Desafíos con la combinación de equipos virtuales y de oficina

Publicado el 10 noviembre, 2020

Desafíos

Los avances en tecnología, menores costos de transporte y bienes raíces, expansión geográfica y más flexibilidad para los empleados son solo algunos de los factores que han llevado a un aumento en los equipos virtuales , empleados que trabajan hacia un objetivo común pero desde diferentes ubicaciones físicas. Esto puede incluir a los empleados que trabajan desde casa u otros lugares remotos, así como a aquellos que dividen su tiempo entre una oficina y un lugar externo.

A medida que más empresas utilizan equipos virtuales, se enfrentan a nuevos desafíos al combinar equipos virtuales y de oficina. Para que estos equipos trabajen juntos de manera efectiva, se deben hacer planes para crear un ambiente de trabajo positivo. En esta lección, abordaremos cuatro áreas donde la planificación es crucial.

Comunicación

Trabajar en la misma oficina que los compañeros de trabajo permite una fácil comunicación. ¿Necesitas hablar con Pam sobre un problema laboral? No hay problema. Camine por algunas puertas y hable con Pam cara a cara. ¿Qué haces cuando necesitas hablar con Judy, que está a cuatro estados de distancia? Coger el teléfono, enviar un correo electrónico o programar una reunión virtual requiere más esfuerzo y tiempo. Un problema al que se enfrentan los equipos mixtos es asegurarse de que se haga un esfuerzo adicional para compartir información y discutir problemas con las personas tanto en la oficina como en el trabajo virtual.

Fomentar y proporcionar herramientas para fomentar la comunicación entre los miembros del equipo puede ayudar a que los proyectos de trabajo sean más exitosos. Es vital crear un proceso para compartir información, que incluya a las personas adecuadas en las discusiones y tener los sistemas adecuados para interactuar. Ser consciente de distribuir la información a todas las partes relevantes, independientemente de la ubicación, es una parte fundamental de la combinación de equipos virtuales y de oficina.

Expectativas claras

Con la falta de contacto cara a cara, los gerentes deben ser conscientes del valor de establecer expectativas claras para los equipos virtuales. Asimismo, es importante asegurarse de que tanto los empleados internos como los externos tengan el mismo conocimiento. La distribución de notas, manuales de instrucciones / videos y documentos instructivos puede ayudar a todos a estar en la misma página.

Imaginemos que dirige un equipo que escribe manuales de usuario para los nuevos productos de la empresa. Tienes algunos escritores que trabajan en casa y otros que trabajan de forma remota. Para que todos tengan las mismas expectativas, redacte un calendario de fechas de vencimiento, instrucciones específicas y una lista de todos los involucrados en cada paso. Luego, tiene una reunión para revisar el proyecto y asegurarse de que todos comprendan el proceso. Al establecer expectativas claras con el grupo, aumenta la eficacia del equipo combinado.

Medición de desempeño

Como gerente, medir el desempeño de manera justa puede ser difícil cuando evalúa a las personas con las que trabaja cara a cara, en comparación con otras a las que solo conoce a través del contacto virtual. Es posible que sea más exigente con las personas que ve con regularidad, mientras que se siente más relajado con las personas que no ve personalmente. O tal vez descubra que es más tolerante con los empleados que ve cara a cara que con las personas con las que no tiene la misma conexión. Al medir el desempeño, debe ser aún más ferviente al proporcionar evaluaciones justas y razonables. Debe tener estándares claros para evaluar, asegurándose de poder analizar de manera justa la participación y contribución de cada persona al proyecto de trabajo.

En el ejemplo de su equipo de redacción, debe tener claro lo que se espera de cada persona, y esas expectativas deben ser razonables y justas en todos los ámbitos. La ubicación de la persona debe tener poco o ningún impacto en lo que se espera de ella, en comparación con las personas que trabajan fuera de la oficina. Cree criterios que se ajusten a todo el equipo de redacción y mida a cada persona con los mismos estándares.

Colaborando en equipo

Otro desafío importante con la combinación de equipos virtuales y de oficina es crear un entorno de equipo sólido, donde todos los miembros trabajen juntos y cada persona sea valorada. Es natural que las personas se sientan más cómodas cuando trabajan juntas en la misma oficina. Sin embargo, cuando se combinan equipos virtuales y de oficina, se debe hacer un esfuerzo para establecer relaciones con aquellos que no trabajan internamente.

Volvamos a su equipo de redacción. Está compuesto por cuatro personas internas y cuatro empleados virtuales. Decide crear equipos de trabajo, compuestos por dos escritores internos y dos escritores remotos. Al hacer esto, está fomentando la interacción y la conexión entre diferentes grupos de empleados. Cada pocos meses, mueve los equipos para asegurarse de que se construya una relación de trabajo sólida entre todos los miembros del equipo. Esta colaboración fomenta la confianza, el trabajo en equipo y un espíritu unido.

Resumen de la lección

Combinar equipos virtuales y equipos de oficina es invaluable cuando tiene personas que trabajan internamente y otras que trabajan de forma remota. Sin embargo, no sucede sin planificación y esfuerzo. Si está trabajando para integrar ambos tipos de empleados, es importante proporcionar herramientas de comunicación, expectativas claras, mediciones justas de desempeño y oportunidades para colaborar. Estos pasos ayudan a desarrollar un sentido de camaradería y respeto entre los miembros del equipo.

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