Consistencia en la estimación, acumulación y reporte de costos

CAS 401

Imagínese que, como organización sin fines de lucro, contratamos al gobierno federal para brindar educación en el centro de la ciudad. Llamémosnos MAT (Maestría en Docencia). Brindamos capacitación a las personas que desean aprobar sus exámenes de Desarrollo Educativo General (GED) para obtener un certificado de equivalencia de escuela secundaria. Cada cinco años, pasamos por lo que se llama un proceso de nueva licitación. Aquí es donde respondemos a la solicitud de propuesta (o RFP) del gobierno para nuestros fondos de subvención. Tenemos que competir por esto y debemos tener la mejor solicitud para recibir nuestros fondos y continuar nuestro trabajo.

Una parte importante de cualquier solicitud es el presupuesto. Tiene que haber coherencia en la estimación, acumulación y presentación de informes de costos. El Código de Regulaciones Federales (CFR) establece las reglas para los contratistas gubernamentales que MAT debe seguir. Un título completo del CFR está dedicado al Sistema Federal de Regulaciones de Adquisiciones (FARS) , que regula cómo el gobierno y los agentes del gobierno compran bienes y servicios.

La Parte 9904 es la sección del Título 48 que detalla los estándares de contabilidad de costos, que es lo que nos interesa para esta lección. Si va a la Sección 401 de la Parte 9904, establece lo que se denomina Estándar de contabilidad de costos (CAS). CAS 401 existe para garantizar que usemos las mismas prácticas de contabilidad de costos para acumular e informar costos que usamos al estimar costos.

¿Por qué CAS 401 es tan importante para organizaciones sin fines de lucro como MAT? Porque permite al gobierno comparar los costos estimados con los reales para asegurarse de que el contratista esté gastando los fondos de manera inteligente. La CAS 401 también ayuda al gobierno a hacer comparaciones entre las propuestas para ver cuál ofrece la mayor producción por el menor costo.

Requisitos fundamentales

Como contratista federal, CAS 401 describe tres obligaciones esenciales para MAT:

• Las prácticas contables utilizadas para estimar los costos de un contrato deben usarse para acumular y reportar costos durante la ejecución del contrato.
• Las prácticas contables usadas para acumular y reportar los costos reales de un contrato deben coincidir con las que se usan para estimar los costos en la propuesta del contratista.
• Dar más detalles al proporcionar los costos acumulados y de informes es aceptable en comparación con lo que se utilizó para estimar los costos en la propuesta.

Veamos ejemplos de lo que cumple y no cumple con CAS 401.

Ejemplo de prácticas de cumplimiento

Al redactar su propuesta, MAT estimó los costos laborales utilizando promedios de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (O BLS). Una vez que se adjudicó el contrato, MAT acumuló e informó los costos laborales reales. MAT proporcionó una comparación detallada sobre cómo las estimaciones se relacionaban con las categorías laborales reales, puestos específicos y costos al informar los costos laborales. Debido a que los costos estimados se pueden comparar con los costos acumulados e informados, esta práctica se considera compatible.

Ejemplo de prácticas de incumplimiento

MAT calculó sus costos para desarrollar un sitio web estimando los costos de mano de obra, gastos generales y materiales. Durante el desarrollo real del sitio web, MAT acumuló e informó los costos por iteraciones, utilizando Inicial, Fase I y Fase II. Debido a las diferencias en los tipos de costos, no había forma de comparar los costos estimados con los costos acumulados e informados. Esta es una práctica que no cumple con las normas.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos que necesitamos consistencia en cómo se realizan las estimaciones de costos y se comparan con los costos acumulados y reportados. Esto es importante porque debemos ser precisos. Como en nuestro ejemplo MAT, si somos contratistas federales, debemos seguir las reglas establecidas en el Código de Regulaciones Federales (CFR) para el Sistema de Regulaciones de Adquisiciones Federales (o FARS).

El gobierno requiere que sigamos CAS 401 de las FARS, que se detalla en la Parte 9904 del Título 48 del CFR. CAS 401 nos dice qué cumple y qué no cuando se trata de estimar, acumular y reportar costos. Esencialmente, un contratista necesita estimar, acumular e informar los costos para poder hacer comparaciones.