Gestión de beneficios en la gestión de proyectos: definición y ejemplos

Gestión de beneficios: definición

Cada vez que alguien menciona la gestión de proyectos, comenzamos a pensar en el desarrollo del presupuesto y la programación de actividades de desarrollo. Definitivamente, estos son aspectos importantes de la gestión de proyectos. Sin embargo, la mayoría de las veces, las actividades de gestión de beneficios vinculadas a la gestión de proyectos a menudo se pasan por alto, pero deberían ser un aspecto crítico de una gestión de proyectos exitosa. Muy bien, entonces, ¿qué es exactamente la gestión de beneficios ?

Esto es cuando un gerente de proyecto se toma su tiempo solo para asegurarse de que el resultado final del proyecto proporcione algún valor a la organización. Antes de que comience cualquier proyecto, los gerentes de proyecto se sientan junto con otras partes interesadas importantes, como la alta dirección y los empleados. Discuten proyectos importantes que la organización puede implementar para mejorar las cosas en la organización. La expectativa de las partes interesadas es que una vez que el gerente del proyecto complete y apruebe un proyecto, la organización debería comenzar a experimentar algún impacto positivo del proyecto.

Gestión de beneficios: ejemplo

Para ilustrar mejor la Gestión de Beneficios , usemos el ejemplo de la empresa STU. STU es una organización que quiere contratar a Jack, un gerente de proyecto para desarrollar un sistema que rastrea el inventario de productos. Esta salida del sistema del proyecto debería permitir a la organización gestionar con precisión su inventario de entrada y salida y posiblemente incluso reducir los casos de robo de productos. Estos también son los beneficios que STU espera lograr con el proyecto que implementa Jack. El proceso mediante el cual estos beneficios se obtienen y monitorean se conoce como gestión de beneficios .

STU puede acumular una serie de ventajas mediante el uso adecuado de la Gestión de beneficios . Como se mencionó, asegurar los beneficios de un proyecto es la razón principal por la que los proyectos se implementan en primer lugar. Los beneficios deben ser atributos positivos y medibles que experimenta una organización cuando un proyecto se implementa con éxito. Estos beneficios pueden ser tangibles, como un aumento en la cantidad de automóviles ensamblados en una planta de ensamblaje de automóviles en un día o una disminución en la cantidad de materias primas robadas. Los beneficios también pueden ser intangibles, como la mejora de la reputación y la reputación de la empresa y la mejora de la satisfacción del cliente.

Jack, la tarea del gerente de proyecto, en este caso, es asegurar que todas las actividades que se llevan a cabo durante la implementación del proyecto estén vinculadas a ese resultado final, donde el resultado final debe ser un atributo positivo y medible . En nuestro caso, el resultado final debería ser reducir el robo de inventario a través de mejores mecanismos de seguimiento. La siguiente sección analiza más a fondo cómo Jack puede asegurarse de que lleva a cabo una gestión adecuada de los beneficios .

Actividades de gestión de beneficios dentro de la gestión de proyectos

Para asegurarse de que la gestión de beneficios se incorpore realmente a la gestión de proyectos, Jack puede llevar a cabo una serie de actividades. Estas actividades son:

• Desarrollar un plan de gestión de beneficios

Este es un plan que describe cómo Jack medirá los beneficios del proyecto. Este plan describe las funciones y responsabilidades de las diversas partes interesadas para lograr estos beneficios. Mientras desarrolla el plan de gestión de beneficios , Jack también desarrollará indicadores clave de desempeño. Estas son métricas que se utilizan para determinar si se están logrando ciertos beneficios. Por ejemplo, se podría usar un indicador clave de desempeño para medir la cantidad total de inventario perdido que la empresa ha enfrentado en los últimos meses. Todo lo que supere este límite permitido no es beneficioso para STU.

• Identificación de beneficios

El siguiente paso para Jack es identificar los beneficios que la organización cree que son críticos. Esto se hace a través de consultas con partes interesadas importantes, como los empleados. Todos los beneficios que se identifican pueden clasificarse de mayor a menor importancia. A cada beneficio se le puede asignar una métrica. Por ejemplo, un beneficio puede describirse como la reducción del robo de inventario en un 50%. Esta descripción proporciona información de un beneficio medible al que las partes interesadas siempre pueden hacer referencia.

• Desarrollar un plan de realización de beneficios

En este punto, Jack desarrolla un conjunto de objetivos básicos para los diversos beneficios que esperarían de un proyecto. Por ejemplo, si uno de los beneficios es reducir el robo de inventario en un cierto porcentaje, esto se considera la línea de base. Estas medidas de línea de base deben guiar al equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Implementando el cambio

Para que los beneficios se obtengan plenamente, es inevitable que se produzcan cambios. Es probable que para que los beneficios de un proyecto se sientan, la organización necesita cambiar la forma en que hacen las cosas. Por ejemplo, si el resultado de un proyecto es reducir el robo de inventario, entonces uno de los cambios que puede ser necesario realizar es colocar códigos de barras en el inventario para facilitar el seguimiento. Este es un proceso adicional que no existía antes y que la organización deberá introducir.

• Obtener beneficios

Una vez que se realizan los cambios necesarios para acomodar los beneficios potenciales de un proyecto, la expectativa es que los beneficios comiencen a materializarse. En este punto, Jack debe comprobar que los beneficios que se habían identificado realmente se estén materializando. A veces, los beneficios de un proyecto solo se obtienen una vez que se ha completado. Por lo tanto, el seguimiento de la realización de los beneficios puede continuar mucho después de que se haya completado un proyecto.

Resumen de la lección

En esta lección examinamos el concepto de gestión de beneficios . La gestión de beneficios es una parte importante de la gestión de proyectos, ya que permite al director del proyecto definir claramente qué valor acumulará una organización de un proyecto determinado. Los beneficios se describen aquí como atributos positivos y medibles que experimenta una organización cuando un proyecto se implementa con éxito. Para realizar de manera eficiente la gestión de beneficios se pueden realizar una serie de actividades. Estas actividades se discuten ampliamente en la lección e incluyen el desarrollo de un plan de gestión de beneficios , la identificación de beneficios, el desarrollo de un plan de realización de beneficios, la implementación de cambios y el logro de beneficios.