Examen de fraude: propósito y proceso

¿Cuándo se necesita un examen de fraude?

Justin es empleado de una popular tienda minorista. El cliente le dio a Justin un cheque por $ 100 para cubrir las compras. Mientras aceptaba el pago, Justin se dio cuenta de que el cheque parecía estar falsificado e impreso en papel fino de computadora. Justin se excusó de su registro y rápidamente se dirigió a su gerente, Andrew, con la noticia. Una vez que Justin y Andrew regresaron a la caja registradora, el cliente había desaparecido. Este evento dejó a Andrew angustiado, ya que ahora tenía que determinar quién usaba un cheque falso y qué consecuencias se debían dar, si las había, al cliente. ¿Cómo podría Andrew resolver este conflicto? Realizando un examen de fraude . El examen de fraude se define como el proceso de resolver las acusaciones de fraude desde el inicio hasta la disposición.

Propósito del examen de fraude

Dado que Andrew no sabe quién utilizó este cheque sin fondos para realizar compras, puede utilizar cuatro pasos que le ayudarán a determinar al culpable. El examen de fraude se utiliza para mucho más que averiguar quién cometió el delito de fraude. El examen de fraude también se utiliza para ayudar a detener cualquier intento de fraude, recuperar las pérdidas y fortalecer las debilidades en los controles internos. Más importante aún, es posible que la ley exija un examen de fraude.

Cómo completar un examen de fraude

La acción de Justin de acudir a su gerente para alertarlo del presunto fraude inició el proceso de examen de fraude. En este escenario simplificado, Andrew es el examinador de fraudes porque es el gerente de la tienda. Normalmente, un examinador de fraudes está certificado para investigar el fraude. El examen de fraude se puede dividir en muchos pasos, pero hay cuatro partes clave. El uso de estos pasos básicos garantizará que Andrew descubra potencialmente quién fue y evitará cualquier fraude futuro. Los pasos clave para realizar un examen de fraude son simples y deben ser realizados por el examinador de fraudes.

1. Obtenga evidencia. El primer paso para examinar el fraude es documentar cualquier evidencia conocida. La evidencia puede incluir declaraciones de testigos, declaraciones de la persona que presuntamente cometió fraude, imágenes de cámaras de seguridad, correos electrónicos, recibos y exámenes forenses por computadora. Toda la evidencia utilizada debe estar documentada de manera legal. Cuanta más evidencia se obtenga, más completo será el informe.
2. Reportar evidencia.Una vez recopilada toda la evidencia, será analizada por el examinador de fraude, la administración o el auditor. Antes de que el examinador de fraudes realice el informe, debe determinar qué tan serias son las acusaciones revisando cuántos activos están involucrados y asegurándose de que haya suficiente evidencia para continuar con el examen. Se creará un documento, llamado informe de examen de fraude a partir de todas las pruebas. Este informe clasifica cualquier problema con el fraude que ocurrió. El informe de inspección de fraude también puede contener cualquier acción recomendada que el gerente o auditor sugiera que se realice como resultado del fraude. El examinador de fraudes informará de los resultados del informe, ya sea oralmente o por escrito. El examinador de fraudes debe comunicar los resultados sin sesgos y asegurarse de que los resultados sean precisos con la evidencia.
3. Testificar. Una vez que se obtenga y se informe la evidencia, el examinador de fraude la presentará. El examinador de fraudes puede tener que dar testimonio en un tribunal o testificar. Testificar es un paso importante en el examen de fraude porque hace que el examinador de fraude sea responsable de la validez de todas las pruebas. Hacer testificar al examinador de fraudes también ayudará a los involucrados en la decisión de cualquier consecuencia, como gerentes adicionales, y asegurará una gobernanza efectiva en la empresa. Una vez que el examinador de fraude haya testificado, cualquier persona involucrada en el fraude recibirá una consecuencia, según lo determine la junta o los gerentes.
4. Ayudar en la detección y prevención de fraudes. El paso final en un examen de fraude es reemplazar o reforzar las políticas que involucran fraude. El examinador de fraudes ayudará a guiar a la empresa a través de la determinación de los pasos que deben realizarse para detectar cualquier fraude futuro y prevenirlo. La gerencia es responsable de asegurar que se prevenga el fraude, no el examinador de fraudes. La gerencia debe trabajar con el examinador de fraudes para implementar nuevas políticas para prevenir fraudes en el futuro. Los auditores internos y externos son responsables de detectar el fraude, y deben trabajar con el examinador de fraude para agregar a las políticas actuales sobre detección de fraude. Dado que el examinador de fraudes está capacitado en la prevención del fraude, tanto los auditores como la administración deben tomar nota de cualquier sugerencia del examinador de fraudes.

Resumen de la lección

Para resumir lo que hemos aprendido, el examen de fraude es el proceso de resolución de acusaciones de fraude. El propósito del examen de fraude es anotar con precisión la evidencia de fraude para prevenir cualquier fraude futuro, recuperar pérdidas por fraude y fortalecer los controles internos. Los cuatro pasos clave para examinar el fraude son: obtener pruebas , informar , testificar y ayudar en la detección y prevención del fraude .