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Planificación de la continuidad del negocio para proteger los activos de los clientes

Publicado el 24 septiembre, 2020

Lo desconocido de los eventos catastróficos

Todos hemos sido testigos de eventos desconocidos que nos dejan sin palabras y causan un caos en la vida de las personas y las operaciones comerciales. Algunos de los que me vienen a la mente de inmediato son el 11 de septiembre, el huracán Katrina y el huracán Irma. Cuando suceden eventos como estos, varias empresas pueden cerrar durante días, semanas o incluso meses. La pregunta para nosotros es, ¿cómo funciona una empresa si hay un evento importante y se ve obligada a cerrar o se destruye?

En cualquier buen plan de negocios, un propietario debe desarrollar planes para una multitud de escenarios hipotéticos. En la industria de servicios financieros, una firma miembro debe tener un plan de continuidad comercial como parte del plan comercial general. Ese plan debe incluir formas de mantener abiertas las operaciones para que una empresa pueda proporcionar a los clientes canales de comunicación, así como formas de acceder a sus cuentas de inversión y realizar pedidos.

¿Se imagina si todas sus inversiones fueran con una sola empresa de inversión y un huracán pasara por su área y la empresa fuera destruida? ¿Cómo podría ejecutar órdenes, solicitar la transferencia de dinero, realizar cambios importantes en la cuenta o pedir consejo? Normalmente, cuando ocurren eventos importantes como estos, tienen grandes impactos financieros en los mercados y en las personas afectadas. Estos son los momentos críticos en los que los inversores necesitan asesoramiento y acceso a sus fondos.

Requisitos de preparación para emergencias

La Regla FINRA 4370 describe lo que debe existir para que una firma miembro esté completamente preparada para continuar con sus negocios en caso de un cierre de emergencia. Las firmas miembro deben mantener un plan de continuidad comercial escrito que aborde cómo la firma cumplirá con sus compromisos existentes con sus clientes y contrapartes críticas. Se requiere que una firma revise y actualice este plan anualmente para dar cuenta de cualquier cambio material que haya ocurrido en la empresa.

Las firmas miembro deben tener un miembro designado de la gerencia, que también debe ser un director registrado, que lleve a cabo una revisión y aprobación anual del plan. Las empresas deben informar a sus clientes de sus planes de continuar en caso de un cierre, lo que puede hacerse por escrito, enviarse por correo a pedido o publicarse en su sitio web.

Las firmas miembro también deben enviar la información de dos contactos de emergencia a las agencias reguladoras, y los contactos deben ser gerentes senior y directores registrados. Las empresas deben actualizar esta información de contacto de emergencia cuando se produzcan cambios importantes y verificar la información dentro de los 17 días hábiles posteriores al final de cada año calendario.

Elementos de un plan de continuidad empresarial

Los elementos clave que deben abordarse en un plan de continuidad del negocio son los siguientes:

  1. Todos los sistemas de misión crítica : estos incluyen todos los sistemas necesarios que procesan transacciones de valores, mantienen cuentas de clientes, acceden a registros de clientes y transfieren fondos y valores.
  2. Evaluaciones financieras y operativas : son informes escritos sobre el riesgo financiero, crediticio y operativo que enfrenta una firma miembro en caso de un cierre de emergencia.
  3. Copia de seguridad y recuperación de datos: si una empresa mantiene copias impresas de cuentas, registros o informes, las copias de seguridad deben almacenarse fuera del sitio. Las copias electrónicas deben almacenarse de manera que se pueda acceder a ellas desde una ubicación diferente.
  4. Comunicaciones con reguladores
  5. Estrategia que permite a los clientes acceder a sus fondos si el negocio se cierra
  6. Componentes comerciales importantes, bancos y otras contrapartes: deben establecerse acuerdos si se interrumpe la relación de una firma miembro con un socio comercial crítico.
  7. Comunicaciones alternativas entre una firma miembro y sus empleados
  8. Comunicaciones alternativas entre una firma miembro y sus clientes
  9. Reportes regulatorios

Resumen de la lección

La Regla FINRA 4370 describe lo que debe existir para que una firma miembro esté completamente preparada para continuar con sus negocios en caso de un cierre de emergencia. Las firmas miembro deben mantener un plan de continuidad comercial y tener un miembro de la alta gerencia que también sea un director registrado que lo revise y apruebe anualmente. Las firmas miembro deben presentar a su agencia reguladora dos contactos de emergencia que sean gerentes senior y directores registrados. Estos contactos deben actualizarse tan pronto como ocurra cualquier cambio material y verificarse dentro de los 17 días hábiles posteriores al final de cada año calendario.

Los elementos de un plan de continuidad comercial deben incluir métodos de comunicación alternativos entre una empresa y sus clientes, empleados y reguladores. Un plan también debe tener en cuenta todos los sistemas de misión crítica, las evaluaciones financieras y operativas, los métodos de respaldo y recuperación de datos, las formas en que los clientes acceden a sus fondos y los arreglos alternativos con sus contrapartes críticas.

Los sistemas de misión crítica incluyen todos los sistemas necesarios que procesan transacciones de valores, mantienen cuentas de clientes, acceden a registros de clientes y transfieren fondos y valores. Las evaluaciones financieras y operativas son informes escritos sobre el riesgo financiero, crediticio y operativo que enfrenta una firma miembro en caso de un cierre de emergencia.

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