El proceso de escritura de tres pasos: planificar, escribir y completar

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Proceso de escritura de tres pasos

Mary, gerente de marketing, se está preparando para crear un mensaje importante para la vicepresidenta de ingeniería de Cutie Baby Products, Inc. Cree que su nueva idea debería producirse para la línea de productos del próximo año. Su nueva idea es tener un pañal que ilumine una pequeña luz cuando esté sucio.

Ella planea utilizar el proceso de escritura de tres pasos para comunicar su mensaje al vicepresidente. Este proceso implica planificar, escribir y completar un mensaje para que tenga un propósito claro, llegue al receptor de manera efectiva y satisfaga sus necesidades. Echemos un vistazo a cada uno de los tres pasos para ver cómo puede crear un mensaje eficaz en un medio como un correo electrónico, una carta, una nota o una presentación. Usaremos el ejemplo de Mary para ilustrar el proceso.

Plan

La primera parte del proceso de tres pasos se trata de planificar o prepararse para escribir el mensaje. María debe completar lo siguiente:

Debe analizar la situación decidiendo cuál será el propósito de su mensaje en su informe. Un escritor debe investigar la situación para que se enfatice la idea principal correcta. Por ejemplo, el propósito de Mary es lograr que sus pañales sean aceptados en producción. Ella ha investigado el producto y también quién recibirá la propuesta. Sabe que para que un producto sea aprobado, debe contener información financiera, de marketing y de diseño específica.

Luego tiene que investigar el receptor del mensaje. Quiere que el vicepresidente siga adelante con su luz de pañal sucio. Ella ya sabe que puede motivar al vicepresidente para que produzca el producto si le demuestra que generará dinero.

A continuación, debe recopilar información para decidir si tiene suficiente para persuadir al vicepresidente de que acepte la idea de su producto.

Luego, María debe seleccionar el medio adecuado para entregar su propuesta de producto. El medio puede consistir en correos electrónicos, llamadas telefónicas, presentaciones, memorandos, etc. Ella siente que un informe detallado enviado por correo electrónico será el mejor medio porque él puede dedicar tiempo a mirar su propuesta y volver a consultarla si es necesario.

Por último, Mary tiene que organizar la información del informe para que la vicepresidenta comprenda su propuesta. En su informe, enfatizó la idea principal y creó detalles de apoyo sobre por qué el pañal debería entrar en producción.

Escribir

La segunda parte del proceso de escritura de tres pasos es la escritura , donde tiene lugar la creación real del mensaje. Parte del proceso de redacción es el trabajo previo , que implica asegurarse de que el escritor se adapte a la audiencia del mensaje, investigar el material y asegurarse de que los hechos sean correctos.

Los escritores deben asegurarse de que el receptor entienda el mensaje. Es importante utilizar un lenguaje básico y evitar la jerga comercial para fortalecer la entrega. Si hay algo con lo que el receptor no esté familiarizado, el escritor debe desglosar la información en terminología simple.

Irónicamente, dado que Mary está tratando de influir en el vicepresidente de ingeniería, ha escrito su propuesta con terminología técnica para detallar más cómo se puede producir el producto de señal de pañal con las especificaciones de la empresa. No habría incluido esta información en particular si se hubiera dirigido a un grupo de marketing o ventas.

Completar

La última etapa del proceso de escritura de tres pasos es completar o terminar el mensaje. Hay cuatro partes para completar el mensaje.

1. Revise el mensaje para asegurarse de que el contenido sea correcto, legible y claro.

2. Produzca el mensaje en el formato de medio correcto para permitir que el receptor lo entienda fácilmente. Mary ha formateado la propuesta claramente en un documento de Word con gráficos específicos que muestran la rentabilidad.

3. Revise el mensaje para corregir cualquier error de última hora en terminología, ortografía o formato.

4. Distribuya el mensaje al destinatario de la manera correcta y asegúrese de que también se envíen toda la documentación y los archivos adjuntos. Mary completó su propuesta de luz sucia del pañal y se la envió por correo electrónico al vicepresidente de ingeniería.

Resumen de la lección

La redacción eficaz de negocios es una habilidad necesaria que todos los empleados deben desarrollar como parte de su conjunto de habilidades. El proceso de escritura en tres pasos implica planificar, escribir y completar un mensaje para que tenga un propósito claro, llegue al receptor de manera efectiva y satisfaga sus necesidades. Este proceso se utiliza para comunicar mensajes tanto rutinarios como persuasivos en el lugar de trabajo.

El primer paso es planificar o prepararse para escribir el mensaje. El siguiente paso es escribir , donde tiene lugar la creación real del mensaje. Por último, el paso final es completar o terminar el mensaje. Cada uno de los tres pasos tiene pautas que deben seguirse para garantizar que el mensaje se redacte de manera eficaz y se transmita de la manera adecuada.

Resultado de aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, debería poder:

  • Identificar el propósito del proceso de escritura de tres pasos.
  • Explicar los procesos involucrados en la planificación, redacción y finalización de un mensaje.