Control de recibos y desembolsos de efectivo

Definición de controles internos

Tengo un gran danés. Su nombre es Turk y suele ser el más educado de todos mis perros, hasta que le echas una barra de pan a la mezcla. Una barra de pan es su perdición. La tentación simplemente se apodera de él y lo lleva a lanzar la precaución al viento. Cada vez que tiene la oportunidad, toma el pan del mostrador. Y me frustro.

Sin embargo, no he podido establecer un buen conjunto de controles internos para evitar que esta situación ocurra. Controles internos, te preguntas. ¿Qué tiene eso que ver con un perro? ¿Y qué tiene que ver cualquiera de esas cosas con el control de los recibos y desembolsos de efectivo? ¡Me alegra que lo hayas preguntado! Verá, los controles internos son reglas y regulaciones que se implementan para proteger los activos propiedad de una persona o una empresa. Cuando se trata de Turk y yo, el activo que necesito proteger es el pan. En el mundo empresarial, hay un activo que necesita más protección que cualquier otro, y ese activo es el efectivo.

Controles de recibo de efectivo

Hay dos áreas que deben abordarse al discutir los controles de efectivo: recepción y desembolso. Comencemos nuestra discusión con los controles de recibos. Los recibos de efectivo son dinero recibido de los consumidores por la venta de bienes o servicios.

Un sistema de control interno eficaz tendrá documentación escrita que explique cómo se debe manejar ese efectivo cuando se reciba, así como la separación de funciones. La separación de tareas significa separar un trabajo grande en varios trabajos más pequeños, con una persona diferente realizando cada uno.

En un buen sistema de control de efectivo, habría una persona que recauda el dinero, una persona que ingresa la transacción en el sistema de contabilidad y una persona que hace el depósito bancario. Cada actividad debe tener un rastro de papel que coincida. Por ejemplo, el informe de ventas diario debe coincidir con la cantidad de efectivo recibido durante el día. El informe de auditoría y las transacciones ingresadas para las ventas diarias deben coincidir. Los recibos de los depósitos bancarios deben coincidir con el informe diario de transacciones. En pocas palabras, todo debe equilibrarse. Es una buena regla no dar rienda suelta a un solo empleado para cobrar e informar las actividades de la cuenta de efectivo. Cualquier empleado puede caer víctima de la tentación y la razón se va por la ventana. Tener un sistema de control interno eficaz disuadiría tal comportamiento.

Controles de distribución de efectivo

Desembolsos de efectivoson dineros que se pagan a personas para la compra de artículos que una empresa necesita y utiliza. Esto puede ser cualquier cosa, desde la compra de inventario, materias primas o incluso servicios públicos. Independientemente del motivo del desembolso de efectivo, deben existir controles internos para protegerse contra el fraude. Un buen sistema de control interno dividirá la responsabilidad del desembolso de efectivo en al menos dos trabajos separados. Una persona debe ser responsable de ingresar las facturas en el programa de contabilidad e imprimir los cheques de pago, y otra persona debe ser responsable de firmar esos cheques. Separar estos deberes una vez más permite que haya un sistema de controles y equilibrios. Sin ella, la tentación podría asomar su fea cabeza y hacer que una persona por lo demás racional haga cosas cuestionables. Los cheques pueden ser escritos y firmados por la misma persona y usarse para lo que quieran. Las facturas se pueden ingresar de manera falsa en el sistema solo para que una persona se haga un cheque. Pueden suceder muchas cosas.

Ejemplo

Apliquemos estos conceptos a un ejemplo práctico.

Emily es la dueña de Emily’s Pet Emporium. Tiene varios empleados que trabajan en la tienda, pero solo 6 que están directamente relacionados con las actividades de manejo de efectivo. Laine y Lana son cajeras. Son los encargados de quitarles el dinero a los clientes a cambio de la mercadería vendida. Al final de sus turnos, cada uno ejecuta un informe de ventas y coloca el dinero recolectado durante el día en una bolsa bancaria. Llevan la bolsa del banco a Hannah, que trabaja en la oficina de contabilidad. Hannah cuenta cada bolsa y la compara con los totales de los informes de ventas y luego escribe la boleta de depósito bancario. Una vez que lo ha completado, le lleva las maletas a Dottie, quien también trabaja en el departamento de contabilidad. Dottie revisa la información del informe de ventas y el comprobante de depósito bancario y lleva el depósito a Laura, quien ‘ s encargado de llevar el depósito al banco así como de recibir el correo de la oficina de correos. Cuando Laura regresa, le da el recibo de depósito a Dottie, quien engrapa el recibo del banco al informe de ventas y lo archiva. Ella también ingresa el depósito en el sistema contable. Laura luego divide el correo y lleva las facturas que recibe a Hannah. Hannah ingresa las facturas en la computadora e imprime los cheques. Y luego lleva los cheques de pago de facturas a Emily para que los firme y los envíe por correo. Hannah ingresa las facturas en la computadora e imprime los cheques. Y luego lleva los cheques de pago de facturas a Emily para que los firme y los envíe por correo. Hannah ingresa las facturas en la computadora e imprime los cheques. Y luego lleva los cheques de pago de facturas a Emily para que los firme y los envíe por correo.

Después de observar el flujo de responsabilidades en la tienda de mascotas, ¿puede ver cómo los controles internos han separado los trabajos para que siempre haya más de una persona que vea la información de efectivo? Esto ayuda a mantener a raya el robo y el fraude y protege el activo en efectivo.

Resumen de la lección

El efectivo es el activo más vulnerable que tiene una empresa. Debido a esto, debe haber un sistema de control de efectivo dentro de la organización. La mejor forma de controlar el efectivo es establecer un conjunto de controles internos. Los controles internos son reglas y regulaciones que se implementan para proteger los activos propiedad de una persona o una empresa. El efectivo debe estar protegido tanto en la recepción como en el desembolso. Los recibos de efectivo son dinero recibido de los consumidores por la venta de bienes o servicios. Los desembolsos en efectivo son dinero que se paga a individuos para la compra de artículos que una empresa necesita y utiliza. La forma más eficaz de proteger el efectivo tanto en la recepción como en el desembolso es tener un protocolo escrito sobre el manejo del efectivo y la separación de funciones. Separación de tareassignifica separar un trabajo grande en varios trabajos más pequeños, con una persona diferente realizando cada uno. Ya sea que se ingrese o se pague efectivo, tener varias personas desempeñando roles individuales en el proceso de manejo permitirá un sistema de controles y contrapesos donde los errores o la actividad fraudulenta tienen una mayor probabilidad de ser notados.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que termine el video, debería poder hacer lo siguiente:

• Definir controles internos
• Explicar qué son los recibos de efectivo y los desembolsos de efectivo, y describir los métodos de control de la recepción de efectivo y la dispersión de efectivo
• Comprender cómo la separación de funciones puede ayudar a los controles de efectivo
• Aplicar los conceptos de control de efectivo a ejemplos.