Cultura organizacional y cambio

Cultura organizacional y cambio

¡La gente dice que el cambio es bueno! El cambio puede ser algo bueno cuando se realiza de manera integral, teniendo en cuenta a toda la organización, incluidos los procesos y sistemas y la cultura de la organización, por igual.

En la mayoría de los hogares estadounidenses, la mesa de Acción de Gracias se prepara con pavo, relleno y pastel. Siempre ha sido así. ¡Es tradición! Supongamos que un año se reemplaza el pavo con tofu, el relleno con ensalada de algas y el pastel con leche de cabra, granola y bayas. Las familias se sorprenderían y tal vez incluso se disgustarían un poco, en particular los miembros mayores de la familia cuyo trabajo es aferrarse a los valores tradicionales.

Al igual que las familias, las organizaciones se componen de historias compartidas del pasado, una misión para el presente y una visión para el futuro. Puede ser impactante cuando las cosas cambian en una organización. Esta es la cultura organizacional , y es una combinación de normas, creencias y valores compartidos que se forman a partir de los fundadores de la empresa. Es un mantra encarnado de la forma en que siempre han hecho las cosas.

Cuando el Sr. Winslow, presidente de Winslow Junior College (WJC), contrató a su sobrino Buford, muchos de los empleados estaban preocupados de que Buford fuera a hacer olas. Buford era de una gran universidad de alta tecnología. A los empleados les gustó la forma en que estaban las cosas en WJC y no vieron la necesidad de cambiar nada.

En el primer mes de Buford, hizo pequeños cambios en el código de vestimenta y la política de comidas del personal. El personal ya no podía usar jeans o comer en sus escritorios durante el horario de clases. El objetivo de Buford era crear un entorno académico profesional para poder atraer a un nuevo mercado objetivo de estudiantes.

El personal estaba tan acostumbrado a las viejas costumbres que se resentían con los pequeños cambios. Manteniéndose unidos, el personal se negó a alterar sus comportamientos de ninguna manera. Mientras Buford caminaba por los pasillos, notó que el profesor Dent estaba comiendo un hot dog mientras trabajaba con un estudiante de matemáticas con dificultades. Se dio cuenta de que la profesora Maguire llevaba su muumuu y chanclas durante una conferencia de psicología. Incluso el viejo Winslow fue visto vistiendo su camisa y pantalones cortos hawaianos favoritos en el campus. Vea, los empleados tomaron la iniciativa del comportamiento de Winslow y esto creó un ambiente de trabajo relajado e informal. La cultura en WJC en realidad inhibió el cambio. De hecho, cualquier intento de cambiar la forma en que se estaban haciendo las cosas encontró resistencia.

Cambio interno y externo

Buford realizó un análisis de las áreas de la universidad que necesitan cambios. Se le ocurrieron cambios en respuesta a factores internos y externos.

Hay dos tipos de cambios organizativos que soportan las empresas:

• Cambio interno
• Cambio externo

El cambio interno implica cambios dentro del control de la organización, como procesos y sistemas, recursos humanos, toma de decisiones y políticas y procedimientos. La organización tiene control total sobre estos cambios. Estos cambios generalmente se inician para aumentar la productividad y la rentabilidad.

Internamente, sabía que era necesario cambiar la cultura de un ambiente relajado tipo resort a un ambiente académico puramente profesional para atraer nuevos estudiantes. Esto también significó cambios en los planes de estudios y en los procesos y sistemas para impartirlos.

Los cambios externos involucran cambios políticos, tecnológicos, sociales y de mercado que están fuera del control de la organización.

Buford también necesitaba pensar en satisfacer las necesidades de la nueva población estudiantil. Para atraer a un cuerpo estudiantil global, deberá incorporar nueva tecnología para los cursos en línea. Los cursos en línea requieren adherirse a una política de ayuda financiera mucho más estricta para rastrear la asistencia de los estudiantes. Esto significó capacitar al personal en ambos.

Todo en WJC estaba a punto de cambiar. El dilema de Buford: ¿cómo hago para hacer cambios sin desmantelar las cosas positivas de la cultura actual?

Romper la resistencia al cambio

Buford pasó gran parte de su primer mes tratando de resolver las cosas por su cuenta. El presidente Winslow no ayudó, estaba totalmente inmerso en la cultura actual. Winslow estaba tan relajado como el resto del personal e igual de resistente al cambio.

Con el fin de obtener una mejor comprensión, se reunió con cada departamento para discutir los cambios inminentes. ¡El resultado de las reuniones fue impactante! Buford descubrió que los empleados se resistían al cambio porque:

• El personal actuó por interés propio: el cambio no era lo mejor para ellos
• El personal valoraba su cultura actual y no veía la necesidad de hacer ningún cambio.
• El personal no vio una razón para crear procesos o sistemas adicionales
• El personal no confiaba en el motivo del cambio
• El personal no entendió completamente los cambios
• El personal no estaba seguro de su futuro después de los cambios.

