Función de control de los principios de gestión y ejemplos

Función de control de la gestión

Todas las funciones gerenciales se dividen en cinco categorías: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control. Cuando se trata de gestión, controlar consiste en garantizar que el desempeño de una empresa sea coherente con las metas y objetivos establecidos. El trabajo de la dirección es garantizar que los acontecimientos no se desvíen de su curso de acción predeterminado. Establezca estándares de desempeño, mida y compare los resultados con esos criterios y tome medidas correctivas si es necesario. Los objetivos organizacionales pueden evaluarse comparando el desempeño con los estándares de práctica establecidos, identificando las discrepancias y recomendando acciones correctivas a través del rol gerencial de regulación. En consecuencia, la función de control en la gestión dirige a la organización hacia el logro de sus objetivos a largo plazo.

Algunos de los objetivos de gestión incluyen:

• El éxito de una empresa depende en gran medida de su capacidad para satisfacer a sus clientes, a menudo conocidos como sus clientes.
• Asegurarse de que se cumplan los plazos y de que las actividades finalicen con interrupciones mínimas es una forma de aumentar la productividad en el lugar de trabajo.
• Establecer líneas claras de comunicación y una jerarquía de autoridad es esencial para el funcionamiento eficiente de una empresa.
• Mejorar las condiciones de vida de sus empleados garantizando condiciones de trabajo aceptables, como la necesidad de un salario mínimo.
• Mantener relaciones laborales positivas entre la gerencia y otros empleados involucrándolos en las decisiones gerenciales.

Proceso y principios de control

Debe haber una conexión entre la naturaleza y el objetivo del control y sus principios de control. Los siguientes son algunos de los principios rectores del control:

• Para descubrir las razones fundamentales de las desviaciones de los objetivos establecidos, un sistema de control de gestión debe ser lo más rentable posible.
• Se deben considerar la estructura y el propósito de una organización al diseñar un sistema de control.
• La estructura y los objetivos de una organización deben reflejarse en el diseño de un sistema de control.
• La dirección tiene el deber principal de garantizar que los planes estratégicos de la empresa se lleven a cabo de acuerdo con el principio de responsabilidad de control.
• El principio de individualidad del control establece que el control de cada gerente se adapta a las necesidades específicas de la gerencia que lo ejerce.
• Utilizando el principio de acción: el control sólo se justifica si da como resultado un cambio positivo en cualquier desviación.
• Establecer un conjunto de estándares uniformes para la organización es esencial para monitorear sus operaciones de manera efectiva. Se deben utilizar estándares precisos y objetivos para establecer los parámetros.
• Garantizar el logro de los objetivos organizacionales es el núcleo del principio rector.

Algunas de las características importantes del control son:

• Mantener el control no es un esfuerzo de una sola vez; requiere evaluación y revisión periódicas de los criterios de desempeño.
• Orientado a objetivos: el control se centra en lograr objetivos organizacionales o estrategias específicas.
• Los procesos dinámicos como el control requieren controles adaptables a las condiciones cambiantes.
• El control estratégico, táctico y operativo se puede encontrar en los niveles más altos de gestión y en los niveles medios y bajos de la organización.

A continuación se detallan los pasos que componen el proceso de control.

• Los estándares son los planes u objetivos que se deben cumplir para administrar un negocio de manera efectiva. Con base en experiencias históricas, investigaciones estadísticas y mejores prácticas de la industria, se desarrollan y perfeccionan los puntos de referencia con los que se mide el desempeño real. Dicho de otra manera, pueden ser físicos o inmateriales.
• Medición del desempeño real: dependiendo de los estándares de desempeño de la organización, la medición del desempeño se puede realizar de varias maneras. Las evaluaciones de éxito, los informes de auditoría financiera, los informes de ventas, las estadísticas de producción y la satisfacción del cliente son sólo algunas de las formas en que se puede evaluar el desempeño de una empresa.
• Comparar el desempeño real con los estándares o planes para garantizar que esté en línea con los objetivos previstos se conoce como comparación del desempeño con el estándar. Durante esta etapa la dirección podrá detectar cualquier desviación de los estándares establecidos. Una desviación es una discrepancia entre los resultados reales y las expectativas del plan. Debe haber una comprensión clara del alcance y la fuente de la divergencia. La planificación errónea, la coordinación descuidada, la mala ejecución de los planes o la falta de una buena gestión y comunicación son algunas de las causas comunes de desviación.
• Esta es la etapa final del control: implementar una solución al problema. Se llevan a cabo acciones correctivas para garantizar que la variación se rectifique cuando se analiza el desempeño y se descubren variaciones. Para evitar consecuencias no deseadas y permitir acciones correctivas efectivas, las desviaciones potenciales o reales de los planes deben descubrirse lo antes posible. El objetivo del control de calidad debe ser más que simplemente identificar desviaciones.

