Funciones y responsabilidades de un departamento de contabilidad
El Departamento de Contabilidad
¿Qué explica realmente un departamento de contabilidad? Y, ¿cuáles son las funciones y responsabilidades principales del departamento de contabilidad? Estas son preguntas que pueden estar haciendo muchos no contables y propietarios de nuevos negocios.
El departamento de contabilidad es responsable de registrar y reportar los flujos de efectivo, tanto dentro como fuera, de una empresa. Hay cinco roles o funciones básicos dentro del departamento:
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- Nómina de sueldos
- Controles financieros
- Informes financieros
Cada una de estas funciones se explorará a lo largo de esta lección. Debido a que los controles financieros son una parte importante de todas las áreas del departamento de contabilidad, estos se mencionarán junto con cada función.
Recibos de efectivo y cuentas por cobrar
El flujo de efectivo que ingresa a la empresa se conoce como recibos de efectivo . Los recibos de efectivo son manejados por el departamento de cuentas por cobrar. Este proceso implica recibir y registrar los pagos en efectivo de los clientes por los servicios prestados o los productos vendidos. Las cuentas por cobrar son responsables de garantizar que el cliente reciba una factura por los bienes o servicios y que el cliente pague el saldo adeudado en esa factura.
Los controles financieros entran en juego una vez que los recibos de efectivo se reciben y registran en el sistema, y es necesario realizar un depósito. Para mantener la mejor separación de funciones posible y evitar cualquier oportunidad de hacer mal, es una buena idea que una persona registre el efectivo y otra persona haga el depósito en el banco.
Desembolsos de efectivo y cuentas por pagar
El flujo de efectivo que sale de la empresa se denomina desembolsos de efectivo . Esto es manejado por el departamento de cuentas por pagar. Cuentas por pagar es responsable de pagar a los proveedores por los suministros comprados o cualquier otro gasto incurrido por la empresa: servicios públicos, impuestos, etc. Las cuentas por pagar reciben facturas de los proveedores, las registra en el sistema de contabilidad y luego emiten los cheques para pagar a los proveedores.
Los controles financieros ocurren con el fin de mantener una buena separación de funciones en este departamento. Una persona debe ser responsable de registrar las cuentas por pagar y otra persona debe ser responsable de firmar los cheques.
Nómina de sueldos
Aunque el departamento de recursos humanos a menudo participa en las actividades de los empleados, el departamento de contabilidad a menudo es responsable de garantizar que se les pague a los empleados a tiempo en un horario regular. La función de nómina recibe y registra las horas que trabajan los empleados o revisa los recursos humanos ingresados y luego procesa los cheques de nómina de los empleados asalariados y por horas.
La función de nómina también es responsable de completar los impuestos sobre la nómina que pueden estar asociados con el pago de empleados. Estos impuestos pueden incluir FICA, retención federal y estatal, desempleo y compensación para trabajadores. Se completan los formularios de informes correspondientes y se emiten cheques por cualquier monto adeudado a las autoridades fiscales.
Nuevamente, aquí se utilizan controles financieros. Los supervisores de empleados siempre deben revisar y aprobar las tarjetas de tiempo de sus empleados. Una persona debe registrar y procesar la nómina, y otra persona debe firmar los cheques de nómina, comparando los montos con los informes de nómina.
Informes financieros
Una de las responsabilidades más importantes del departamento de contabilidad es la presentación de informes financieros. Hay dos tipos de usuarios de informes financieros creados dentro del departamento de contabilidad: usuarios internos y usuarios externos.
Los usuarios internos incluyen la administración y los consejos de administración. Los usuarios internos utilizan los informes financieros para tomar decisiones informadas para la dirección de la empresa. Estos informes ayudan a la administración a determinar cuándo es posible que se necesite financiamiento o que se deba comprar activos, como equipos. La gerencia también utiliza estos informes para determinar la estabilidad financiera de la empresa al examinar las posiciones de ganancias o pérdidas del período.
Los usuarios externos incluyen bancos, autoridades fiscales, prestamistas, etc. Estos usuarios son cualquier persona que requiera información financiera de la empresa pero que en realidad no trabaje para la empresa. Los registros financieros detallados mantenidos por el departamento de contabilidad ayudarán a una empresa a informar números precisos a los diversos usuarios externos.
Los controles financieros establecidos para esta función suelen ocurrir cuando los miembros de la administración o el directorio revisan los informes preparados. Estos usuarios revisarán los números y harán preguntas si algo se ve fuera de lugar. Siempre es una buena idea que al menos dos personas revisen los informes financieros antes de enviarlos a usuarios externos.
Resumen de la lección
El departamento de contabilidad es responsable de registrar y reportar las transacciones de flujo de efectivo de una empresa. Este departamento tiene algunas funciones y responsabilidades clave, que incluyen cuentas por cobrar , cuentas por pagar , nómina, informes financieros y mantenimiento de controles financieros. Registrar recibos de efectivo , desembolsos de efectivo , procesar la nómina y preparar informes financieros importantes son algunas de las tareas que realiza el departamento de contabilidad. Finalmente, el departamento de contabilidad debe mantener los controles financieros adecuados sobre cada función.