Herramientas de colaboración para equipos virtuales
Empleo virtual
¿Trabajas virtualmente? ¡Eres afortunado! Tal vez esté sentado en una playa en algún lugar mientras escribe en ese teclado. Está bien, tal vez no, pero uno puede soñar, ¿verdad?
Ya sea que trabaje desde su patio trasero, oficina en casa o simplemente tenga que conectarse con personas en diferentes partes del mundo, existen herramientas de colaboración para ayudarlo a trabajar junto con su equipo o socios del proyecto sin tener que reunirse físicamente. Repasemos algunas de estas herramientas.
Dropbox y Google Drive
Dropbox te permite colocar cualquier cosa, desde un documento hasta un video, en la nube. No, no la nube sobre tu cabeza. El almacenamiento en la nube se refiere al almacenamiento de datos de forma virtual gracias a Internet. En otras palabras, datos que no se almacenan localmente en su PC.
Los servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive , otro servicio de almacenamiento basado en la nube al que se accede a través de Gmail, son realmente útiles para los equipos virtuales, ya que permiten que todo el equipo acceda a los mismos documentos, al mismo tiempo, en todo el mundo con el clic de un ratón.
Dropbox y Google Drive son como el equivalente virtual de hacer copias de un archivo dentro de la oficina y entregar pilas de papel a todos. Excepto con las tecnologías de almacenamiento en la nube, es mucho más rápido, más fácil y más ecológico.
Mapas mentales y Google Docs
La colaboración implica mucho más que compartir documentos o almacenarlos en la nube para su uso posterior. Uno de los grandes beneficios de trabajar en equipo es la capacidad de pensar y crear juntos. Pero eso puede ser bastante difícil cuando todos están tan lejos unos de otros.
Entonces, ¿cómo pueden intercambiar ideas juntos o incluso crear hojas de cálculo juntos? Bueno, existen numerosas soluciones para esto. Uno de ellos son los mapas mentales colaborativos que utilizan programas como Coggle o MindMeister. Estas aplicaciones de lluvia de ideas colaborativas basadas en la nube pueden ayudar a los equipos a pensar en cualquier proceso utilizando un mapa mental. Cualquiera puede aportar ideas y editar esta sesión de creatividad virtual.
Pero, ¿qué hay de crear realmente algún tipo de salida? Digamos que la sesión de lluvia de ideas reveló la necesidad de una hoja de cálculo donde todos puedan realizar un seguimiento de los ingresos y gastos. Aquí es donde los programas como Google Docs vienen al rescate.
Google Docs permite que todo un equipo comparta todo, desde un documento similar a Word hasta una hoja de cálculo similar a Excel. Los miembros del equipo pueden crear, compartir, cargar, descargar y editar la hoja de cálculo juntos, incluso en tiempo real. Esto ayuda a simplificar tener que enviar el mismo archivo a todos y luego reconciliar los cambios una y otra vez y luego enviar el producto terminado a todos nuevamente.
Gestión de proyectos
Algunos equipos virtuales pueden necesitar más de una herramienta aquí o allá. Quizás su equipo virtual necesite algo más parecido a una especie de sede virtual. Existen numerosas soluciones de este tipo y solo una de ellas es Basecamp , que es una especie de software de gestión de proyectos.
Al utilizar un software de gestión de proyectos como Basecamp, los equipos virtuales pueden:
- Asignar trabajo o crear listas de tareas pendientes
- Lleve un registro de los plazos importantes juntos
- Charlar entre nosotros
- Cargar, compartir y descargar documentos
- Accede a un calendario con información importante
- Evite las cadenas de correo electrónico desordenadas y concéntrese en chats similares a foros donde todos pueden ver todo el intercambio de información en un solo lugar
Resumen de la lección
Como puede ver, la cantidad de herramientas de colaboración que los equipos virtuales pueden usar son muchas y muy variadas, según las necesidades. Repasemos los que cubrimos.
Dropbox y Google Drive son servicios de almacenamiento y uso compartido en la nube. Puede usarlos para cargar, compartir y descargar rápidamente documentos, videos y otros archivos con su equipo. Los mapas mentales colaborativos , como Coggle, ayudan a un equipo a flexionar sus músculos creativos si están haciendo una lluvia de ideas. Google Docs permite a los equipos virtuales trabajar juntos en programas de tipo MS Office en tiempo real. Basecamp y otros programas de software de gestión de proyectos sirven como una especie de sede virtual con numerosas funciones para equipos virtuales, que incluyen un calendario y una función de chat, listas de tareas y más.
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