Importancia de controlar

En la gestión, no se puede dejar de enfatizar la función de control. Los siguientes son algunos de los beneficios de tener la capacidad de ejercer control:

• Los objetivos organizacionales se logran a través de la función de control, asegurando que todas las operaciones se lleven a cabo según el plan y que se realicen acciones correctivas si es necesario. Los objetivos de la organización se cumplen cuando todo va según lo planeado.
• Si se produce una discrepancia entre los resultados estándar y los reales, se pueden utilizar controles para ayudar a determinar el mejor curso de acción para el futuro de la organización.
• Los recursos organizacionales se pueden utilizar de manera efectiva y eficiente ya que cada actividad se lleva a cabo según un estándar predeterminado.
• Como resultado del control, se crea una atmósfera ordenada y disciplinada en el lugar de trabajo.
• Agiliza el proceso de coordinación de acciones asegurando que todos los departamentos sean monitoreados según estándares predeterminados en perfecta armonía.
• Aunque el control es vital para mejorar el desempeño y mantener altos estándares, existen ciertos inconvenientes. Estos incluyen el hecho de que:

Se requiere mucho tiempo y esfuerzo para establecer y monitorear los estándares de desempeño de los empleados y verificar que estén alineados con los requisitos de la organización.

Debido a esto, es imposible crear un criterio cuantificable para el comportamiento humano, la eficiencia o la moral del personal. Una vez que un individuo no puede medir su desempeño, el sistema de control pierde efectividad.

• La creatividad de los empleados se ve sofocada cuando se les somete a tensiones psicológicas y a una autonomía reducida debido al control.

Una empresa no puede regular factores externos como la política gubernamental o los avances técnicos, lo que dificulta la función reguladora de la gestión.

• Como resultado de establecer estándares claros para el desempeño, el control tiene el efecto de mejorar la productividad de los empleados. Los empleados están más motivados para trabajar cuando saben que sus esfuerzos serán evaluados de manera eficiente. El control es el proceso de monitorear y corregir continuamente fallas para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos y reducir la probabilidad de errores.

Ejemplo de control en la gestión

Cuando dos personas forman una sociedad para desarrollar una empresa que vende motocicletas en préstamo, este es un ejemplo de control en la gestión. Los socios deben primero establecer las metas y objetivos de la organización. ¿Cuáles son, después de todo, los objetivos de la organización? Por ejemplo, la empresa podría aspirar a vender cincuenta motocicletas al mes durante el año. Establecer metas requiere decidir una estrategia para alcanzarlas. Se deben establecer puntos de referencia de desempeño. De esta forma, los socios podrán indicar que el horario oficial de atención es de 9 am a 5 pm. Los socios podrán requerir una hora por cada venta para asegurar la productividad. Se deben idear métodos de medición después de que se hayan establecido los estándares, lo que se puede lograr evaluando el desempeño de los empleados. Los socios deberán comparar sus resultados con los estándares establecidos después de monitorear el desempeño. No se requiere ninguna acción adicional si los dos coinciden perfectamente. Los socios deben descubrir qué salió mal y tomar medidas correctivas para remediarlo si hay una desviación.

Resumen de la lección

Una de las responsabilidades de gestión más importantes es el control, que forma parte del conjunto de funciones de una empresa. El control en la gestión es el proceso de comparar los resultados reales del trabajo con puntos de referencia predeterminados para garantizar que los resultados cumplan con las expectativas. Los objetivos a largo plazo de la empresa están dirigidos por la función de control en la gestión. Dirigir una empresa que vende motocicletas a crédito es un ejemplo de control en la gestión. El proceso de cuatro pasos de la función reguladora de la gestión incluye:

• Establecer estándares de desempeño laboral.
• Seguimiento del rendimiento real.
• Comparar el desempeño real con los estándares establecidos.
• Implementar una acción correctiva para abordar cualquier variación.

Este procedimiento tiene como objetivo mantener todo encaminado y evitar desviaciones del curso original de los acontecimientos. El control es una función gerencial valiosa para evaluar el progreso hacia las metas organizacionales. Cuando se trata de controlar, es importante recordar que se trata de guiar a la empresa hacia objetivos predeterminados.