Los procesos de planificación para informes analíticos e informativos

Informes comerciales

La presentación de informes comerciales es una parte esencial de cualquier proceso de planificación en el lugar de trabajo, ya que consiste en proporcionar datos e información a audiencias específicas. Los ejemplos de informes comerciales incluyen planes financieros, revisiones de servicio al cliente y resultados de investigación de mercado. En esta lección, aprenderá a diferenciar entre los procesos de planificación necesarios para crear informes analíticos e informativos. Ambos tipos de informes pueden variar en extensión debido al propósito del escrito. Los informes pueden variar desde una sola página hasta cientos de páginas.

El trabajo de Fred Factoid en Crazi Toys es proporcionar informes de gestión a los ejecutivos sobre diferentes productos de juguetes. Echemos un vistazo a la jornada laboral de Fred para comprender los dos tipos diferentes de informes.

Reportes informativos

Los informes informativos proporcionan datos, hechos, comentarios y otros tipos de información sin análisis ni recomendaciones. Fred proporciona numerosos informes informativos a la alta dirección semanalmente. Como ejemplo, veremos un informe específico y seguiremos el plan que usó Fred para crear un mensaje eficaz. Su último trabajo es proporcionar un informe sobre el costo total de un juguete robot personal. Este es el proceso de planificación que sigue:

El primer paso es analizar la situación examinando por qué está creando el informe y qué planea entregar a la audiencia. Es importante identificar el problema y el propósito de su informe. Fred ha analizado la idea de la línea de juguetes de robots y ha identificado el problema: ¿Cuánto dinero necesitará la empresa para lanzar la nueva línea de juguetes? El propósito del informe generalmente se redacta como “informar”, “persuadir”, “investigar”, etc. El propósito del informe de Fred es informar a la junta ejecutiva cuánto le costará a la empresa la nueva línea de juguetes robóticos desde el desarrollo hasta el lanzamiento .

La recopilación de información es el segundo paso para la planificación de informes informativos. Fred recopila información específica que es necesaria para completar el informe y satisfacer a su audiencia. En este caso, ha recuperado una gran cantidad de datos financieros sobre la línea de productos de robots.

Después de recopilar la información adecuada, el siguiente paso es analizar la información para buscar tendencias y relaciones en los datos. Las tendencias son patrones repetitivos, como datos de crecimiento o disminución a lo largo del tiempo. Fred necesita analizar datos financieros para determinar el costo total del producto. Pasó tiempo importando datos en hojas de cálculo y sumando totales para determinar el costo final.

El siguiente paso de Fred es sacar conclusiones sobre el análisis de la información. En este caso, Fred necesita implicar o inferir hallazgos basados ​​en el análisis de los datos. Fred cree que, basándose en el procesamiento de datos financieros, la línea de productos de robots será demasiado costosa de producir para que la empresa obtenga una ganancia significativa. Dado que este es un informe informativo, Fred no incluirá una sección de recomendaciones. Presentará el informe con los resultados financieros finales y dejará que los ejecutivos determinen el plan de acción.

Informes analíticos

Existe otro tipo de informes comerciales que se utilizan para tomar decisiones. Los informes analíticos ofrecen tanto información como análisis, pero también incluyen recomendaciones. Ofrecer recomendaciones es la mayor diferencia entre los informes analíticos y los informativos. La siguiente tarea de Fred es proporcionar un informe analítico sobre los resultados de la investigación de mercados para la línea de juguetes robot.

El primer paso en la planificación de un informe analítico es también analizar la situación identificando el problema y el propósito del documento. Los informes analíticos tienen una declaración de propósito más detallada, ya que el resultado del documento debe dar lugar a recomendaciones extensas. El problema de Fred es comprender la opinión del cliente sobre la idea del nuevo producto. El propósito del informe es analizar los resultados de la encuesta de investigación de mercados y determinar las percepciones, sugerencias y aceptación de los clientes de la nueva línea de productos robóticos, al tiempo que ofrece recomendaciones específicas para modificar el producto antes del lanzamiento.

El segundo paso en la presentación de informes analíticos también es la recopilación de información para poder proporcionar un análisis del problema. El resultado final son excelentes recomendaciones, por lo que es vital seleccionar el tipo y la cantidad de información correctos. En algunos casos, es posible que la información no esté disponible fácilmente, lo que dará lugar a un proyecto de investigación completamente independiente para adquirirla. En el informe analítico de Fred, ya se han recopilado los resultados de la encuesta de investigación de mercados. Es capaz de reunir fácilmente la información necesaria para su evaluación.

El siguiente paso de Fred es analizar la información examinando los datos en busca de relaciones, tendencias, etc. El informe analítico consistía en una gran cantidad de información de investigación de mercados que debía cargarse en SPSS , o software estadístico para ciencias sociales, para determinar cualquier estadística. relaciones que podrían utilizarse para comprender el resumen de las opiniones de los clientes. Fred también podría usar la tabulación cruzada de los datos de su investigación para comparar dos variables en un análisis de categoría.

Sacar conclusiones es el siguiente paso de Fred en su informe analítico. Aquí es donde hace inferencias o interpretaciones sobre el análisis realizado. Según los resultados de su tabulación, no ve suficiente interés de los clientes en el producto potencial para seguir adelante. El informe no termina en este punto.

Como se mencionó anteriormente, la principal diferencia entre ambos tipos de informes es que los informes analíticos ofrecen recomendaciones. Las recomendaciones crean un plan viable sobre qué hacer con la información. Por ejemplo, la conclusión del informe de Fred fue que a sus clientes les faltaba interés en el producto. La sección de recomendaciones del informe debe contener lo que se debe hacer con esa conclusión. Fred sugiere numerosos pasos, como reelaborar la idea de una mascota robótica o renovar el plan de marketing para educar mejor a los consumidores sobre un juguete robot. Su sección de recomendaciones ilustra completamente pasos específicos y alcanzables para ayudar a Crazi Toys a producir un juguete bien recibido.

Resumen de la lección

Informativo y analítico son dos tipos de informes comerciales. Los informes informativos proporcionan datos, hechos, comentarios y otros tipos de información sin análisis ni recomendaciones, mientras que los informes analíticos ofrecen tanto información como análisis, pero también incluyen recomendaciones. El proceso de planificación para ambos tipos de informes es muy similar, excepto que los informes analíticos pueden requerir más investigación, procesamiento de datos estadísticos y recomendaciones prácticas específicas. Estos son los pasos:

• El primer paso es analizar la situación examinando por qué está creando el informe y qué planea entregar a la audiencia. Es importante identificar el problema y el propósito de su informe.
• La recopilación de información es el segundo paso para ambos tipos de planificación de informes, y se trata de recopilar información específica que es necesaria para completar un informe y satisfacer a la audiencia.

• Después de recopilar la información adecuada, el siguiente paso es analizar la información para buscar tendencias y relaciones en los datos.
• Sacar conclusiones es donde se producen inferencias o interpretaciones sobre el análisis realizado.

• Como se mencionó anteriormente, la principal diferencia entre ambos tipos de informes es que los informes analíticos ofrecen recomendaciones. Las recomendaciones crean un plan viable sobre qué hacer con la información.

Los resultados del aprendizaje

Mire este video hasta su conclusión para que pueda:

• Comprender el propósito de los informes comerciales
• Conocer los propósitos de los informes informativos y los informes analíticos junto con la diferencia entre ellos.
• Cuente los pasos necesarios para crear ambos tipos de informes