Gestión de integración de proyectos: definición, procesos y ejemplo
Manejo del proyecto de integración
Durante el curso de un proyecto, un gerente de proyecto puede tener que programar tareas, comprar productos, abordar riesgos, reemplazar a los miembros del equipo del proyecto, reprogramar tareas y lograr muchas, muchas otras cosas necesarias para garantizar la finalización exitosa del proyecto. Hacer un seguimiento de estas tareas puede ser abrumador y saber cómo gestionar los resultados cuando se superponen los diferentes procesos del proyecto es crucial. La gestión de la integración de proyectos ayuda a un director de proyecto a coordinar las diferentes actividades del proyecto.
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La gestión de la integración de proyectos es una de las diez áreas de conocimiento de la gestión de proyectos y es el elemento que coordina todos los aspectos de un proyecto. La gestión de la integración de proyectos toca las cinco fases de un proyecto:
- Iniciando
- Planificación
- Ejecutando
- Monitoreando y controlando
- Clausura
Cuando se realiza correctamente, la gestión de la integración del proyecto garantiza que los procesos del proyecto se ejecuten sin problemas y estén integrados.
Como todas las áreas de conocimiento en la gestión de proyectos, la integración de proyectos tiene procesos específicos que utilizará el director del proyecto. No confunda áreas de conocimiento con procesos. Un área de conocimiento es un grupo de conocimientos, procesos y entregables requeridos en una determinada especialidad. Los procesos son las acciones y los pasos que se toman para lograr un resultado determinado.
Como ejemplo, piense en un técnico que arregla una lavadora. El técnico es competente en el área de conocimiento de la reparación de electrodomésticos. El técnico utiliza pasos o procesos específicos para evaluar la máquina, como desenchufarla antes de abrir la carcasa del motor.
Procesos de Gestión de Integración de Proyectos
En la gestión de la integración de proyectos, hay cinco procesos:
- Desarrollar la carta del proyecto
- Desarrollar un plan de gestión de proyectos
- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
- Realizar control de cambios integrado
- Cerrar proyecto o fase
Cada uno de estos procesos contribuye a la gestión general de la integración del proyecto y al éxito del proyecto. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno.
Desarrollar la Carta del Proyecto
La carta del proyecto autoriza formalmente el proyecto; es importante que todos y cada uno de los proyectos tengan un estatuto de proyecto. La carta del proyecto es una descripción de alto nivel de los objetivos del proyecto y los entregables deseados. Además, el estatuto del proyecto identifica al gerente del proyecto y le otorga autoridad para solicitar y administrar recursos para el proyecto.
En nuestro ejemplo simple de la lavadora rota, el estatuto del proyecto es equivalente a que el propietario llame al taller de reparación de electrodomésticos y programe una cita para que revisen la lavadora. El taller de reparaciones acepta enviar a alguien, identifica al técnico y le informa al propietario cualquier tarifa asociada por el servicio. Esto autoriza al taller de reparaciones a enviar a alguien y proporciona una descripción de alto nivel de lo que se logrará.
Desarrollar el plan de gestión del proyecto
El plan de gestión del proyecto es el plan maestro que incluye todos los documentos de planificación del proyecto, como el presupuesto, el cronograma, los recursos y el enunciado del alcance. El plan de gestión del proyecto es un resumen y consolidación de los otros planes de gestión que proporcionan una descripción general rápida de todo el proyecto. Además, proporciona líneas de base del proyecto para el cronograma, el costo y el alcance. Una línea de base es la versión original y aprobada de un plan de proyecto y solo se cambia mediante la gestión de cambios.
En nuestro ejemplo, el taller de reparaciones generalmente enviará una confirmación por correo electrónico de la solicitud telefónica para enviar a un técnico a revisar la lavadora rota. La confirmación por correo electrónico generalmente incluirá la fecha y hora de la cita o el horario, el técnico asignado, lo que el técnico va a hacer y los costos asociados con los servicios. En el mundo de la gestión de proyectos, estos serían el presupuesto, el cronograma, los recursos y la declaración del alcance y las líneas de base.
