Rodrigo Ricardo

El enfoque del sentido común para la resolución de problemas en equipo

Publicado el 6 septiembre, 2020

Antecedentes de la resolución de problemas

La mayoría de las personas se enfrentan a problemas todos los días y cada persona tiene su propio método para resolver los problemas que encuentra. Cuando las personas trabajan juntas como un equipo, se introducirán varios métodos para resolver problemas, cada persona con su propio método. Esto puede generar confusión e incluso aumentar el número de problemas. Debe haber una forma de que todos los miembros del equipo aborden los problemas encontrados utilizando el mismo proceso común.

Los equipos exitosos comprenden la necesidad de una estrategia para atacar los problemas que enfrentan. Conocen el proceso y aceptan los pasos dados para llegar a una resolución. Echemos un vistazo más de cerca a estos pasos.

Paso 1: definir el problema

A medida que los miembros del equipo reconocen un problema, debe establecerse como un problema mutuo para todos los involucrados. Si todos los miembros del equipo tienen diferentes entendimientos del problema, una estrategia común no será efectiva. Es por eso que el equipo debe definir y comprender a fondo el problema antes de que se pueda decidir una solución. Si los miembros del equipo ven el problema de manera diferente, es posible que no haya un acuerdo sobre la opción elegida.

Supongamos que un equipo de gestión contable quiere determinar por qué se tarda siete días en cerrar los libros de fin de mes cuando solo debería tardar tres días. Algunos miembros del equipo de administración pueden decir que el problema se debe a un problema de comunicación. Si miran más de cerca y hacen cinco preguntas de “por qué”, es posible que encuentren más. Las cinco preguntas podrían ser algo así como: 1) ¿Por qué demora siete días? 2) ¿Por qué hay un problema? 3) ¿Por qué hay una falla en la comunicación? 4) ¿Por qué las personas del departamento de contabilidad no se hablan entre sí? Y, 5) ¿Cómo impacta esto el cierre de los libros?

En lugar de simplemente decir que es un problema de comunicación, el equipo puede determinar la causa raíz , o la causa original, del problema. Descubren que los empleados de cada sucursal del departamento de contabilidad solo se envían correos electrónicos entre sí cuando sus partes del cierre del libro están completas, en lugar de notificar a la gerencia y hacer que el movimiento de una sucursal a otra dentro del departamento sea una prioridad.

Paso 2: Identificar soluciones

En nuestro ejemplo del departamento de contabilidad, una vez que los involucrados hayan evaluado el problema y descubierto la causa raíz del mismo, deberán tener una sesión de lluvia de ideas en equipo , o una reunión en la que se presenten todas las ideas posibles, para llegar a todas las soluciones posibles. Usar la información recopilada de manera efectiva y dividirla en secciones más pequeñas permitirá al equipo ver claramente la causa del problema y trabajar en conjunto para descubrir todas las soluciones posibles. Durante la sesión de lluvia de ideas, se anotan todas las ideas, incluso si parecen inverosímiles.

Luego, cada idea se analiza para identificar los pasos necesarios para implementar la solución. Dentro del equipo, puede haber algún desacuerdo tanto en el problema real como en las soluciones. El equipo necesita escuchar y comprender cada inquietud. Entre el desglose del problema y las soluciones, el equipo debería poder llegar a un consenso. El desglose de la solución en nuestro ejemplo contable anterior podría ser: 1) Establecer una persona de contacto (o POC) por la que deben pasar todas las comunicaciones. O, 2) Se podría establecer otro modo de comunicación entre el personal del departamento de contabilidad. Y así.

La mayoría de las veces, los desacuerdos entre el equipo con respecto a las soluciones se deben a que se asigna una responsabilidad adicional a un individuo. Como equipo, esa responsabilidad adicional debe evaluarse para determinar si se ubica correctamente.

Paso 3: resuelva el problema

Una vez que se ha alcanzado un consenso de equipo sobre la solución, el equipo debe examinar los pasos necesarios para implementar la solución. Durante la sesión de lluvia de ideas sobre posibles soluciones, se anotaron los pasos en el desglose. La solución se desglosa por cómo implementar, determinando los recursos a implementar y analizando los resultados de la implementación. En nuestro ejemplo anterior sobre el departamento de contabilidad que no trabaja en conjunto para acortar las fechas de cierre de fin de mes, una vez que se determina la solución, ¿qué se necesita para implementar?

Digamos que la solución elegida fue elegir un POC que se comunicará con las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la nómina, la administración de efectivo, etc. ¿Tiene el POC una relación con todas estas sucursales dentro del departamento de contabilidad? Si no es así, ¿cómo debería construirse esa relación? ¿Quién está disponible para desempeñar ese papel junto con sus deberes actuales, o debería haber una persona cuya única responsabilidad sea ser el POC? Todas las preguntas para el equipo deben presentarse y resolverse.

Una vez decidido y puesto en marcha, el proceso tendrá que ser revisado para ver si hay alguna brecha que no se pensó o planificó. El proceso debe probarse durante una fase corta para garantizar su éxito. Durante esta fase, se debe realizar la medición y análisis de la solución para determinar si realmente aumenta la comunicación dentro del departamento y disminuye el tiempo que lleva cerrar los libros al final del mes.

Paso 4: Examine los resultados

La solución está en su lugar. Se han realizado las mediciones y se ha determinado que la solución es un éxito. Sin embargo, el equipo debe continuar monitoreando el impacto de la solución durante un período de tiempo determinado para garantizar su éxito continuo. A varios miembros del equipo se les deben dar los resultados del monitoreo periódico, y esos resultados luego se deben informar a todo el equipo para que todos estén informados. Una vez finalizado el período de tiempo de supervisión establecido, el equipo debe decidir si la solución es una solución permanente o temporal. En otras palabras, ¿la solución funciona satisfactoriamente tal como está o es necesario modificarla?

Resumen de la lección

El enfoque de sentido común para la resolución de problemas dentro de un equipo comienza con asegurarse de que todos comprendan y reconozcan el problema en cuestión de manera similar. A continuación, el equipo debe determinar la causa raíz , que es un nombre para la causa original, del problema y tener una sesión de lluvia de ideas , que es una reunión para encontrar varias soluciones posibles, que deben tenerse en cuenta. Una vez que se ha alcanzado un consenso sobre una solución, el equipo debe determinar los pasos necesarios para implementar la solución. Una vez que la solución está en su lugar, debe monitorearse durante un período de tiempo para asegurarse de que está funcionando o si es necesario realizar cambios.

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