Importancia de la organización para la gestión del tiempo

Desorganización

Si tiene una habitación desorganizada y desordenada en casa, es probable que le tome mucho tiempo averiguar dónde está un elemento u otro. Entonces, lógicamente hablando, si esa habitación estuviera ordenada, limpia y organizada, se ahorraría mucho tiempo al encontrar rápidamente lo que necesita. La misma idea se aplica a la organización con respecto a la gestión del tiempo en el lugar de trabajo.

Esta lección repasa algunos de los beneficios de la organización y brinda algunos consejos sobre cómo puede administrar mejor su tiempo manteniendo las cosas bien organizadas en el trabajo.

Hora

Un beneficio para la organización es que ahorra tiempo. Por ejemplo, digamos que recibe cientos de correos electrónicos al día. En teoría, podría dejarlos todos en la bandeja de entrada, pero hay un problema con eso. Primero, tendrá que escanear los mismos correos electrónicos una y otra vez para tratar de encontrar el que necesita. E incluso si usa la función de búsqueda, ¡podría generar numerosos correos electrónicos con el mismo asunto o remitente o incluso palabras clave! Una vez más, una pérdida de tiempo.

La otra alternativa es administrar esos mismos correos electrónicos organizándolos rápidamente. Descarte el correo no deseado, archive todo lo que no sea material urgente y pueda ser atendido más tarde, y responda inmediatamente a cualquier cosa que sea urgente. También puede colocar los correos electrónicos entrantes en carpetas y subcarpetas, como una carpeta llamada ‘Urgente’ y una subcarpeta llamada ‘Cliente X’.

De esta manera, cuando abre su correo electrónico, sabe exactamente qué es dónde, qué mensajes deben dirigirse de inmediato y en qué orden.

Facilitar

La organización también mejora las habilidades de administración del tiempo porque permite que los grandes proyectos se dividan en tareas más pequeñas y realizables. Digamos que se le ha dado el objetivo de conseguir más clientes para fin de mes. La tarea en sí puede parecer enorme. Tiene dos alternativas generales y opuestas en este escenario. Por un lado, puede organizar sus tareas de una manera que lo ayude a lograr ese objetivo en pasos más pequeños, como:

• Crea un plan de marketing
• Lanzar el plan de marketing
• Llame a posibles clientes

Al organizar su objetivo grande y complejo en tareas más pequeñas, podrá concentrar su tiempo y esfuerzo de manera más eficiente en cosas claramente definibles y alcanzables.

Por supuesto, puede olvidarse de dividir el objetivo de reclutar más clientes en tareas más pequeñas. Eso corre el riesgo de que corras en círculos o te quedes congelado, sin saber qué hacer, debido a la complejidad del objetivo más amplio que tienes entre manos. ¡Que perdida de tiempo!

Consejos organizativos

Entonces, ¿cómo puede ahorrar tiempo y facilitarse las cosas en el proceso? A continuación, se ofrecen algunos consejos para tener en cuenta:

• Cree carpetas y subcarpetas (o etiquetas y etiquetas) para su bandeja de entrada de correo electrónico para organizar mejor su contenido.
• Organice sus objetivos en tareas más manejables. Clasifíquelos del más importante al menos importante. Trabaje su camino hacia abajo en esa lista.
• Mantenga un cuaderno y anote sus pensamientos sobre algo importante tan pronto como surjan. Esto le permitirá concentrarse en otras tareas importantes en lugar de preocuparse por tener que recordar esos pensamientos o estresarse por el hecho de que los olvidó.
• Mantenga su espacio de trabajo físico limpio y organizado con archivadores, cajas y carpetas y utilícelos sabiamente. ¿No puede encontrar ese documento importante? Probablemente sea una pérdida de tiempo porque no se archivó correctamente.
• Utilice calendarios digitales para recordar eventos importantes.
• Escanee y guarde los documentos que crea que necesitará durante mucho tiempo y que podría terminar perdiéndolos. Si pierde el documento físico, ¡no hay problema! No tendrás que perder el tiempo preocupándote por ello ya que tendrás una copia digital.
• Use códigos de colores en todo lo que haga: carpetas en un archivador, correos electrónicos entrantes, etc. Considere usar colores para señalar cosas importantes o de alta prioridad, como el rojo para asuntos urgentes.

Resumen de la lección

Los dos beneficios principales con respecto a la organización y la administración del tiempo es que la organización ahorra tiempo directamente al minimizar la cantidad de tiempo que necesita para completar su tarea y facilitando el cumplimiento de su tarea independientemente de cuándo comience o termine la tarea. Los consejos para organizar su vida laboral y administrar mejor su tiempo incluyen:

• Elementos de codificación de colores
• Calendarios digitales con recordatorios
• Categorizar su bandeja de entrada / cliente de correo electrónico en carpetas y subcarpetas
• Mantener su escritorio de trabajo limpio y ordenado
• Escanear y guardar documentos