Plan de gestión de las partes interesadas: estrategia y proceso

Publicado el 16 octubre, 2020

Plan de gestión de las partes interesadas

Una parte interesada es cualquier persona que pueda tener un impacto o ser afectado por el resultado del proyecto. Algunas partes interesadas tendrán un impacto directo en un proyecto, mientras que otras tendrán una influencia indirecta sobre él. Independientemente de su proximidad a un proyecto, las partes interesadas deben participar en el nivel apropiado para maximizar los resultados del proyecto.

En esta lección, aprenderemos cómo identificar a las partes interesadas, analizar las necesidades de las partes interesadas e involucrarlas. Descubramos más sobre el plan de gestión de las partes interesadas a la luz de una ciudad que está a punto de lanzar un distrito de mejora empresarial (BID). Un BID es un área geográfica definida donde los propietarios y las empresas colaboran y contribuyen a la mejora general del área.

Identificar partes interesadas

Una de las partes más importantes de un plan de gestión de partes interesadas es la identificación de las partes interesadas. En el caso de nuestro BID, las empresas locales, los propietarios y los funcionarios públicos probablemente vienen a la mente como partes interesadas clave. Es necesario pensar más allá de lo obvio e identificar también a las partes interesadas secundarias, porque a menudo juegan un papel más importante en el proyecto de lo que se pensó originalmente. Las partes interesadas secundarias pueden incluir distritos vecinos, centros comerciales o comisiones de transporte.

Hay varias formas diferentes de recopilar la información de las partes interesadas, y es mejor emplear una variedad de estas herramientas en la fase de identificación.

Reuniones

Para proyectos internos, es muy beneficioso consultar al patrocinador del proyecto durante el proceso de identificación. El patrocinador suele ser un empleado de nivel ejecutivo que es responsable de definir los objetivos y la estrategia, asignar los recursos del proyecto y monitorear su progreso. Se puede considerar al patrocinador como la parte interesada principal, por lo que el compromiso de esa persona a lo largo del proceso es fundamental. Para los proyectos externos, la parte interesada clave es el cliente, y esa persona también debe ser consultada al identificar a otras partes interesadas.

Lluvia de ideas

Escriba una lista de todas las posibles partes interesadas. Enumere a todas las personas que podrían verse afectadas por el proyecto. Su lista puede incluir lo siguiente:

  • Empleados
  • Clientes
  • Tus competidores
  • Reguladores
  • Agencias gubernamentales
  • Organizaciones sin fines de lucro
  • Agencias educativas

Documentación pasada

Se enteró de que un condado de un estado adyacente ha lanzado con éxito un BID. En este caso, sería beneficioso ponerse en contacto con alguien del comité de planificación de la DIS para obtener información sobre sus partes interesadas primarias y secundarias. Podrían ofrecer las actas de reuniones pasadas o incluso una copia de su registro de partes interesadas. La documentación anterior es un recurso útil en la identificación de las partes interesadas, ya que puede proporcionar información que puede haber pasado por alto y ahorrarle mucho tiempo.

En esta etapa, no es necesario clasificar a las partes interesadas. Eso sucederá más adelante en el proceso. Lo importante en esta etapa es capturar la mayor cantidad de personas o grupos que se verán afectados por el proyecto de alguna manera. La información recopilada eventualmente conducirá a la creación de un registro de partes interesadas.

Analizar las necesidades de las partes interesadas

Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, el siguiente paso es establecer el interés de las partes interesadas y el nivel de impacto en el proyecto. Descubre que algunos dueños de negocios locales están preocupados por el efecto que tendrá un BID en sus establecimientos. Les preocupa que el aumento de las pisadas lleve a un aumento brusco de la delincuencia y se han organizado para detener el BID.

Como se mencionó anteriormente, algunas partes interesadas tendrán una mayor influencia sobre el proyecto. Como sugiere el nombre, una red de interés de energía es una herramienta que le permite categorizar a las partes interesadas del proyecto según su poder e interés en el proyecto. Esta información se compila mediante una combinación de métodos de recopilación de datos cualitativos y cuantitativos y otorga una clasificación o priorización de las partes interesadas. Es importante no solo clasificar a las partes interesadas, sino también identificar sus interdependencias. Esto ayudará a identificar posibles conflictos y eliminar posibles redundancias.

Involucrar a las partes interesadas

La información recopilada a partir de la identificación y el análisis de las partes interesadas se ingresa en el registro de partes interesadas. Este documento identifica la información relevante para cada parte interesada, como nombre, función, detalles de contacto, requisitos, expectativas, clasificación e influencia.

Una talla no sirve para todos cuando se trata de involucrar a sus partes interesadas. Recuerde que los diferentes interesados ​​tendrán distintos niveles de poder e interés con respecto al proyecto. El lugar donde una parte interesada cae en la red de interés energético determinará su nivel de participación con ellos. Por ejemplo, la cantidad de información intercambiada, la cantidad de tiempo invertido y los recursos asignados variarán de una parte interesada a otra. Se comunica con las empresas que tienen preocupaciones sobre la delincuencia y las invita a una reunión abierta. Aquí les dices que una de las iniciativas del BID es instalar cámaras de seguridad de circuito cerrado que monitorearán la actividad en la zona. Les asegura que la participación en el BID en realidad conducirá a una mayor seguridad dentro del distrito para todos los residentes.

La comunicación está en el centro del plan de gestión de las partes interesadas. Parte de la comunicación eficaz es saber cuándo involucrar a un interesado y por qué motivos. Desea mantener sus proyectos dentro del alcance, el presupuesto y el cronograma, por lo que debe tener cuidado de invertir en las partes interesadas a la luz de estas limitaciones.

Resumen de la lección

Saber quiénes son sus partes interesadas es el primer paso para garantizar el éxito del proyecto. Tomarse el tiempo para conocer sus necesidades e inquietudes le ayudará a comprender mejor su impacto en el proyecto. Comprender el nivel de participación de las partes interesadas mediante el uso de la red de interés energético le permite invertir la cantidad adecuada de tiempo y recursos en cada parte interesada. Aunque la gestión de las partes interesadas es uno de los aspectos más desafiantes de cualquier proyecto, su ejecución efectiva es crucial para el éxito del proyecto. Si sigue un enfoque sistemático de identificación de las partes interesadas, el análisis de las necesidades de las partes interesadas y la participación de las partes interesadas, tendrá una mejor oportunidad de obtener la aceptación del proyecto de todas las partes involucradas.

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