Controles internos en contabilidad: definición, tipos y ejemplos

Publicado el 6 septiembre, 2020

Controles internos

¿Te imaginas cómo sería la vida si viviéramos en un mundo donde no hubiera reglas? La gente haría exactamente lo que quisiera, como quisiera y cuando quisiera. ¡Sería un caos total!

Ahora, imagínese si no hubiera reglas en contabilidad. Una empresa podía informar cualquier cantidad de ingresos y gastos que quisiera, y nunca sabríamos qué tan sólida era la empresa. Esa es exactamente la razón por la que los controles internos son importantes. Los controles internos en contabilidad son procedimientos que se implementan dentro de una organización para garantizar que los negocios se lleven a cabo de manera ordenada, efectiva y precisa.

Propósito

Hay cuatro propósitos principales de los controles internos en la industria contable. El primero de ellos es salvaguardar los activos de una empresa de cualquier forma de pérdida. La pérdida podría ser una pérdida accidental , que ocurre por errores honestos cometidos por personas, o podría ser una pérdida intencional , que resulta de actividades fraudulentas intencionales.

Un segundo propósito de los controles internos es asegurar que la información financiera sea precisa, confiable y oportuna.

Un tercer y muy importante propósito de los controles internos es garantizar el cumplimiento de las leyes comerciales federales, estatales y locales. Para garantizar el cumplimiento en la industria de la contabilidad, la Comisión de Bolsa y Valores creó un grupo especial llamado Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) . El FASB establece las pautas que deben seguir todos los profesionales de la contabilidad. Las pautas que establece FASB se denominan Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) .

El cuarto propósito principal de los controles internos es proporcionar una forma para que las empresas monitoreen los objetivos que se han fijado.

Ejemplos

Ahora que sabe qué son los controles internos y qué tipos de controles internos son los más comunes, veamos algunos ejemplos para aumentar su comprensión.

Ted es contable en el departamento de contabilidad de una tienda departamental local. Se da cuenta de que uno de los registros del secretario está desequilibrado. Al revisar la información de la caja registradora, ve que el empleado cobró una cantidad incorrecta de dinero por un producto. En lugar de cobrar $ 97.00 por un reproductor de DVD, ella cobró $ 79.00. Esto fue un error de transposición en números y no fue una pérdida intencional.

Bueno, unas semanas después, Ted comienza a notar un patrón de errores de transposición con ese empleado específico. Tras la investigación, se da cuenta de que el empleado está registrando artículos con precios incorrectos para otro empleado. Esa es una pérdida debida a una actividad fraudulenta intencionada y un ejemplo perfecto del primer propósito principal de los controles internos: proteger los activos contra pérdidas.

Al final de cada mes, Ted es responsable de preparar los estados financieros mensuales. Entrega estos estados financieros a sus gerentes para que los revisen. Usan los estados financieros para tener una idea mental de qué tan bien se está desempeñando la empresa y dónde puede ser necesario realizar cambios para maximizar las ganancias. Ted debe asegurarse de que la información presentada en los estados financieros sea válida, confiable y precisa, que es exactamente el segundo propósito de los controles internos.

Mientras prepara todos los documentos financieros necesarios para los líderes de la empresa, Ted también debe tener en cuenta que los acreedores e inversores actuales y potenciales también están interesados ​​en esta información. Sabe que, ya sea bueno o malo, tiene que reportar información veraz y precisa. Pero por qué es importante? Porque FASB y GAAP requieren que así sea, lo que ejemplifica el tercer propósito de los controles internos.

Ted tiene una gran responsabilidad más sobre sus hombros. Su empresa tiene el objetivo de aumentar su margen de beneficio en $ 10,000 al final de cada año. El plan que establecieron los líderes de la empresa era mantener el inventario disponible al mínimo para que al final del año, el costo del inventario disponible no consumiera sus ganancias. El trabajo de Ted es garantizar que cada monto en dólares gastado en inventario se utilice en el período apropiado.

Por lo tanto, si el inventario se ordena a principios de mes, ese inventario debe usarse antes de fin de mes sin sobras. Con Ted monitoreando de cerca el costo del inventario disponible a principios de mes, así como la cantidad de inventario disponible al final del mes, puede crear un informe preciso para que los líderes de la empresa vean qué tan bien están cumpliendo sus metas.

Resumen de la lección

Los controles internos en contabilidad son procedimientos que se implementan dentro de una organización para garantizar que los negocios se lleven a cabo de manera ordenada, efectiva y precisa. Hay cuatro razones por las que los controles internos dentro de una organización son importantes. En primer lugar, los controles internos son importantes para salvaguardar cualquier activo que tenga una empresa de la pérdida, ya sea que la pérdida sea accidental o intencional. La pérdida accidental es una pérdida que ocurre debido a errores honestos cometidos por personas. La pérdida intencional es la pérdida que resulta de una actividad fraudulenta intencionada.

A continuación, los controles internos ayudan a garantizar que la información financiera sea precisa, confiable y oportuna. Una tercera razón por la que los controles internos son importantes es porque ayudan a los profesionales de la contabilidad a cumplir con las leyes comerciales federales, estatales y locales. Para ayudar en este objetivo, la Comisión de Bolsa y Valores creó la Junta de Normas de Contabilidad Financiera , que también se conoce como FASB , para establecer las pautas que todos los profesionales de la contabilidad deben seguir. Estas pautas se denominan Principios de contabilidad generalmente aceptados , o GAAP , para abreviar.

La cuarta razón importante por la que los controles internos son importantes es porque brindan a la empresa una forma de monitorear los objetivos que se han establecido. Cada una de estas razones hace que los controles internos sean partes vitales del funcionamiento de una empresa.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya completado esta lección, podrá:

  • Definir controles internos en contabilidad
  • Describir los cuatro propósitos principales de los controles internos.
  • Identificar los roles del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en los controles internos.
  • Diferenciar entre pérdidas accidentales e intencionales

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