Costos Administrativos y Gastos en Contabilidad ¿Qué son los Costos Administrativos?

Publicado el 30 abril, 2022

¿Qué son los costos administrativos?

Gastos administrativos, también denominados costos administrativos, son los gastos de una empresa que no contribuyen directamente a la generación de ingresos o la producción, pero que son necesarios para mantener la empresa en funcionamiento. En otras palabras, se pueden considerar como gastos comerciales generales que no están directamente relacionados con ninguna función específica de ventas o producción. Esto podría incluir cosas como salarios de empleados, salarios de ejecutivos, honorarios profesionales, mantenimiento de equipos o incluso la compra de nuevos suministros. Estos costos pueden ser fijos o variables. Si son variables, la cantidad que una empresa gasta en ellos variará según varios factores, como el tamaño de la empresa, la cantidad de empleados y las necesidades operativas generales de la empresa. Un costo como las comisiones de ventas no se consideraría un gasto administrativo, ya que está directamente relacionado con la generación de ingresos.

Características de los Gastos de Administración

Hay varias formas de distinguir entre los diferentes tipos de gastos administrativos, como si son costos fijos, variables o mixtos. Los costos administrativos fijos son aquellos que permanecen iguales independientemente de la cantidad de producción o ingresos que genere una empresa. Por ejemplo, una suscripción a una revista de negocios se consideraría un costo fijo, ya que sería el mismo todos los meses, independientemente de la cantidad de negocios que realice la empresa. Estos costos generalmente no están influenciados por cambios en el volumen y están determinados principalmente por el tamaño de la empresa o la industria particular en la que se encuentran.

Los costos administrativos variables, por otro lado, cambian según la cantidad de ingresos que genera una empresa. Por ejemplo, si tiene más clientes o clientes que pagan por sus servicios, es probable que su empresa necesite aumentar su gasto en suministros como papel o tinta para impresoras para adaptarse a esta mayor demanda. Este tipo de costo suele ser más relevante para negocios basados en servicios ya que la cantidad de clientes puede fluctuar mucho de un mes a otro.

Los costos mixtos son aquellos que tienen un componente tanto fijo como variable. Por ejemplo, si posee una pequeña empresa con solo unos pocos empleados, es probable que las primas de su seguro de salud se mantengan iguales todos los meses, independientemente de la cantidad de ingresos que genere. Sin embargo, si su empresa crece y tiene que agregar más empleados a su plan de seguro, la prima aumentará. Esto se debe a que los costos fijos (como las tarifas administrativas que cobra la compañía de seguros) siguen siendo los mismos, pero los costos variables (como la cantidad de personas en el plan) aumentan. También es importante señalar que los gastos administrativos se incurren a nivel corporativo y generalmente no son atribuibles a ningún departamento o subunidad.

Gastos Administrativos: Ejemplos

Hay una gran variedad de ejemplos de gastos administrativos en las empresas. Los siguientes son algunos ejemplos comunes.

Suministros de oficina: esto puede incluir todo, desde papel y cartuchos de tinta hasta bolígrafos y notas adhesivas. Según el tamaño de la empresa y el número de empleados, la cantidad gastada en suministros de oficina puede variar mucho.
Honorarios profesionales: Esto puede incluir cosas como contabilidad o servicios legales. Estos costos generalmente son fijos, lo que significa que la empresa pagará la misma cantidad cada mes, independientemente de la cantidad de ingresos que genere la empresa.
Suscripciones: Esto puede incluir cosas como suscripciones a revistas o licencias de software. Estos costos generalmente son fijos, lo que significa que la empresa pagará la misma cantidad cada mes, independientemente de la cantidad de ingresos que genere la empresa.
Salarios de los empleados: este suele ser el gasto más grande para la mayoría de las empresas. La cantidad gastada en los salarios de los empleados variará según la cantidad de empleados y el tipo de negocio. Por ejemplo, una empresa que emplea a muchos representantes de servicio al cliente probablemente tendrá un gasto salarial más alto que una empresa que solo emplea personal de contabilidad.
Seguro: Esto puede incluir cosas como seguro de salud, seguro de propiedad o seguro de responsabilidad civil. La cantidad gastada en seguros variará dependiendo del tipo y tamaño de la empresa.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de costos que pueden clasificarse como gastos administrativos. Como se puede observar, algunos de estos costos son fijos mientras que otros son variables. En general, es importante realizar un seguimiento de todos los gastos administrativos para comprender cómo afectan los resultados de la organización.

Presentación de Gastos de Administración en el Estado de Resultados

Los gastos de administración se presentan en el estado de resultados como parte de los gastos de operación. El monto total de los gastos administrativos de un período se deduce de los ingresos totales para obtener el ingreso operativo. El ingreso operativo se usa luego para calcular el ingreso neto.

Los gastos administrativos pueden registrarse como una sola partida en el estado de resultados, pero si hay partes de los costos que se consideran importantes para la empresa, pueden registrarse como otras partidas u otros gastos. Por ejemplo, si una empresa tiene gastos administrativos que incluyen costos de capacitación de los empleados, estos costos pueden registrarse como una línea separada en el estado de resultados.

Otros gastos

El término contable otros gastos se refiere a los tipos de gastos que no se incluyen en una de las principales categorías de gastos, como los costos de venta o los gastos administrativos, y que forman parte de actividades no operativas. Por ejemplo, un gasto por intereses sobre un préstamo obtenido por la empresa se considera otro gasto que forma parte de actividades no operativas. Esto se contabilizaría como un costo financiero en la sección de otros gastos. Otros gastos pueden incluir una variedad de costos, como costos financieros, gastos por intereses, impuestos sobre la renta, depreciación o amortización de activos y costos de servicios públicos.

Resumen de la lección

Los gastos administrativos son costos relacionados con la administración general del negocio y no se relacionan con ninguna función como producción y ventas. Esto puede incluir cosas como suministros de oficina, honorarios profesionales, salarios de ejecutivos y salarios de empleados. Las comisiones de venta no se consideran administrativas ya que están vinculadas a la producción de ingresos. Los gastos administrativos se incurren a nivel corporativo y generalmente no son atribuibles a ningún departamento o subunidad. Los gastos administrativos pueden ser de naturaleza fija o variable dependiendo del tipo de costos involucrados. Los gastos administrativos se registran como parte de la sección de gastos operativos de un estado de resultados.

Otros gastos son aquellos que no encajan en categorías de gastos comunes, como costos de venta o gastos administrativos, y son parte de actividades no operativas. Por ejemplo, un gasto por intereses no es un costo de venta, un costo operativo ni un gasto administrativo. Se presentaría por separado como un costo financiero en la sección de otros gastos.

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