Dirigir, administrar, monitorear y controlar
Durante el proceso de trabajo directo y de gestión del proyecto, se completan el trabajo y las acciones necesarias para realizar el proyecto. Aquí es donde el gerente del proyecto dirige y dirige el proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto e implementa los cambios aprobados para garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto.
Los procesos del proyecto, como el alcance, el cronograma, el presupuesto y la calidad, se monitorean para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del alcance, el cronograma y el presupuesto, y produzca un nivel aceptable de calidad. Los artefactos del proyecto se gestionan y se pueden tomar acciones correctivas para controlar los procesos del proyecto.
Realizar un control de cambios integrado
Si el proyecto necesita un cambio en el cronograma, el presupuesto, el alcance o la calidad, el gerente del proyecto debe realizar un control de cambios para ajustar las líneas base del proyecto. El proceso de control de cambios integrado garantiza que cada solicitud de cambio se reciba, evalúe y decida correctamente de acuerdo con los procesos establecidos por la organización. Si se aprueba, se integra una solicitud de cambio en la línea de base adecuada y se crea una nueva línea de base.
El ejemplo de un técnico que viene a ver una lavadora rota proporciona excelentes situaciones de control de cambios. El técnico inicialmente salió para simplemente revisar la situación con la lavadora y determinar por qué estaba rota. Una vez que descubra el problema, hablará con el propietario y le explicará qué se debe hacer para solucionarlo, cuánto tiempo tomará, si puede o no hacerlo en ese momento y cuánto costará. El propietario evaluará toda la información y determinará si estará de acuerdo con permitir que el técnico lo arregle. Si aprueba el trabajo adicional, el propietario ha aprobado efectivamente un control de cambios en el cronograma, alcance y costo de la reparación.
Cerrar proyecto o fase
El proceso de cierre de proyecto o fase es el cierre formal de una fase o del proyecto completo, según corresponda. Se prepara un documento de lecciones aprendidas, se identifican los puntos pendientes y se lleva a cabo una reunión de cierre para asegurar que las partes interesadas estén satisfechas.
En nuestro escenario de lavadora, una vez que se repara la lavadora, el técnico explica al propietario cuál fue el problema, qué se hizo para corregirlo y cualquier acción preventiva que el propietario pueda tomar, luego le presenta al propietario una factura para su firma y pago. Además, el taller de reparación puede enviar una encuesta al cliente para obtener comentarios. Nuestro proyecto de lavadora rota ha sido cerrado.
Resumen de la lección
El área de conocimiento de la gestión de la integración de proyectos coordina todos los aspectos y elementos de un proyecto para garantizar una finalización exitosa y la satisfacción de las partes interesadas. Está compuesto por cinco procesos:
- Desarrollar la carta del proyecto
- Desarrollar un plan de gestión de proyectos
- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
- Realizar control de cambios integrado
- Cerrar proyecto o fase
Vocabulario y definiciones de gestión de integración de proyectos
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- Gestión de la integración de proyectos: PIM es la coordinación de todos los elementos de un proyecto de gestión.
- Área de conocimiento: un área de conocimiento es una combinación organizada de entregables, conocimiento y procesos.
- Procesos: cuando se toman pasos y se llevan a cabo acciones para obtener un resultado, se denominan procesos.
- Carta del proyecto: cada proyecto se aprueba formalmente a través de una carta del proyecto
- Plan de gestión del proyecto: un PMP reúne todos los documentos de planificación como cronogramas, recursos, presupuesto y enunciado del alcance de un proyecto.
- Línea de base: la línea de base es el proyecto original aprobado antes de que se recomiende cualquier cambio.
- Realice un control de cambios integrado: cuando se sugieren cambios, se les otorgará debidamente mediante la realización de un control de cambios integrado.
- Cerrar proyecto: el cierre de proyecto es el final formal de un proyecto.
Los resultados del aprendizaje
Con una comprensión profunda de esta lección, podría lograr estos objetivos:
- Comprender la forma en que funciona la gestión de integración de proyectos.
- Recuerde las cinco fases del proceso
- Enumere y proporcione detalles sobre cada uno de los seis procesos de PIM