Creación y mantenimiento de archivos de personal de empleados

Publicado el 11 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

¿Qué es un expediente de personal?

Digamos que hay una empleada, Sara, que llegó al trabajo y luego se cayó al suelo y comenzó a tener convulsiones. ¿Dónde podemos ir para obtener información de contacto de emergencia después de que se llame a la ambulancia? O qué tal otro empleado, Rob, que está tratando de ser ascendido a un departamento diferente. En su departamento actual, se le conoce como un alborotador. ¿A dónde iríamos para revisar su revisión de desempeño anterior o sus registros disciplinarios antes de considerar promoverlo? Todas estas cosas y más se pueden encontrar en los archivos de personal de los empleados.

Los archivos de personal son archivos que contienen toda la información de los empleados como:

  • Currículum
  • Contrato para el puesto (descripción del puesto)
  • Formularios legales, como W-4
  • Políticas y contratos firmados por el empleado
  • Recaudar información
  • Registros de disciplina
  • Contactos de emergencia
  • Quejas y felicitaciones
  • Evaluación de Rendimiento

Se pueden agregar otros documentos a los archivos, y deberían ser si afectan el trabajo, los requisitos, el pago o los datos personales del empleado. Aunque mantener estos archivos puede resultar engorroso, es importante tener un lugar único para la información de los empleados. Lo único que no debe incluirse en los archivos del personal son los archivos y documentos médicos, los formularios I-9 y cualquier documentación que tenga una opinión personal al respecto. Estos archivos se pueden solicitar legalmente, por lo que es importante que no haya nada poco profesional en los archivos.

Creación de archivos de personal

Al crear archivos de personal, es importante preguntar primero: ¿papel o electrónico? Si una empresa no tiene papel, estas carpetas de archivos se pueden juntar y guardar electrónicamente. En algunos casos, las empresas terminan teniendo ambos. De cualquier manera, al crear estos archivos, es importante no juntar todo sin pensarlo. En su lugar, agrupe los documentos específicos del tema, como toda la documentación fiscal, etc., en subcarpetas. Además, puede ser útil tener una tabla de contenido, ya sea físicamente en la parte superior del archivo o en una portada dentro del archivo, lo que facilita la búsqueda.

Mantenimiento de archivos de personal

Mantener archivos de personal puede ser un fastidio. Ambos tipos de sistemas de archivo: electrónico y papel tienen sus positivos y negativos.

Archivos de papel

La confidencialidad es importante, por lo que las oficinas compilan archivadores cerrados con llave en habitaciones cerradas y, a medida que la empresa crece, también lo hace la necesidad de un almacenamiento cada vez más grande. Lo positivo aquí es que los archivos en papel son concretos, fáciles de mantener y un corte de energía no hará que sea imposible acceder a ellos. Mantenerlos se trata principalmente de asegurarse de que los gabinetes estén seguros y que el papel aún esté intacto. Las preocupaciones principales son el fuego y la descomposición que pueden destruir estos archivos si no hay copias en una ubicación externa.

Archivos electrónicos

Los archivos electrónicos deben mantenerse de manera diferente. Los archivos deben guardarse en un sistema de archivos confidenciales al que solo accedan determinadas personas. Además, es necesario realizar una copia de seguridad en el almacenamiento de memoria de vez en cuando. Esto elimina la preocupación de que los archivos se borren debido a un virus. Las preocupaciones sobre el mantenimiento de archivos electrónicos también pueden incluir la obsolescencia tecnológica o daños físicos a las computadoras o medios de almacenamiento.

No importa el tipo de sistema de archivo, es bueno recordar que los siguientes factores son extremadamente importantes:

  • Confidencialidad de archivos
  • Siempre tenga respaldo o copias
  • Actualice los archivos con regularidad

Resumen de la lección

Los archivos de personal ayudan a los empleadores a tener una idea completa de sus empleados. Proporcionan antecedentes históricos sobre su tiempo en la empresa y también ayudan a los empleadores a comunicarse con sus seres queridos si algo sucede en el trabajo. Estos archivos deben incluir información sobre el trabajo de un empleado, su desempeño, contactos de emergencia y cualquier contrato firmado. Sin embargo, no deben contener información médica u opinión personal, ya que estos archivos se pueden solicitar por motivos legales. Los archivos de personal se pueden crear en archivos en papel o archivos electrónicos , según las necesidades de la empresa. De cualquier manera, es importante que los archivos se respalden, en papel o en medios de almacenamiento electrónicos, y se almacenen en un entorno confidencial.

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