Rodrigo Ricardo

Pasos y ejemplos del ciclo contable ¿Qué es el ciclo contable?

Publicado el 18 diciembre, 2021

¿Qué es el ciclo contable?

¿Qué es el ciclo contable ? La definición del ciclo contable consta de nueve pasos, realizados en orden secuencial, con el fin de recopilar información financiera que luego se procesará e incluirá en los informes financieros. ¿Por qué es importante el ciclo contable? El ciclo contable es importante porque los informes generados durante el ciclo contable son luego utilizados por la gerencia para tomar decisiones sobre el funcionamiento del negocio.

¿Por qué es importante el ciclo contable?

Los balances, los estados de resultados y los estados de flujo de efectivo se elaboran a partir de la información obtenida durante el ciclo contable. El balance proporciona información sobre los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa en un momento específico. El balance general proporciona efectivamente una visión de lo que la empresa posee frente a lo que debe, y detalla cuánto dinero invirtieron los accionistas. Los estados de resultados muestran las ganancias y pérdidas de una empresa durante un período de tiempo tomando todos los ingresos y restando todos los gastos de las actividades operativas y no operativas. El estado de flujo de efectivo resume la cantidad de efectivo y equivalentes de efectivo que entran y salen de una empresa.

Pasos del ciclo contable

Hay nueve pasos en el ciclo contable. Como cualquier proceso, los pasos del proceso contable comienzan con la adquisición de información para luego ser analizada y finalizan con la verificación del trabajo para garantizar la precisión. El proceso del ciclo contable generalmente se realiza durante un mes o un período contable específico. El orden del ciclo contable se basa en todos los pasos anteriores. La información obtenida en uno de los pasos del proceso contable se utilizará en los sucesivos pasos del ciclo contable.

Paso 1: Identificación de transacciones

Todas las transacciones financieras asumidas por una empresa deben recopilarse y analizarse. El análisis muestra cómo se ve afectada la salud financiera de la empresa. Las transacciones se analizan en el orden en que ocurrieron. Las transacciones solo se analizan si son monetarias e involucran al negocio. Las finanzas personales del CEO no serán analizadas ni registradas, por ejemplo. Un analista o contador puede analizar todas las ventas y pagos realizados cada día para completar este paso.

Paso 2: Registro de transacciones

Una vez que se identifican las transacciones y se recopilan los datos relevantes que las acompañan, todas las transacciones se ingresan en el diario general en un proceso conocido como registro en el diario. El diario general es donde se enumeran todas las transacciones en el orden en que ocurrieron. Registrar en un diario es registrar una transacción en el diario general de la empresa.

Paso 3: Contabilización del libro mayor

Una vez que las transacciones se registran en el diario general, se registrarán posteriormente en el libro mayor. El libro mayor está organizado por cuenta. Cada transacción pertenece a una determinada cuenta. La lista de cuentas que utiliza una empresa se conoce como plan de cuentas. Esta contabilización del libro mayor es de vital importancia ya que asegura que la empresa tenga un registro completo de transacciones contables. Cada transacción registrada en el libro mayor tiene un efecto de goteo, ya que afecta los libros auxiliares y la suma colectiva.

Un libro de contabilidad del siglo XIX. Incluso entonces, los libros mayores tienen que equilibrar dónde los débitos son iguales a los créditos.

Libro mayor de 1800

Paso 4: Balance de prueba no ajustado

Después de la contabilización del libro mayor, en el que todas las transacciones se han contabilizado en el libro mayor en las cuentas correspondientes, se preparará un saldo de comprobación sin ajustar. Los débitos, que aparecen en el lado izquierdo de una cuenta T, y los créditos, que aparecen en el lado derecho de una cuenta T, deben equilibrarse. Para equilibrar, los débitos deben ser iguales a los créditos. Para cada entrada de débito, debe haber una entrada de crédito igual y opuesta. Por ejemplo, si se debita una cuenta – $ 5,000, se debe acreditar otra cuenta + $ 5,000.

Paso 5: Ajuste de entradas

Después del saldo de prueba sin ajustar, se realizan los ajustes necesarios para actualizar las cuentas y los saldos. Por ejemplo, según el método de acumulación (un método de contabilidad utilizado por la mayoría de las empresas más grandes según lo estipulado por los principios de contabilidad generalmente aceptados), los ingresos deben registrarse cuando se ganan, incluso si no se ha recibido dinero. Por ejemplo, si un cliente realizó una compra de $ 500 con crédito en la tienda, pero no tiene que realizar el pago durante otro mes, los $ 500 aún se registrarán cuando se realice la venta con el método de acumulación. También se restarán los gastos, incluso si aún no se han pagado. Si la empresa recibió una factura de la empresa de servicios públicos, por ejemplo, pero no estaba obligada a pagarla hasta una semana después de que se recibió la factura, el pago se habría registrado al recibir la factura.

