Controles financieros en organizaciones

Controles financieros

Hay muchas preguntas con las que debe lidiar al administrar un negocio. Sin embargo, parece surgir una pregunta más que casi cualquier otra. ¡No, ese no! Es la pregunta, ¿cómo nos va financieramente?

Esa es una gran pregunta, pero no necesita un mago financiero literal para responderla. En cambio, las empresas y otras organizaciones utilizan elementos llamados controles financieros . Los controles financieros son herramientas y técnicas que permiten a las organizaciones dirigir y monitorear sus recursos, proteger contra el fraude, prevenir errores o mala administración y asegurar el mejor uso posible de las inversiones. Entonces, ¿cómo rastrea sus finanzas? ¡Esa es una pregunta importante para hacer!

Estados financieros

Ahora que estamos haciendo las preguntas importantes, comencemos a buscar algunas respuestas reales. Hay varias formas de administrar las finanzas de una organización, pero casi todas comienzan con el ciclo contable o el conjunto de reglas que utiliza una organización para registrar y analizar la información financiera de manera metódica y consistente. En esencia, el ciclo contable es cómo una organización equilibra su chequera.

El ciclo contable comienza con las transacciones financieras o los registros de cómo los recursos entran o salen de la organización. Esas transacciones se organizan en categorías apropiadas o se envían a los departamentos correctos, se registran de acuerdo con las reglas y procedimientos de la organización y finalmente se ingresan en un estado financiero , que es un registro formal de las actividades financieras. Son estos estados financieros los que generalmente se utilizan como controles financieros. Hay muchos, muchos tipos de estados financieros que utilizan las organizaciones, pero centrémonos en dos de los más importantes: los estados de resultados y los balances.

Declaraciones de ingresos

Entonces, ¿cuánto dinero ganamos? Si eso le parece una pregunta importante, felicidades, ¡tiene lo que se necesita para ser un mago financiero! ¡No, ese mago no! Para responder a esta importante pregunta, las organizaciones usan algo llamado estado de resultados , también llamado estado de pérdidas y ganancias , que contabiliza todos los gastos y fuentes de ingresos durante un período de tiempo determinado. Básicamente, los estados de resultados le muestran cuánto dinero ha ingresado a la organización y cuánto dinero está saliendo.

Para generar una cuenta de resultados, pasamos por las transacciones financieras correspondientes y organizamos todos los números en dos fórmulas simples:

Ingresos – Costo de bienes vendidos = Ganancia / pérdida bruta

Ganancia / Pérdida Bruta – Gastos = Ganancia / Pérdida Neta

Eso no es tan malo, ¿verdad? ¿Listo para ver estas fórmulas en acción? Da la casualidad de que tenemos un estado de resultados de P&L Pie Shoppe para el año 2011. Si lo miramos, vemos que la compañía ganó $ 10,000 para el año 2011, que es mucho pastel para vender. ¡Bien por ellos! Podemos conectar eso en el espacio de ingresos de nuestra primera fórmula. Si miramos más hacia abajo en el estado de resultados, podemos encontrar que el costo de los bienes vendidos fue de $ 7 000. Cuando conectamos eso en nuestra fórmula, vemos que la ganancia bruta fue de $ 3,000.

El estado de resultados ya tiene este número calculado para nosotros, pero es importante ver cómo llegamos allí. Si hacemos lo mismo con la segunda fórmula, encontramos que la ganancia / pérdida bruta – gastos = ganancia / pérdida neta se convierte en $ 3,000 – $ 2,600 = $ 400. Entonces, esa es nuestra ganancia neta: $ 400. ¡No está mal!

Balances

El segundo tipo de estado financiero que verá a menudo es un balance general , que describe el estado financiero general de una organización en un momento específico. Si el estado de resultados ayuda a responder la pregunta, ‘¿cómo nos fue el último trimestre?’, El balance general responde a la pregunta, ‘¿cómo están nuestras finanzas en este momento exacto?’ Podemos responder a esta pregunta comparando el valor de todo lo que poseemos con el valor de las participaciones de los accionistas. Aquí está la fórmula para eso:

Capital contable + Pasivo = Activo

Entonces, ¿qué significa eso? Vamos a analizarlo. El patrimonio de los accionistas es el derecho de los accionistas a los activos. Generalmente identificamos esto en términos de acciones, que representan una parte de la empresa a la que el accionista tiene derechos. Tomamos el capital total de los accionistas y luego sumamos los pasivos o deudas. Esto incluye deudas a corto plazo, como dinero adeudado a un proveedor, así como deudas a largo plazo, como hipotecas o préstamos importantes.

Ahora llegamos a los activos , que es el valor de todos los recursos disponibles de la organización. Esto incluye propiedad, equipo, inversiones, valores, inventario y, por supuesto, todo el efectivo en nuestras cuentas. Entonces, nuestros activos totales son iguales al valor de las acciones y pasivos de los accionistas.

Uso de estados financieros

Finalmente, tenemos que hablar sobre algunas de las formas en que los estados financieros se pueden utilizar para el control financiero. Una técnica muy común es hacer un análisis de razones financieras. Un análisis de razones financieras compara diferentes estados financieros para revelar una relación entre ellos. Por ejemplo, podríamos comparar los estados financieros del mismo departamento durante diferentes años o comparar los estados financieros de diferentes departamentos durante el mismo año.

Existen numerosas razones financieras que pueden usarse para ayudar a pintar una imagen clara de la información en los estados financieros. Estas son solo algunas de las muchas categorías de razones financieras, solo para darle una idea de lo que estamos viendo:

• Los índices de medición de la liquidez miden la capacidad de una organización para pagar la deuda a corto plazo. Una forma de hacerlo es comparando activos y pasivos. Las fórmulas enfocadas en la deuda a largo plazo se denominan ratios de deuda .

• Los índices de rentabilidad miden qué tan bien una organización utiliza sus recursos para obtener ganancias. Miden qué tan rentable es una organización y generalmente se encuentran comparando las ganancias con las ventas.

• Las razones del indicador de flujo de efectivo muestran cuánto efectivo fluye a través de una organización y el origen del efectivo. Básicamente, esta relación pregunta: “¿Cuánto efectivo genera cada área del negocio?” Proporciona información sobre la salud financiera de una organización.

• Y, finalmente, tenemos índices de valoración de inversiones , que miden el valor de una organización para un accionista potencial comparando el desempeño de las acciones y las ganancias. Esta información es importante para un inversor que desea invertir en la organización.

Con controles financieros como estos, cualquiera puede ser un mago financiero. Hay todo un mundo de magia financiera: ¡todo lo que tienes que saber es cómo gestionarlo!

Resumen de la lección

Revisemos. Los controles financieros son herramientas y técnicas que permiten a las organizaciones dirigir y monitorear sus recursos. Si bien esto suena muy complicado, en realidad puede ser bastante sencillo. Algunas de las herramientas más importantes son los estados financieros . Los estados financieros pueden decirle mucho sobre los recursos de una empresa, como el estado de resultados , que contabiliza todos los gastos y fuentes de ingresos durante un período de tiempo determinado. Esta declaración se calcula con dos fórmulas:

Ingresos – Costo de bienes vendidos = Ganancia / pérdida bruta

Ganancia / Pérdida Bruta – Gastos = Ganancia / Pérdida Neta

También podemos comparar los estados financieros entre sí, creando algo llamado análisis de razón financiera . Hay muchos tipos, cada uno de los cuales le dirá algo diferente sobre los recursos de una organización.

Todas las preguntas que cubrimos en esta lección son preguntas muy importantes para hacer sobre una empresa u organización, ¡y ahora sabe cómo responderlas!