Cuentas incobrables, método de asignación y deudas incobrables

Cuentas incobrables

Imagina que eres dueño de un negocio. En su tienda, tiene dos formas de pagar la mercancía. Un cliente puede pagar en efectivo o puede abrir una cuenta de crédito y hacer pagos mensuales hasta que se pague la mercancía. ¿Crees que cada persona a la que le extiendas crédito pagará? Desafortunadamente, no todos los clientes lo harán. Hay algunos que te dejarán colgado.

Este tipo de cuenta de cliente pertenece a una categoría conocida como cuentas incobrables . Las cuentas incobrables son cuentas que no se pueden cobrar debido a la incapacidad de un cliente para pagar la cuenta o la falta de interés en pagar la cuenta. Pero al igual que con cualquier otro tipo de cuenta, las cuentas incobrables deben registrarse para garantizar informes financieros precisos al final de un período contable.

Contabilización de cuentas incobrables

¿Cómo se contabilizan exactamente las cuentas incobrables? La forma más común, y en la que nos centraremos en esta lección, es mediante el uso de una combinación de dos cuentas: la reserva para cuentas de cobro dudoso y el gasto por insolvencia. Primero voy a discutir la provisión para cuentas de cobro dudoso.

La provisión para cuentas de cobro dudoso es una compensación de la cuenta de cuentas por cobrar y se utiliza para reducir el saldo en las cuentas por cobrar de una empresa. Pero, ¿qué son las cuentas por cobrar de una empresa? Las cuentas por cobrar son las cuentas que se utilizan para registrar las ventas a crédito o el dinero adeudado a una empresa.

Cada vez que se realiza una venta a crédito, aumenta el saldo en la cuenta por cobrar. El saldo representa la cantidad de dinero que la empresa espera recibir de sus clientes de crédito. Entonces, cuando un cliente no paga, obviamente, no se cobrará el saldo en esa cuenta de cliente.

Aquí es donde entra en juego el método de asignación. Dado que el propietario de la empresa no sabe quién pagará o no, debe calcular una cantidad razonable en dólares que no se cobrará para mantener sus registros contables lo más precisos posible. Si la empresa ha estado en funcionamiento por un tiempo, entonces pueden decidir razonablemente el porcentaje de cuentas pasadas que fueron incobrables. De lo contrario, la regla general es utilizar el promedio de la industria para calcular qué cantidad en dólares de cuentas incobrables se puede estimar razonablemente para cada período contable. Sin embargo, tenga en cuenta que la cantidad en dólares calculada es simplemente una estimación de una futura deuda incobrable.

Por ejemplo, digamos que el negocio que posee es una tienda de ropa para niños. Este es su primer año de funcionamiento, por lo que realmente no sabe cuántos de sus clientes de crédito le pagarán o no. El promedio de la industria de cuentas incobrables en la industria de la ropa para niños es del 1,5%. La cantidad total de ventas a crédito que tuvo durante el segundo trimestre fue de $ 11.200. De esas ventas, según el promedio de la industria, cree que el 1,5% se volverá incobrable. Entonces, eso le da una cantidad total en dólares de cuentas incobrables esperadas de $ 168.

Ahora digamos que ha estado abierto durante tres años y sabe que históricamente su porcentaje de cuentas incobrables es .89%. Si las ventas a crédito para el período actual son $ 14,128, entonces el monto de estas ventas a crédito que se consideran incobrables es de $ 125,74.

Entonces, ahora que sabe cómo calcular el monto en dólares de las cuentas incobrables esperadas utilizando el método de asignación, hablemos de cómo se registra este monto en los registros contables. Cualquier transacción que se registre en los registros contables de una empresa requiere el uso de dos cuentas: una se carga y la otra se acredita. Ya conocemos una cuenta que se usa para registrar información sobre cuentas incobrables: es la asignación para cuentas de cobro dudoso. La cuenta que se utiliza en asociación con la provisión para cuentas de cobro dudoso se denomina cuenta de gastos de insolvencia.

La cuenta de gastos de insolvencia es la cuenta que muestra la cantidad de cuentas por cobrar incobrables que se han producido en un período contable determinado. Entonces, ¿por qué se usa una cuenta de gastos? Porque los fondos que se espera recaudar pero que terminan siendo incobrables se convierten en gastos para la empresa.

Ejemplos

Veamos cómo se registra el primer ejemplo del que hablamos anteriormente en sus registros contables. El primer ejemplo se calcula utilizando un porcentaje que se basa en el promedio de la industria. En ese ejemplo, calculamos la cantidad esperada de cuentas incobrables en el segundo trimestre del año uno de operación, según el método de reserva, en $ 168. Para registrar esto, debita el gasto por deudas incobrables por un monto de $ 168 y acredita la provisión para cuentas de cobro dudoso por el mismo monto.

Esa entrada se vería así:

Entonces, ¿cómo crees que se grabará el segundo ejemplo? Si su respuesta es debitar la cuenta de gastos por deudas incobrables por un monto de $ 125.74 y acreditar la provisión para cuentas de dudoso cobro por la misma cantidad, entonces está exactamente en lo correcto.

Ahora ha ingresado un valor estimado para futuras deudas. La razón por la que registra la cantidad estimada de deudas incobrables ahora que proyecta que ocurrirá en el futuro es para que pueda emparejar la deuda incobrable propuesta con las ventas que espera que generen esa deuda incobrable. Al hacerlo, se sigue uno de los principios rectores de la información financiera: el principio de correspondencia. El principio de emparejamiento establece que los gastos deben registrarse en el mismo período de tiempo en que se obtuvieron los ingresos que generaron los gastos. Esto le ayuda a tener una mejor idea de cuáles son realmente las ganancias de las ventas.

Resumen de la lección

El propietario de un negocio nunca extiende crédito a un cliente con la expectativa de no recibir el pago. Sin embargo, la realidad es que hay ocasiones en las que eso sucede. Las cuentas que no se pueden cobrar debido a la incapacidad de un cliente para pagar la cuenta o la falta de interés en pagar la cuenta se denominan cuentas incobrables . Para que los registros contables sean lo más precisos posible, estas cuentas deben contabilizarse.

La forma más común de contabilizar las cuentas incobrables es mediante el uso de la reserva para cuentas de cobro dudoso , que es una compensación de la cuenta de cuentas por cobrar, y se utiliza para reducir el saldo en las cuentas por cobrar de una empresa, y la cuenta de gastos de insolvencia muestra la cantidad de cuentas por cobrar incobrables que se han producido en un período contable determinado.

Para calcular la cantidad de cuentas incobrables, las nuevas empresas deben basar el número en un porcentaje promedio de la industria, y las empresas establecidas deben utilizar el historial de cuentas incobrables. Luego, ese porcentaje se multiplica por el total de ventas a crédito durante el período de tiempo dado para obtener el monto de la asignación.

La cuenta de gastos de insolvencia se carga por el monto de la provisión y la provisión para cuentas de cobro dudoso se acredita en la misma cantidad. Hacer esta entrada reduce el saldo en la cuenta de cuentas por cobrar y cumple con el requisito del principio de concordancia que establece que los gastos deben registrarse en el mismo período de tiempo en que se devengaron los ingresos que generaron los gastos. Una vez que se registran estas transacciones, se contabilizan las cuentas incobrables previstas.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, debería poder:

• Definir cuentas incobrables y recordar por qué deben contabilizarse
• Explicar cómo utilizar el método de provisión para cuentas de cobro dudoso.
• Identifique qué cuenta se acredita y qué cuenta se debita al usar este método
• Describe el principio de correspondencia