Paso 6: preparación del saldo de comprobación ajustado

El paso seis implica la preparación del balance de prueba ajustado. Los ajustes realizados en el paso anterior deben colocar todos los débitos y créditos en equilibrio para que este paso sea exitoso. Cualquier cuenta que aún no esté en equilibrio en este paso deberá ser investigada y corregida más a fondo.

Paso 7: estados financieros

Los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, ahora se pueden preparar a partir de la información registrada en el libro mayor.

Paso 8: cerrar los libros

En el paso ocho, los libros se consideran cerrados. Es importante cerrar los libros para que los ingresos o gastos de períodos contables anteriores no puedan ingresarse por error en el período contable actual. El saldo neto de la cuenta cerrada se transferirá a la cuenta de capital del propietario. Las únicas cuentas que pueden llevar un saldo en cada período contable sucesivo son las cuentas del balance, que incluyen activos, pasivos y capital contable.

Paso 9: Balance de comprobación posterior al cierre

En este paso, se cierran todas las cuentas de ingresos y gastos. Las cuentas del balance, los activos, los pasivos y el patrimonio del propietario están en equilibrio, lo que significa que los débitos son iguales a los créditos.

Ejemplo de ciclo contable

El siguiente ejemplo de contabilidad se refiere a alguien que es dueño de una juguetería. Su período contable se define en incrementos de un mes y van a comenzar los pasos del ciclo contable y cerrar el mes. El propietario de la juguetería comienza primero por recopilar su información financiera sobre las ventas de juguetes realizadas por día y los pagos realizados a los proveedores de los juguetes. Cada transacción, una vez recopilada, se registra en el diario general en el orden en que ocurrió. La última venta aparecerá en último lugar en el diario. Los asientos de diario ahora se registran en el libro mayor y se organizan por cuentas. Los sueldos de los empleados y el costo de alquilar la juguetería estarían en cuentas diferentes. Ahora se puede preparar el balance de prueba sin ajustar. El propietario de la juguetería debe asegurarse de que todos los débitos y créditos del libro mayor estén equilibrados. Lo harán asegurándose de que cada entrada de débito tenga una entrada de crédito opuesta. El dueño de la juguetería registrará los débitos en el lado izquierdo de la cuenta y los créditos a la derecha. Después del balance de prueba sin ajustar, se pueden hacer ajustes. El dueño de la juguetería hizo una gran venta dos días antes del final del período y necesita registrarla. Aunque el cliente compró juguetes por valor de $ 1,000 con la tarjeta de crédito de su tienda, el propietario de la tienda de juguetes aún registrará los ingresos como ganados según el método de contabilidad de acumulación. Los ajustes conducen al balance de prueba ajustado. Los débitos seguirán siendo iguales a los créditos, incluso con los ajustes. Con toda la información adquirida en los seis pasos anteriores, el dueño de la juguetería ahora puede preparar sus estados financieros y consultar con los inversionistas y la alta gerencia de la juguetería sobre lo que pueden hacer para aumentar la rentabilidad de la tienda. El uso de los estados financieros puede llevar a la conclusión de que, por ejemplo, es necesario despedir a algunos empleados. Las cuentas ahora están cerradas. No se pueden agregar ingresos o gastos al período contable anterior. Finalmente, se prepara el balance de prueba posterior al cierre. El propietario se asegura de que las cuentas de ingresos y gastos estén efectivamente cerradas y que las cuentas que pueden llevar saldos tengan cantidades iguales de débitos y créditos. No se pueden agregar ingresos o gastos al período contable anterior. Finalmente, se prepara el balance de prueba posterior al cierre. El propietario se asegura de que las cuentas de ingresos y gastos estén efectivamente cerradas y que las cuentas que pueden llevar saldos tengan cantidades iguales de débitos y créditos. No se pueden agregar ingresos o gastos al período contable anterior. Finalmente, se prepara el balance de prueba posterior al cierre. El propietario se asegura de que las cuentas de ingresos y gastos estén efectivamente cerradas y que las cuentas que pueden llevar saldos tengan cantidades iguales de débitos y créditos.

El dueño de la juguetería usa los nueve pasos del ciclo contable para crear estados financieros y tomar decisiones financieras sobre su compañía de juguetes.

Juguetes y bloques para niños

Resumen de la lección

El ciclo contable se refiere a los pasos que se toman para recopilar, procesar y reportar todas las transacciones financieras en las que participa una empresa. Los pasos son los siguientes: recopilación y análisis, registro de las transacciones en el diario, registro en el libro mayor, saldo de prueba sin ajustar, ajustes, prueba ajustada balance, estados financieros, cierre de cuentas, balance de prueba posterior al cierre. En cada paso, todo debe estar equilibrado, lo que significa que los débitos son iguales a los créditos. Aunque los pasos tres y cuatro parecen similares, uno considera el diario generaly el otro se refiere al libro mayor. Los dos difieren porque los asientos del diario general están organizados en orden cronológico y los asientos del libro mayor están organizados por cuenta. La administración utiliza los estados financieros que se crean en el paso siete para tomar decisiones sobre la empresa.

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