde si es necesario.

6. Utilice el sitio web para distribuir

La tecnología también puede mejorar los folletos de presentación. Muchos oradores ahora ofrecen un sitio web al que los espectadores pueden consultar para obtener más detalles sobre la presentación. Por ejemplo, las presentaciones que cubren un tema complicado pueden beneficiarse del soporte del sitio web. El orador puede dirigir a los espectadores a un sitio web para ver un video del producto, testimonios, etc. Una presentación a la que asistí habló sobre una demanda de consumidores que se presentó contra el producto. El presentador abordó la demanda, pero luego le dijo a la audiencia que visitara un sitio web si estaban interesados ​​en más detalles.

Resumen de la lección

Los presentadores quieren mantener la atención de la audiencia durante una presentación. También necesitan crear folletos excelentes para respaldar aún más su mensaje. Los folletos son artículos con información relevante distribuida a una audiencia en una conferencia, presentación, convención, etc. Hay muchos beneficios al ofrecer folletos en una presentación de negocios. Evitan la sobrecarga de información, mantienen la presentación encaminada, recuerdan el mensaje a la audiencia, permiten el seguimiento de la audiencia y retienen la atención de los espectadores.

Antes de comenzar a imprimir copias completas de su presentación para distribuirlas en su próxima reunión, aquí hay algunos consejos de expertos sobre el uso de folletos eficaces:

1. Tenga los folletos listos con anticipación. No se presente sin folletos ni los distribuya en medio de la presentación.
2. Proporcione un resumen del folleto. No entregue todo su PowerPoint.
3. Revisa tu trabajo. Asegúrese de que sus folletos estén actualizados y sin errores.
4. Envía refuerzos. Utilice sus folletos para proporcionar información de apoyo adicional.
5. Provee referencias. Envíe a los miembros de la audiencia a folletos para obtener una lista de todas las fuentes utilizadas en la presentación.
6. Utilice el sitio web para obtener folletos. Sea creativo y utilice el sitio web de un cliente como otra visualización de un folleto.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver el video, su objetivo debe ser:

• Considere los beneficios de los folletos durante una presentación
• Enumere algunos de los consejos para usar folletos