Ahora que Buford sabía por qué el personal se resistía tanto, se le ocurrió un plan para facilitar el cambio de la manera más participativa. Desarrolló un proceso de cambio:

• Evaluar la necesidad de cambios
• Decidir sobre los cambios
• Implementar los cambios
• Evaluar los cambios

Buford puede evaluar la necesidad de cambio haciendo un inventario de los procesos y sistemas actuales y comparando los resultados con los objetivos de la organización, como una mayor inscripción, una atmósfera de campus más profesional y la responsabilidad ante las normas de asistencia. Preguntó al personal sobre su carga de trabajo y obtuvo sugerencias sobre mejoras.

Una vez que se complete la evaluación, Buford decidirá los cambios evaluando el costo / beneficio, el marco de tiempo, el resultado proyectado y otros factores. También evaluó el impacto en la motivación y satisfacción del personal. Una vez que se tomen las decisiones, priorizará los cambios de los más importantes a los menos importantes. Esto no es tan fácil como suena. Seamos realistas: para que se produzcan cambios externos, la cultura actual debe cambiar.

Buford tenía algunas tácticas bajo la manga:

• Comunicar y educar al personal sobre la necesidad de cambio mediante el uso de ejemplos sólidos de las condiciones actuales y futuras previstas en WJC.
• Involucrar al personal en cada paso de la toma de decisiones, incluido un código de vestimenta, un plan de estudios y cursos en línea
• Negociar cambios para que el personal y la gerencia tengan un poder equilibrado
• Apoyar al personal a través de los cambios con capacitación y recompensas por sus esfuerzos.
• Coaccionar al personal que se resiste a cumplir con el cambio a través de la promesa de recompensa o amenaza de castigo

Una vez que Buford pudo ganar aliados clave en su guerra por el cambio, otros se subieron a bordo. Incluso el viejo Winslow colgó su atuendo hawaiano a cambio de un oxford académico y pantalones caqui.

Estrategias de cambio exitosas

Ha pasado algún tiempo desde los días de los profesores de matemáticas que comen hot dogs, y WJC está en camino de convertirse en una universidad profesional respetada. Buford suele reflexionar sobre sus primeros días.

Buford quedó tan impresionado con los rápidos cambios que pudo hacer en WJC que decidió escribir un libro sobre su experiencia. En su libro titulado Cambio exitoso: los perros viejos aprenden nuevos trucos , discutió varios factores importantes para el cambio. El cambio era urgente. También habló de reunir un grupo de apoyo que persuadiría a otros a cambiar. Su clara visión se difundió . Se celebraron pequeñas victorias y se hicieron los cambios necesarios.

En estos días, WJC es una universidad en línea líder con estudiantes de más de 200 países. A medida que se incorpora nuevo personal, los empleados antiguos los integran en la cultura actual de un instituto académico de excelencia que avanza.

Resumen de la lección

En resumen, cuando una organización se propone realizar cambios que involucran procesos y sistemas, a menudo afecta las normas, creencias y valores del grupo existente, lo que hace que el cambio sea un desafío para los gerentes. Esta es la cultura organizacional, o la combinación de normas, creencias y valores compartidos que los empleados aprecian.

Hay dos áreas de cambio que generalmente realiza una organización:

• Cambios en el entorno interno, como sistemas, procesos y políticas y procedimientos.
• Cambios en el entorno externo: cambios en las condiciones políticas, sociales, tecnológicas o de mercado que impulsan el cambio.

Los cambios tanto internos como externos afectan la cultura actual por varias razones. El personal es egoísta, como las viejas formas de hacer las cosas, no confía en que el cambio será positivo, no comprende el cambio completamente y no está seguro de su futuro.

A medida que se lleva a cabo el proceso de cambio, es importante trabajar con el personal para que estén completamente integrados en el plan y se adapten de manera rápida y sin problemas. En cada paso del proceso de cambio, la administración necesitará el apoyo de aliados clave.

El proceso de cambio implica evaluar la necesidad de cambios, decidir sobre el cambio, implementar los cambios y evaluar los cambios. Una vez que se planifican los cambios, la gerencia puede usar varias tácticas para hacer la transición del personal a un nuevo entorno. Un gerente sabio crearía un sentido de urgencia para el cambio y formaría un grupo de apoyo que difundirá la visión.

Los resultados del aprendizaje

Después de ver esta lección, debería poder:

• Definir cultura organizacional
• Identificar cambios internos y externos
• Explicar el proceso de cambio organizacional.