La importancia del seguimiento de mensajes

Seguimiento de mensajes

Crear y transmitir un mensaje es la mitad de la batalla. La mayoría de las comunicaciones comerciales se producen para recibir una respuesta, ya sea una orden de compra, un comentario, información o retroalimentación. Después de enviar un mensaje inicial, es fundamental enviar a menudo un mensaje de seguimiento para obtener la respuesta necesaria. Esta lección cubre la importancia del seguimiento de los mensajes y los pasos utilizados para implementar la respuesta. Sin dar seguimiento a una comunicación comercial, el individuo corre el riesgo de perder una venta, relación o incluso un cliente.

Hace más de dos semanas, terminó minuciosamente una propuesta comercial espectacular para su empresa y aún no ha recibido una respuesta del cliente. ¿Qué haces? ¿Existe alguna manera de instigar una respuesta a través del seguimiento del mensaje , que es un acto de volver a contactar a una persona por correo electrónico, fax, mensaje de texto, etc., con la esperanza de generar una respuesta positiva? Bobby es el gerente de una empresa de jardinería. Acaba de enviar una propuesta de venta a un nuevo cliente potencial por valor de más de 50.000 dólares. No ha escuchado una decisión sobre el nuevo paisajismo y está preocupado. Aquí hay algunas ideas que Bobby podría usar para intentar obtener su respuesta.

Formas de seguimiento en los negocios

De hecho, Bobby cometió algunos errores iniciales cuando envió el mensaje original. Las comunicaciones comerciales deben tener menciones específicas de qué y cuándo se necesita una decisión o información. Echemos un vistazo a otras sugerencias para Bobby y cómo podría haber establecido una mejor oportunidad para una respuesta y, por lo tanto, una venta.

Mencione los requisitos de respuesta

Es fundamental comunicar la respuesta deseada en la comunicación inicial. Por ejemplo, Bobby quería saber si los planes de la propuesta, el precio y el tiempo de instalación eran aceptables para fin de mes. Bobby debería haber agregado esa información específica en la propuesta por correo electrónico. “Beautiful Scenery quisiera recibir comentarios o cambios en la propuesta antes del 15/3/16”. Esto le daría a Bobby otra razón para contactar a su nuevo cliente si se acerca la fecha.

Facilite la respuesta

Bobby creó un mensaje que le permitió al cliente responder fácilmente. Pidió una aprobación por correo electrónico y también incluyó su teléfono celular privado para responder cualquier pregunta. Si el mensaje solicita numerosos detalles que podrían complicar la respuesta, es mejor intentar programar una reunión por teléfono o en persona para discutir más.

Obtenga una respuesta apelando a las prioridades del lector

Es importante que el receptor del mensaje sienta algún tipo de urgencia por responder. Esto se puede implementar agregando una fecha límite o una fecha de vencimiento al correo electrónico. Por ejemplo, Bobby podría poner en su correo electrónico, “si no recibimos respuesta antes del 15/3/16, entonces el aumento de precio que viene de la sede en abril hará que tengamos que aumentar el precio de la propuesta general”.

Sea cortés pero persistente

Al dar seguimiento a un mensaje, es importante ser educado. Bobby no querría enviar un mensaje de seguimiento con “Sé que estás ignorando mis mensajes”. Esto provocaría una respuesta negativa. Un mejor mensaje de seguimiento contendría: “Sé que está muy ocupado, pero espero que todavía esté interesado en la propuesta que presentamos”. Además, la etiqueta comercial general es permitir siete días para una respuesta. Bobby no querría molestar al cliente dos días después para obtener una respuesta, ya que parecería poco profesional y molesto.

Considere usar otro medio

Si el primer mensaje no genera una respuesta, se puede generar un mensaje de seguimiento a través de otro medio. Por ejemplo, si el mensaje inicial de Bobby se envió a través de un correo electrónico, podría llamar al cliente una vez transcurrido el período de respuesta de 7 días.

Resumen de la lección

Se recomienda encarecidamente un mensaje de seguimiento en la comunicación empresarial para asegurar una respuesta. Si los trabajadores no usan el lenguaje apropiado en el correo electrónico inicial para iniciar una respuesta, entonces hay algunas sugerencias para volver a contactar al receptor del mensaje. Las siguientes son algunas sugerencias:

• Mencione los requisitos de respuesta
• Facilite la respuesta
• Obtenga una respuesta apelando a las prioridades del lector
• Sea cortés pero persistente
• Considere usar otro medio

Las personas que son cortésmente persistentes tienen más posibilidades de lograr un mayor éxito para sus empresas si se mantienen enfocadas y comprometidas con su comunicación corporativa.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado con esta lección, debería poder:

• Discutir el propósito de un mensaje de seguimiento.
• Recuerde algunas de las formas en que puede solicitar o enviar un mensaje de seguimiento
• Indique el cronograma habitual para esperar una respuesta