Contabilidad vs Teneduría de libros: Diferencias y similitudes

Teneduría de libros

Beth es contadora de un pequeño restaurante familiar. La contabilidad es la recopilación, clasificación y registro de las transacciones financieras de una empresa. Beth registra todas las transacciones de ventas y todos los gastos incurridos por el restaurante a diario. Discutiremos cómo se utilizan estos datos un poco más adelante. Beth sigue una serie de pasos que componen un proceso de contabilidad. Echemos un vistazo rápido a los pasos.

Primero, Beth recopilará y clasificará todos los documentos originales para cada transacción financiera realizada por el restaurante. Los documentos fuente son la evidencia de que la transacción financiera ha ocurrido e incluyen cosas como recibos y facturas.

En segundo lugar, Beth registrará los datos relevantes de cada documento fuente. Beth hará una entrada en el diario general de la empresa, que es una lista cronológica de transacciones financieras. El registro de transacciones en el diario general generalmente se realiza a diario.

En tercer lugar, al final de cada mes, Beth registrará las transacciones financieras registradas en el diario general en el libro mayor. El libro mayor se organiza por cuenta. El contador de la empresa ha establecido un plan de cuentas, como cuentas de nómina, suministros, servicios públicos y cuentas de alimentos y bebidas, solo por nombrar algunos.

Dado que el restaurante de Beth utiliza la contabilidad de doble entrada, debe realizar dos entradas para cada transacción financiera: un crédito y un débito. Un crédito en una cuenta requiere un débito en otra cuenta para mantener el balance en el libro mayor. Por ejemplo, si el restaurante compra carne de res por valor de $ 1,000, Beth debitará la cuenta de activos correspondiente y acreditará la cuenta del proveedor.

Cuarto, al final de cada período contable, como un mes, trimestre o año, Beth preparará un balance de prueba ajustado. Ella se asegurará de que los saldos del libro mayor general, lo que significa que los débitos totales son iguales a los créditos totales. Si no se equilibran, averiguará por qué y hará las correcciones adecuadas.

Definición de contabilidad

Arnold es contador del restaurante donde Beth trabaja como contable. Si bien muchos contadores trabajan “en casa” como empleados, Arnold no es un empleado del restaurante. Es un contador público certificado (CPA) que posee su propia firma de contabilidad. Fue contratado por el restaurante de Beth para realizar servicios de contabilidad.

Según la Asociación Estadounidense de Contabilidad, la contabilidad es el proceso de identificar, medir y comunicar información económica para permitir juicios y decisiones informados por parte de los usuarios de la información. Esta definición puede parecer muy cercana a lo que es la contabilidad, y tiene razón. La contabilidad es parte del proceso contable. La contabilidad implica el registro de datos financieros extraídos de las transacciones financieras de las empresas. La contabilidad comienza antes de que comience la contabilidad y continúa después de que finaliza.

Cuando contrataron a Arnold, evaluó la naturaleza del negocio del restaurante desde una perspectiva financiera. Luego diseñó un sistema de contabilidad apropiado para que lo usara Beth. Estableció un diario general donde ella registrará las transacciones en el orden en que ocurren. También creó un plan de cuentas y un libro mayor. Las cuentas consisten en una lista cronológica de cambios en el valor de un activo, pasivo o patrimonio del propietario. Por ejemplo, una cuenta de inventario puede aumentar o disminuir su valor dependiendo de si se compra, se vende o se usa más inventario. También desarrolló reglas y procedimientos para guiar a Beth en el uso de los registros y estará disponible para proporcionar instrucciones a Beth según sea necesario.

Una vez que Beth termina con la contabilidad, Arnold se hace cargo y utiliza los datos que recopiló y registró. Transforma los datos registrados en una forma de información que se puede utilizar para tomar decisiones comerciales importantes. Utilizará los datos del libro mayor para crear estados financieros para el restaurante, incluido un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo. Estos estados financieros se pueden utilizar para ayudar al restaurante a determinar dónde está gastando dinero, dónde está ganando dinero y la salud financiera general de la empresa. También utilizará la información para la preparación y planificación de impuestos. Buscará deducciones permitidas y diseñará una estrategia para reducir la obligación tributaria del restaurante dentro de los límites de la ley.

Una nota sobre la tecnología

La contabilidad y la teneduría de libros de hoy se hacen mucho más fáciles mediante el uso de software de contabilidad. El software de contabilidad lo ayudará a configurar cuentas y facilitará el registro de entradas en el diario y la publicación en el libro mayor. La mayoría de los programas también extraerán automáticamente los datos necesarios para producir una amplia variedad de informes y estados financieros para ayudar a un contador en su evaluación de la situación financiera de una empresa. Sin embargo, a menos que tenga una comprensión firme de los conceptos detrás de las campanas y silbidos que acabamos de discutir, serán de uso limitado.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. La contabilidad es parte del proceso contable general. Implica la recopilación y entrada de datos de transacciones financieras a partir de documentos fuente . Una vez que las transacciones financieras se han registrado en el diario general y se han registrado en el libro mayor, se prepara un balance de comprobación para garantizar que el libro mayor se equilibre.

La contabilidad en realidad comienza antes del proceso de contabilidad y continúa después de que se completa la contabilidad. Implica diseñar y establecer un sistema de contabilidad, incluido el desarrollo de un plan de cuentas y un conjunto de reglas y procedimientos a seguir al recolectar, clasificar e ingresar datos. El software de contabilidad está disponible para aumentar la facilidad y eficiencia de los procesos de contabilidad y teneduría de libros.

Resultado de aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder comparar / contrastar contabilidad y teneduría de libros.