Diseño y gestión del proceso de orientación para nuevos miembros del equipo

El proceso de orientación

Si bien la orientación de los nuevos empleados es realmente importante, muchas empresas la manejan mal. En la Compañía A, Ltd., la orientación se minimiza, relegada a un manual y una pila de papeles entregados al nuevo empleado. La orientación de su competidor, Corporation One, Inc. trata de abarcar todo, se vuelve abrumador, dejando a sus nuevos empleados confundidos.

Demasiadas empresas pasan por alto la importancia de la orientación para preparar el escenario para un trabajo en equipo exitoso. La orientación no solo debe presentar el trabajo, sino que también debe ayudarlos a comprender el entorno de equipo al que están ingresando.

No es probable que un empleado que no haya sido incorporado adecuadamente sea tan productivo como podría serlo. Es más probable que fracasen en la integración con su equipo y es más probable que dejen el trabajo durante el primer año. La orientación mal manejada es costosa para su negocio, injusta para el empleado y para el equipo al que se une. La orientación bien hecha preparará al nuevo empleado para el éxito dentro de su equipo y en la organización.

Comprensión del panorama general

La Dra. Jennifer Croyden, VP de Ventas Corporativas de Industry Uno participa activamente, adoptando un enfoque práctico para el desarrollo e implementación de la orientación para sus nuevos empleados. Ella se asegura de que sus nuevos empleados comprendan el “panorama general” y cómo sirven a los objetivos generales de la organización.

Al crear material de orientación individualizado, el Dr. Croyden se asegura de que cada empleado aprenda:

• Los objetivos generales de la organización.
• Cómo encaja el equipo del nuevo empleado en esos objetivos.
• La cultura de la organización, incluidos valores, comportamientos, prácticas profesionales y sociales.
• La cadena de responsabilidad.
• El modelo de negocio que sigue su nuevo equipo.
• Cómo el equipo se enfrenta al fracaso.
• Cómo maneja el equipo el éxito.
• Las personalidades y tipos que integran actualmente el equipo.
• Las tareas que se espera que realice el nuevo empleado.
• Cómo debe funcionar el nuevo empleado.
• Cómo se han realizado estas tareas anteriormente (y con qué grado de éxito).

Al comenzar con los objetivos generales de la organización, avanzar hacia los objetivos del equipo y luego las tareas del nuevo empleado, el Dr. Croyden aclara qué espera la empresa de ellos y por qué.

Integrar nuevos miembros en equipos

Tanto la Compañía A como la Corporación Uno de nuestros ejemplos anteriores siguen la orientación poniendo a los nuevos empleados en reuniones con sus equipos y dejándolos con sus propios dispositivos. La Dra. Croyden, sin embargo, incluye la integración de sus nuevos empleados y sus equipos con orientación. Ella sabe que el nuevo empleado debe ser presentado al equipo y el equipo debe ser presentado al nuevo empleado de una manera que lo prepare para el éxito.

Su lista de verificación de integración de equipo incluye:

• La integración comienza cuando el nuevo empleado acepta la oferta. En ese momento, se le dice al equipo que hay una nueva contratación, cómo esa persona funcionará en el equipo, explica las razones para seleccionar a esa persona y cualquier otra información pertinente que pueda ayudar a que el equipo actual se sienta emocionado de reunirse y trabajar con su nuevo miembro.
• Ella toma a las nuevas contrataciones y las presenta personalmente a las partes interesadas formales. Han escuchado sobre el nuevo empleado, y el nuevo empleado ha oído hablar de ellos, pero poner una cara al nombre y hablar durante unos minutos es útil para ambos.
• Durante su gira de ‘conocer a la gente’, la Dra. Croyden no solo presenta al nuevo empleado a las partes interesadas, sino también a aquellas personas que pueden ayudarlos a lograr las cosas de manera efectiva. Conocer a las personas a las que acudir que siempre tienen la información primero y los que vigilan las puertas puede ayudar a establecer una entrada exitosa al lugar de trabajo.
• No hay ningún grupo de colegas en el mundo que no tenga su taquigrafía, bromas internas y jerga. El Dr. Croyden organiza una reunión rápida con el nuevo empleado y quien sea en el equipo que mejor pueda proporcionarles estos detalles. Esa misma persona también los completa con los detalles más pequeños, como dónde están los baños y la fotocopiadora, los mejores lugares para tomar un almuerzo rápido y cómo obtener una línea externa en el sistema telefónico.
• El Dr. Croyden organiza el almuerzo con los miembros clave del equipo para que el nuevo empleado los conozca en un ambiente informal y divertido. Reunirse de esta manera establece que la participación divertida y relajada es la forma en que opera su división.
• Finalmente, el Dr. Croyden establece un encuentro y saludo de grupo completo en un ambiente informal que brinda a todos la oportunidad de conocerse e interactuar.

Habiendo hecho todo esto, la Dra. Croyden confía en que diseñó y gestionó el proceso de orientación para que el nuevo miembro comprenda su papel en el equipo, sus responsabilidades y cómo encajan en el panorama general. Ella presentó al nuevo empleado para ayudar a otros miembros del equipo de una manera que no amenace a nadie. Su lista de verificación puede proporcionar una plantilla que puede utilizar para comenzar a desarrollar su proceso para ayudar a los nuevos miembros del equipo a tener un comienzo auspicioso.

Resumen de la lección

Repasemos brevemente. La orientación es realmente importante, pero con demasiada frecuencia las sesiones de incorporación son mínimas o abrumadoras y no proporcionan una integración completa en los nuevos equipos. La orientación debe incluir una introducción individualizada a sus responsabilidades y una introducción a sus equipos. Ayude a los nuevos empleados a comprender su lugar en el panorama general abordando lo siguiente en la orientación.

• Objetivos generales de las organizaciones.
• Cómo encaja su equipo en el panorama general.
• Cultura de la organización.
• Línea de responsabilidad.
• Modelo de negocio que sigue el equipo.
• Cómo el equipo se enfrenta al fracaso y al éxito
• Descripción de las personalidades de los miembros del equipo.
• Qué tareas se espera que realicen.
• Cómo deberían funcionar.

La siguiente etapa de la incorporación debería ser la integración del equipo. Un conjunto de pasos a seguir para lograr esto es:

• Cuéntele al equipo sobre la nueva contratación de una manera que los entusiasme de trabajar con su nuevo compañero de equipo.
• Presente al nuevo empleado a las partes interesadas formales, los guardianes y otro personal de oficina esencial.
• Pídale a un miembro actual del equipo que los complete con la taquigrafía, las bromas internas y la jerga de los equipos, así como con los detalles más pequeños.
• Haga que los miembros clave del equipo conozcan al nuevo empleado en un entorno informal y divertido.
• Permita que todo el grupo se reúna e interactúe en un ambiente informal.