Delegación dentro de los equipos: proceso y ventajas

La importancia de la delegación

Quizás una de las tareas más importantes que cualquier líder de equipo deberá abordar es la asignación de responsabilidades a los miembros individuales del equipo. Estas responsabilidades no solo deben trabajar hacia el objetivo del grupo más grande, sino que también deben alinearse con las fortalezas del individuo. Aún mejor, las tareas delegadas ofrecerán al miembro del equipo una oportunidad de aprendizaje y crecimiento. Delegaciónrequiere que el líder entregue las tareas correctas a las personas correctas, en el momento correcto, con los recursos, habilidades y autoridad necesarios para completar el trabajo de manera efectiva. Por supuesto, la delegación también implica establecer medidas de desempeño, monitorear el progreso y brindar retroalimentación a los miembros del equipo. No es de extrañar por qué tanta gente duda en delegar tareas porque requiere una gran cantidad de esfuerzo por adelantado y durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, cuando se hace correctamente, la delegación puede resultar en la finalización efectiva y oportuna de una cantidad significativa de trabajo.

Los beneficios de la delegación

Si eres un perfeccionista, alguien a quien le gusta tener el control de tu trabajo, te preocupas, te dejarás vulnerable a los fracasos de los miembros de tu equipo. Si no está seguro de cómo o a quién delegar tareas, si le preocupa que sus empleados trabajen en exceso, o como alguien que simplemente disfruta hacer el trabajo usted mismo, puede ser extremadamente difícil para usted delegar tareas a otros. Por más desafiante que sea, su trabajo como líder es dejar de lado estas aprensiones y hacer lo mejor para la organización, el equipo e incluso para usted. A continuación, se muestran algunas formas en las que cada una de estas áreas puede beneficiarse de la delegación:

Beneficia el resultado final.

Cuando una organización logra más a través de su fuerza laboral, afecta directamente sus resultados. La delegación puede ayudar a una organización con la planificación de la sucesión, lo que le permite funcionar como una máquina bien engrasada que mantiene el trabajo en un estado de movimiento continuo.

Impacta positivamente el desempeño de los empleados.

Un empleado al que se le ofrece un trabajo desafiante, mientras se le brinda una oportunidad de crecimiento y desarrollo de habilidades, a menudo es un empleado motivado, satisfecho y leal. Empoderar a un miembro del equipo a través de la delegación ayuda al empleado a encontrar su valor dentro de la organización, y esto puede ser una poderosa herramienta de motivación. Asimismo, puede ayudar a generar confianza entre un líder y sus subordinados, lo que puede ayudar a fortalecer la relación de trabajo entre los dos.

Le permite al líder concentrarse en tareas más importantes.

Al delegar tareas, un líder aumentará su tiempo para dedicar estrategias y desarrollar nuevas ideas y oportunidades para el crecimiento organizacional. Después de todo, el papel de un líder en una organización es inspirar, innovar y promover la organización y sus miembros.

El proceso de delegación

Ahora que comprende la importancia de delegar y algunos de sus beneficios, echemos un vistazo a cómo y cuándo delegar. Para ayudarnos con esto, nos detendremos en Protect Your Gadget, Inc., donde Paul y su equipo se están preparando para lanzar un nuevo producto desde su línea de coberturas para teléfonos celulares.

A Paul y su equipo se les ha encomendado la tarea de crear una campaña de marketing televisivo para el nuevo producto. Debido a que este proyecto requerirá una buena cantidad de tiempo y especialización, Paul sabe que necesita asignar responsabilidades a los miembros de su equipo y delegar tareas específicas. Hay varios pasos en el proceso de delegación, que incluyen:

1. Describa cada tarea que deba completarse y proporcione una descripción clara de esa tarea. La descripción de una tarea incluye:

• los requisitos del trabajo
• propósito del trabajo
• ámbito de autoridad
• recursos necesarios
• la fecha límite
• cualquier desafío potencial que pueda rodear la tarea.

Paul decide que hay cinco tareas esenciales que deben completarse: investigar el mercado objetivo, administrar el presupuesto publicitario, seleccionar el canal y el tiempo de entrega del mensaje, crear el mensaje y evaluar los resultados de la campaña de marketing.

2. Evalúe qué tareas debe completar el líder y qué tareas deben delegarse. Por ejemplo: tareas que no requieren la experiencia de un líder; tareas que tomarían más tiempo del que el líder tiene que dar; tareas que involucrarían habilidades que el líder ha dominado pero que otro miembro del equipo podría beneficiarse del aprendizaje; tareas en las que un miembro específico del equipo está más especializado; o tareas en las que un miembro del equipo tiene un interés particular. Debido a que Paul está ocupado con otros roles de líder, puede decidir delegar las cinco tareas a su equipo. Asimismo, Paul ha trabajado con este equipo en el pasado en proyectos similares y tiene plena fe en ellos para ejecutar eficazmente las responsabilidades asignadas.

