El papel de RR.HH. en el desarrollo y la implementación de políticas relacionadas con la tecnología

¿Quién es responsable de desarrollar políticas tecnológicas?

¿Qué departamento de su organización debería ser responsable de redactar e implementar políticas relacionadas con la tecnología? Hace diez años, usted podría haber respondido con seguridad: “Solo nuestro departamento de TI (tecnología de la información)”, y probablemente tendría razón. Sin embargo, hoy en día, la tecnología se relaciona con múltiples funciones departamentales y Recursos Humanos tiene un papel importante a la hora de garantizar su uso seguro y ético en el lugar de trabajo.

Su trabajo como profesional de RR.HH. es desarrollar prácticas que minimicen el riesgo de la empresa y maximicen la productividad de los empleados, al tiempo que protegen los derechos de privacidad personal de los empleados. Algunas prácticas que las organizaciones pueden considerar son la política de traer su propio dispositivo, la supervisión de sitios web y las políticas sobre el uso de computadoras para actividades personales.

Monitoreo de sitios web

Todas las empresas quieren establecer prácticas de supervisión de sitios web sólidas que permitan maximizar la productividad de los empleados y, al mismo tiempo, darles libertad para hacer su trabajo. Una práctica consiste en bloquear categorías enteras de sitios web, como los de entretenimiento para adultos o juegos de apuestas, para todos los empleados.

Los sitios web de redes sociales son otra área de monitoreo de sitios web. Para muchos empleados, excepto quizás un administrador de redes sociales que esté autorizado a publicar en los canales de la empresa, no existe un propósito comercial para acceder a redes sociales como Facebook, Instagram o Twitter durante el horario laboral.

Independientemente del enfoque que decida que funcionará mejor en su organización, no olvide ponerlo por escrito. Su política/práctica se puede comunicar verbalmente en la orientación de un empleado, así como por escrito a través de un manual del empleado o una política de código de ética. Los manuales del empleado suelen estar firmados por el empleado para reconocer que ha leído y comprendido la política; esta es una excelente manera de responsabilizar a los empleados.

Uso de computadoras para actividades personales

¿Cómo se establece una práctica estándar para comunicar cómo se pueden utilizar las computadoras durante las horas de trabajo?

Los profesionales de RR.HH. deben ser lo más proactivos posible en este amplio tema del uso de las computadoras, de modo que se puedan establecer estándares bien definidos sobre lo que es un comportamiento aceptable e inaceptable. Esto puede ser tan simple como incluir una declaración en el manual del empleado sobre el enfoque de la empresa, en la que se indique que está prohibido el uso de las computadoras para actividades personales.

O puede ser más complejo, como usar herramientas de seguimiento para monitorear los hábitos informáticos de los empleados. A medida que avanzamos hacia la fuerza laboral remota en un mundo con COVID-19, muchas empresas están trabajando con firmas externas para implementar herramientas que las ayuden a administrar la tecnología. Como describe un artículo reciente de la Society for Human Resource Management (SHRM), una forma en que las empresas lo están utilizando es para “rastrear el tiempo que los empleados remotos pasan en aplicaciones productivas versus improductivas o ‘no relacionadas con el trabajo'”.

Resumen de la lección

Los profesionales de RR.HH. tienen un papel fundamental en el desarrollo de políticas relacionadas con la tecnología en el lugar de trabajo que minimicen el riesgo de la empresa y maximicen la productividad de los empleados, al tiempo que protegen la privacidad personal de los empleados. Una vez que se establecen esas políticas, se pueden incluir en un documento, como un manual del empleado, que el empleado firma y reconoce para confirmar que conoce y comprende las políticas.

Las prácticas comunes incluyen:

• Políticas de Traiga su propio dispositivo: políticas que permiten a los empleados usar sus teléfonos personales para acceder a aplicaciones y datos de la empresa que los ayudan a realizar funciones laborales clave.
• Monitoreo de sitios web: prohibición de categorías de sitios web que no son relevantes para fines comerciales o bloqueo de ciertos sitios de redes sociales
• Uso de computadoras para actividades personales: desarrollar políticas que definan el comportamiento aceptable e inaceptable en el uso de las computadoras o utilizar herramientas de seguimiento para monitorear el uso de las computadoras por parte de los empleados