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Identificación y organización de la logística relacionada con la auditoría

Publicado el 24 septiembre, 2020

Una sesión de auditoría no neutral

Sarah, miembro de la firma Auditores Anónimos, está realizando una visita sorpresa a un banco local. Una vez que llega, parece que los empleados del banco de alguna manera ya sabían que vendría. Durante la auditoría, uno de los gerentes del banco le ofrece a Sarah una tarjeta de regalo y menciona casualmente la necesidad de obtener una buena puntuación en esta revisión. Al salir del banco, Sarah toma nota mental de vender sus acciones en este banco porque los informes financieros que ha revisado muestran un rendimiento muy bajo.

Logística de viajes y programación

Para evitar confusiones al mencionar ciertas partes, esta lección generalmente utilizará los términos ‘negocio’ o ‘empresa’ para referirse a la empresa cuyos archivos se están revisando y ‘auditor o firma auditora’ para la empresa que brinda servicios de auditoría.

En la mayoría de los casos, el auditor o el equipo de auditores deben revisar los documentos de una empresa en la ubicación real de la oficina. Dado que un auditor puede estar visitando diferentes sitios cada semana, es importante que esas personas tengan los medios adecuados para viajar. A veces, la reserva de viajes puede ser responsabilidad de un empleado administrativo que hará todas las reservas de vuelos y hoteles. Sin embargo, la opción más fácil es que la firma auditora proporcione una tarjeta corporativa , que es una tarjeta de crédito que se proporciona al auditor para pagar los viajes aéreos, el transporte terrestre, el alojamiento y la comida. Si se asigna un auditor a una región local que requiere un viaje extenso por tierra, la firma auditora puede proporcionar un automóvil de la empresa o puede tener un programa para reembolsar al auditor las millas recorridas en su propio vehículo personal.

Es muy común tener una auditoría sorpresa, especialmente para los bancos (como en nuestro escenario). Se trata de una visita no planificada o no anunciada del auditor para inspeccionar los archivos de la empresa. Similar a los compradores misteriosos que aparecen sin previo aviso en una tienda minorista, la idea es que una empresa no tiene tiempo para hacer preparativos especiales, por lo que el auditor está observando las operaciones normales y el comportamiento de los empleados. Si bien las visitas sorpresa pueden ser muy efectivas, presentan desafíos logísticos adicionales al organizar el viaje. En este caso, una tarjeta corporativa le permite al auditor hacer sus propios arreglos de viaje (en lugar de que el viaje sea reservado por un empleado administrativo). Esto evita que estos horarios de viaje se den a conocer con antelación. En otras palabras, para que las auditorías sorpresa sean efectivamente inesperadas,

Acceso y restricciones

Un auditor generalmente está revisando información financiera muy sensible y se deben tomar varias precauciones, tanto por parte de la empresa objetivo como del equipo de auditoría. Primero, es necesario entregar al auditor las claves de acceso (ya sean tarjetas físicas o electrónicas) a ciertas salas de archivos o documentos. La empresa debe tener un registro de claves donde el auditor pueda cerrar sesión y registrar las claves.

Además, los auditores generalmente deberán firmar un acuerdo de confidencialidad que establece que cualquier información revisada debe mantenerse en secreto y que los auditores no pueden utilizar esta información para ninguna actividad de inversión. En nuestro ejemplo, Sarah decide vender sus acciones en el banco después de revisar sus informes financieros y le recomienda a un amigo que haga lo mismo. Según el acuerdo de confidencialidad, no se le permite actuar sobre esta información (no puede comprar ni vender acciones) y no se le permite compartir esta información con nadie más. Los detalles de la empresa no públicos que tienen el potencial de influir significativamente en el precio de las acciones de una empresa u otro estado financiero se consideran información material y deben tratarse con sumo cuidado.

Seguridad y proteccion

Finalmente, analicemos dos elementos clave relacionados con la seguridad y la protección de los auditores cuando llegan a la ubicación de una empresa. Primero, el auditor debe asegurarse de tener una identificación adecuada. Esto incluye documentos que muestran al empleador del auditor y también puede requerir una identificación con foto separada, como una licencia de conducir o pasaporte. Esta identificación debe ser verificada por la empresa que se audita, confirmando que la empresa de auditoría que figura en la lista proporciona los servicios de auditoría de la empresa y que la persona es un empleado de esta empresa de auditoría. En muchos casos, el paso de verificación de identidad es en realidad uno de los elementos de la lista de verificación del auditor.

En segundo lugar, algunas situaciones requieren que un auditor tenga escolta . Esto puede tener dos significados diferentes. Generalmente, una escolta es un empleado de la empresa que proporciona llaves y acceso a ciertos archivos y ubicaciones. El acompañante también se asegura de que el auditor no se distraiga ni comience a mirar información sensible que no esté relacionada con el proceso de auditoría. La segunda forma de escolta es un tercero que es responsable de proteger la seguridad personal del auditor (guardaespaldas). Debido a que un auditor tiene la autoridad para declarar si los informes financieros son verdaderos o falsos, pueden ser objeto de acoso o sobornos. Este tipo de escolta rara vez se usa, pero el equipo de auditoría debe considerarlo y tener un plan de contingencia establecido.

Una última nota, a medida que los negocios internacionales se vuelven más comunes, puede ser necesario un intérprete para comunicarse entre los empleados de la empresa y el auditor. La empresa puede proporcionar uno, sin embargo, existe el riesgo de que él o ella pueda estar dando información sesgada al auditor. Por lo tanto, se recomienda un tercero neutral. El intérprete puede asistir en persona o conectarse de forma remota.

Resumen de la lección

Una auditoría sorpresa es cuando llega un auditor sin previo aviso. Independientemente de si la visita del auditor está planeada o no es una sorpresa, el auditor necesita tener acceso a los recursos necesarios para viajes. Una tarjeta corporativa es una tarjeta de crédito proporcionada por la firma auditora y se utiliza para reservar vuelos, alquiler de automóviles, hoteles y comida. Los auditores generalmente necesitan firmar un acuerdo de confidencialidad que prohíbe al auditor compartir o actuar sobre los detalles confidenciales de la compañía, formalmente conocida como información material . En la mayoría de los casos, una escoltaacompañará al auditor como una forma de proteger el acceso a la información patentada de la empresa, pero también puede ser necesario para proteger la seguridad personal del auditor. Finalmente, un auditor siempre debe poder proporcionar la identificación adecuada cuando se le solicite.

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