3. Asigne tareas a miembros individuales del equipo. Al asignar tareas, un líder quiere asegurarse de emparejar a los empleados con el trabajo que el individuo es capaz de realizar dadas las expectativas, los recursos y el tiempo correctos. Los líderes también quieren desafiar a sus empleados, por lo que asignar una tarea que le permita a un miembro del equipo la oportunidad de aprender y crecer es otra buena estrategia a tomar al delegar el trabajo. Alternativamente, una gran vía a considerar, especialmente cuando un empleado trabaja en algo nuevo, es pedir a los miembros del equipo que colaboren en ciertas partes del proyecto. La colaboración permite a los empleados compartir ideas, conocimientos y recursos, haciendo del equipo una unidad más eficaz.

Finalmente, es importante otorgar al empleado la cantidad necesaria de autoridad que necesitará para tomar decisiones y llevar a cabo la tarea asignada. Asegúrese de dejar claro a los empleados exactamente qué nivel de autoridad les está otorgando.

Paul se toma su tiempo para asignar cada tarea a un miembro individual del equipo. Sabe que María tiene una amplia experiencia en la investigación y evaluación del mercado objetivo. Samantha tiene experiencia en finanzas y ha administrado presupuestos con éxito en el pasado. José es excelente para elegir canales y horarios de los medios. Martin es especialmente creativo y fuerte en el desarrollo de mensajes. Y como líder, Paul normalmente se ocuparía de la evaluación de la campaña, pero quiere usar este proyecto como una oportunidad para desafiar a su asistente Ryan y brindarle la oportunidad de trabajar en sus habilidades de liderazgo. Entonces, decide asignar esa tarea a Ryan. Debido a que la investigación de mercado objetivo será necesaria para seleccionar correctamente el canal de medios y el momento adecuados, Paul les pide a María y José que colaboren entre sí durante todo el proyecto.

4. Establecer expectativas de desempeño y pautas de medición. Para que un miembro del equipo tenga éxito, debe saber qué se espera de él y cómo se medirá su desempeño. El líder y el miembro del equipo deben estar de acuerdo con estas expectativas, hitos y mediciones finales de desempeño. Los líderes deben dedicar tiempo a expresar confianza en el empleado y ofrecer ayuda y orientación según sea necesario. Paul se sienta con cada uno de los miembros de su equipo para repasar los detalles de sus expectativas y cómo serán evaluadas. Debido a que este también es un proyecto de equipo, Paul tiene cuidado de diferenciar entre los objetivos individuales de cada miembro del equipo y la evaluación del desempeño de todo el equipo.

5. Proporcione retroalimentación a los empleados. El paso final en la delegación es que el líder proporcione comentarios a los empleados. La delegación no significa que un líder se limpie las manos del trabajo, sino que es un intercambio por otras tareas, como administrar, entrenar y evaluar el progreso de un miembro del equipo. Proporcionar retroalimentación como parte de estos procesos es un factor importante para el éxito del equipo, usted como líder y la organización. Paul organiza reuniones regularmente con los miembros de su equipo para discutir su progreso, desafíos, éxitos, así como para solicitarles comentarios sobre cómo va el proyecto y cómo podría mejorarse. Estas reuniones ayudan a mantener el proyecto en marcha y los niveles de productividad en su nivel más alto.

Resumen de la lección

Revisemos. La delegación requiere que el líder entregue las tareas correctas a las personas correctas en el momento correcto con los recursos, habilidades y autoridad necesarios para completar el trabajo de manera efectiva. Los empleados, líderes y organizaciones en su conjunto se benefician de la delegación de trabajo. El proceso de delegación incluye cinco pasos:

1. Resuma cada tarea que debe completarse y proporcione una descripción clara de esa tarea.
2. Evalúe qué tareas debe completar el líder y qué tareas deben delegarse.
3. Asignar tareas a miembros individuales del equipo.
4. Establezca expectativas de desempeño y pautas de medición.
5. Proporcione retroalimentación a los empleados.

Cuando se hace correctamente, delegar el trabajo a otros es una herramienta poderosa en la motivación y satisfacción de los empleados, que permite a los líderes enfocarse en tareas más importantes dirigidas al crecimiento y desarrollo organizacional, y también es útil para aumentar el nivel de productividad de una empresa.

Lección de un vistazo

Un gerente tiene muchas responsabilidades y la delegación puede ayudar a aliviar esos deberes. Delegación significa que un líder entrega las tareas a las personas correctas de su equipo. Además, la delegación puede ayudar con la colaboración y el desarrollo del equipo, así como con la productividad general.

Delegar las tareas adecuadas a las personas adecuadas puede aumentar la productividad general.

Los resultados del aprendizaje

Su comprensión de la lección será evidente si puede:

• Explica la importancia de la delegación.
• Describe algunos beneficios de delegar tareas.
• Enumerar los pasos del proceso de delegación