Rodrigo Ricardo

Planificación de la gestión de proyectos: procesos y herramientas

Publicado el 18 octubre, 2020

Planificación de la gestión de proyectos

Conoce a Adam. Adam acaba de ser ascendido a gerente de equipo de proyecto en su trabajo para ABC Corporation. Poco antes de que comenzara el proyecto, el gerente del proyecto renunció, dejando a ABC Corporation para encontrar una nueva persona para supervisar el proyecto. Fue en ese momento que decidieron nombrar a Adam como el nuevo director del proyecto.

Sintiéndose abrumado por su nuevo puesto, Adam decidió investigar los distintos pasos para llevar a cabo un proyecto de principio a fin. También repasó sus conocimientos sobre los recursos que serían beneficiosos para ayudar a gestionar el proyecto. Lo que Adam estaba aprendiendo esencialmente es el proceso y las herramientas que se utilizan a menudo con la planificación de la gestión de proyectos.

Definiciones basicas

Dediquemos un momento a proporcionar una base de términos para comprender mejor el proceso y las herramientas de planificación de la gestión de proyectos. Primero, está la gestión de proyectos , que es el proceso de completar un proyecto de principio a fin. Un director de proyecto es la persona asignada para supervisar el proceso.

Entonces, el proceso de planificación de la gestión de proyectos es una combinación de pasos para completar un proyecto. En otras palabras, es una lista de pasos por los que pasan los gerentes de proyecto para que el proyecto se pueda completar con éxito. Las herramientas son los recursos que el director del proyecto puede utilizar para ayudarles en el proceso. A medida que avanza la lección, aprenderemos más específicamente cuáles son esas herramientas.

El proceso de planificación

Los gerentes de proyecto suelen tomar los siguientes pasos al completar proyectos:

Paso 1: identificar un proyecto

Antes de que un proyecto pueda siquiera comenzar, una empresa debe decidir cuál será el proyecto. Esto significa saber qué necesita la empresa y qué proyectos se pueden realizar que beneficien a la empresa. Por ejemplo, para ser un director de proyecto eficaz, Adam debe decidir qué proyecto se completará y por qué ese proyecto es importante para los objetivos de la empresa.

Paso 2: determinar los detalles

Una vez que se ha establecido un proyecto, el siguiente paso es definir los detalles clave. En última instancia, este es el paso para decidir quién trabajará en el proyecto, cuáles serán sus responsabilidades, el cronograma de esas responsabilidades, los recursos que se utilizarán y el presupuesto. Entonces, este es el paso en el que Adam se encontrará con los miembros que trabajan en el proyecto. Luego les asignará una tarea a cada uno. Por ejemplo, María, la diseñadora gráfica de la empresa, podría ser responsable de diseñar todos los gráficos para el proyecto. Adam también deberá elegir un momento en el que se completará el proyecto, cuántas horas se asignarán al proyecto y cuánto dinero ABC Corporation asignará al proyecto.

Paso 3: iniciar el proyecto

Cuando se hayan completado todos los detalles y la planificación, comenzará el proyecto. Entonces, una vez que Adam haya planeado todos los detalles del proyecto, es hora de comenzar a trabajar en él.

Paso 4: Supervise y corrija los problemas

A medida que se completa el proyecto, es responsabilidad del director del proyecto observar el progreso. Esta es una excelente manera de identificar un problema. Cuando se encuentra un problema, el director del proyecto hará los cambios necesarios para que el proyecto pueda volver a encarrilarse. Un ejemplo podría ser que María no completa los diseños de acuerdo con la línea de tiempo, lo que finalmente retrasa la impresión final del proyecto terminado. Dependería de Adam no solo identificar que María no completó con éxito la tarea asignada, sino también encontrar una manera de terminar el proyecto de acuerdo con el cronograma establecido en los pasos anteriores.

Paso 5: finalizar el proyecto

Este es el paso en el que se completa el proyecto y el director del proyecto realiza una evaluación. Por ejemplo, el director del proyecto puede determinar qué salió bien y qué áreas deben fortalecerse. Cuando ABC Corporation finalice el proyecto, Adam deberá evaluar el proyecto.

Herramientas de planificación

Ahora que conocemos el proceso de planificación de la gestión de proyectos, tomemos un minuto para ver algunas de las herramientas útiles. Una herramienta que podría utilizar un director de proyecto como Adam es la lluvia de ideas , que es el proceso de dejar que su cerebro piense y vea qué ideas se le ocurren. Es simple y puede ser una excelente manera de dar rienda suelta a la creatividad. Por ejemplo, Adam y su equipo pueden sentarse y pensar en ideas para el proyecto. Pueden intercambiar ideas y construir sobre los pensamientos de los demás.

Otra herramienta son los diagramas de Gantt , que son diagramas en los que puede equilibrar su agenda y su progreso. Básicamente, mediante el uso de Excel u otra hoja de cálculo, puede trazar su progreso. Por ejemplo, Adam podría crear un cuadro en el que enumere cada tarea. A medida que se completa la tarea, puede marcarla u oscurecer el cuadrado.

Los diagramas de espina de pescado son otra gran herramienta, donde dibuja una flecha y conecta líneas que se derivan de ella, y cada línea representa algo significativo para el proyecto (de modo que se asemeja al esqueleto de un pez), como un recurso, una idea, un plausible. riesgo, etc. Si Adam usara un diagrama de espina de pescado, podría apuntar su flecha al proyecto terminado y cada ‘hueso’ podrían ser materiales utilizados, tareas que deben completarse o equipos utilizados.

Resumen de la lección

La gestión de proyectos es el proceso de supervisar un proyecto de principio a fin. Un director de proyecto es el que está a cargo del proyecto.

Al planificar, hay cinco pasos importantes involucrados en el proceso. Son:

  1. Identificar un proyecto
  2. Determinar los detalles
  3. Iniciar el proyecto
  4. Monitorear y corregir problemas
  5. Termina el proyecto

Algunas herramientas útiles para la planificación de la gestión de proyectos incluyen lluvia de ideas , diagramas de Gantt y diagramas de espina de pescado .

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