Gestión de programas: metodología y mejores prácticas

Gestión de proyectos frente a gestión de programas

La gestión de programas es el proceso de supervisar varios proyectos que están relacionados o tienen resultados y objetivos similares. Se considera un paso adelante de la gestión de proyectos, ya que los directores de programas suelen tener una larga experiencia como directores de proyectos. Un administrador de programa también puede requerir certificaciones adicionales. Un gerente de proyecto generalmente administra un proyecto a corto plazo a la vez y no tiene empleados que le reporten, mientras que un gerente de programa debe tener habilidades de liderazgo adicionales y un conocimiento general de las finanzas de la empresa y los objetivos comerciales a largo plazo. A diferencia de los gerentes de proyecto, un gerente de programa a menudo tendrá un equipo de gerentes de proyecto y funciones administrativas, como un contable financiero, que les informará.

Muchas veces, la administración de programas está asociada con el desarrollo de software complejo, pero puede incluir cualquier conjunto de proyectos que mejoren el desempeño de una empresa. Imagina que estás varado en una isla con un grupo de personas. El continente está a poca distancia, pero el grupo está dividido sobre cuál es la mejor manera de llegar al continente. Se ha determinado que debe haber una solución a corto y largo plazo. El grupo se divide en dos equipos. Un equipo ha elegido construir un bote y el otro equipo construirá un puente. Un director de programa es el tipo de persona que se selecciona para supervisar ambos proyectos.

Gestión y gobernanza

Hay varios requisitos clave de un director de programa, incluida la gestión de los múltiples proyectos dentro de un programa. Esto incluye la gobernanza o la gestión de los directores de proyectos, así como la asignación de roles a varios miembros de la organización. Por ejemplo, imagina los dos equipos de la isla. En la mayoría de las situaciones, se seleccionarían dos gerentes de proyecto diferentes para administrar cada uno de los dos proyectos. Estos directores de proyecto deberían reunirse con el director del programa periódicamente para proporcionar actualizaciones sobre el progreso de cada proyecto. Esta comunicación permite que los recursos compartidos entre cada proyecto se asignen según sea necesario.

Finanzas e infraestructura

Los directores de programa deben tener un conocimiento práctico del estado financiero de todos los proyectos dentro de un programa. Los gerentes de programa informan cómo se equilibra el programa con el presupuesto general de la empresa. Como parte de este proceso de presentación de informes, un administrador de programas también debe asignar el uso de recursos de infraestructura , como los programadores de software necesarios en varios proyectos. Imagínese que solo hay 10 personas en la isla que tienen la experiencia en construcción, y son necesarias en ambos proyectos. El director del programa facilitaría la forma en que operan estos trabajadores de la construcción entre los dos proyectos.

Planificación

Los gerentes de proyecto utilizan un plan de programa para mostrar el progreso realizado en un programa general. Cada proyecto tendrá su propio plan que puede no encajar bien en un plan de programa preciso. Los resúmenes del plan del programa a menudo se ilustrarán en forma de una línea de tiempo visual o un diagrama de Gantt. El documento contendrá información más detallada sobre los cambios en el programa, las personas involucradas en el proyecto (o la gestión organizativa), el presupuesto y las pruebas. Los planes de programas funcionan mejor cuando son ágiles o flexibles. El proceso de planificación requiere una comunicación constante dentro de la organización.

A medida que los equipos de la isla planifican sus proyectos, el director del programa se reúne con los directores de proyecto para crear una línea de tiempo visual. La línea de tiempo es una excelente manera de explicar el curso que tomará el programa y ayudará a ambos equipos a comprender cómo el otro equipo afectará a cada equipo, especialmente cuando se utilizan recursos compartidos. Por ejemplo, si solo hay una sierra para cortar árboles, el plan del proyecto puede requerir que la madera se coloque en una pila común. Esto asegurará que ningún equipo esté monopolizando ese recurso.

Mejores prácticas

Las mejores prácticas pueden diferir según el tipo de programa y la industria; sin embargo, hay componentes clave que deberían formar parte de cualquier plan de programa sólido. El programa debe coincidir o alinearse con el plan estratégico de la empresa. La comunicación de los directores de programa y el liderazgo debe ser constante entre la organización para fortalecer la participación. Como parte de este proceso, la comunicación debe ser honesta. Los recursos deben reservarse para trabajar en el proyecto y depender de un sistema de gestión de la información para la recopilación de datos. Informar sobre estos datos y métricas clave en el programa puede ayudar a garantizar una mejor toma de decisiones. El programa debe ser flexible o ágil, permitiendo los cambios necesarios que no pongan en peligro el curso general.

Resumen de la lección

Gestión de programases la gestión de varios proyectos relacionados dentro de una organización. La gestión del programa requiere un alto nivel de comprensión de los objetivos generales de la organización, las finanzas y la estructura o gobierno de la organización. Las responsabilidades de liderazgo adicionales pueden incluir la gestión de gerentes de proyectos y otros empleados. Un plan de programa es esencial para una ejecución fluida del programa y, a menudo, puede representarse visualmente con una línea de tiempo o un diagrama de Gantt. Los directores de programas trabajan con una infraestructura concreta de recursos. Estos recursos incluyen tanto personas como un sistema de gestión de la información. Aunque existe una gran cantidad de mejores prácticas en torno a la administración de programas, que pueden diferir entre empresas o industrias, existen algunos componentes comunes que hacen que un programa se ejecute sin problemas. Comunicación de liderazgo constante y honesta,