Diario de pagos en efectivo: definición y ejemplo

Publicado el 5 septiembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Una mirada inicial al diario de pagos en efectivo

Tómate un momento para imaginar que eres el dueño de un negocio que vende edredones hechos a mano. Todo comenzó cuando hacías colchas para familiares y amigos. Después de que la gente comenzó a darse cuenta de lo maravillosos que eran tus edredones, comenzaste a recibir pedidos de más. Fue en ese momento que decidió iniciar su propio negocio.

Comenzó a hacer mantas para bebés y colchas para regalos de boda y graduación. Después de varios años en el negocio, no había una colcha que no pudieras hacer. Si bien pudo perfeccionar su oficio, el aspecto financiero de su negocio necesitaba urgentemente una mejora.

Verá, en lugar de llevar registros financieros, simplemente utilizó estimaciones en su cabeza. Esto resultó ser difícil ya que seguían llegando pedidos y la cantidad de dinero que recibía su empresa crecía sustancialmente. Decidió que tenía que haber una mejor manera de registrar el movimiento de dinero a través de su negocio. Fue entonces cuando se dio cuenta de la necesidad de un diario de pagos en efectivo.

Un diario de pagos en efectivo es un diario especial que le permite registrar todos los pagos en efectivo, es decir, todas las transacciones durante las cuales gasta fondos. Por ejemplo, si pagó en efectivo a cualquiera de sus acreedores, lo registraría en su diario de pagos en efectivo. Otras fuentes utilizadas para completar estos diarios incluyen recibos de compra y talones de cheques.

Columnas de un diario de pagos en efectivo

Trabajemos en el proceso de completar un diario de pagos en efectivo. Este es un simple diario de pagos en efectivo antes de que se haya completado la información. Notará que hay varias columnas que ayudan a una empresa a organizar sus transacciones en efectivo.

FECHA CUENTA DEBIDA FOL EFECTIVO DESCUENTO COMPRAS DEUDOR DIVERSOS

Analicemos lo que va en cada columna:

  • Fecha: la fecha en la que ocurrió la transacción
  • Cuenta debitada: el nombre de la parte a la que se le pagó en efectivo
  • Folio: la cuenta del libro mayor de efectivo
  • Efectivo: la cantidad de efectivo pagado
  • Descuento: cualquier descuento recibido en forma de efectivo
  • Compras: compras realizadas en efectivo
  • Deudor: pagos a un acreedor en efectivo.
  • Varios: pagos en efectivo a cuentas que no encajan en ninguna otra columna, como intereses pagados o comisiones

Ejemplo empresarial de acolchado

Ahora, veamos un ejemplo que nos ayudará a completar un diario de pagos en efectivo. Tomando nuestro ejemplo anterior, estas son algunas de las transacciones de su negocio de fabricación de edredones para el mes de junio de 2015. Úselas para completar el diario.

  • 2 de junio: retiró $ 500 para su uso personal
  • 10 de junio: pago en efectivo por una compra en efectivo por valor de $ 100
  • 12 de junio: pagó al acreedor Skyways $ 300 y, al hacerlo, recibió un descuento de $ 50
  • 23 de junio: compró una nueva máquina de coser por $ 600
  • 28 de junio: comisión pagada a KJ Auctioneers en una venta de colchas por la cantidad de $ 400
FECHA CUENTA DEBIDA FOL EFECTIVO DESCUENTO COMPRAS DEUDOR DIVERSOS
2 de junio Retirada 500 500
10 de junio Compras 100 100
12 de junio Acreedor de Skyways 300 50 350
23 de junio Máquina de coser 600 600
28 de junio Comisión a KJ Auctioneers 400 400
30 de Junio TOTAL 1900 50 100 350 1500

Resumen de la lección

Un diario de pagos en efectivo se utiliza para registrar transacciones que se pagan en forma de efectivo. Un pago en efectivo puede incluir pagar a un acreedor o comisión, hacer un pago de intereses o retirar efectivo. Si algún pago se realiza en efectivo, se registra en el diario de pagos en efectivo.

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