Rodrigo Ricardo

Planificación financiera en la gestión de proyectos

Publicado el 17 octubre, 2020

Planificación financiera del proyecto

Sue es propietaria de una empresa de paisajismo en crecimiento. Durante años, ha desarrollado y administrado presupuestos para los proyectos de sus clientes, pero ahora tiene más de lo que puede manejar sola. Hoy, Sue está entrevistando a Sam, su primer empleado, y pregunta sobre la planificación financiera del proyecto.

La planificación financiera del proyecto es el proceso de determinar los costos del proyecto y desarrollar un presupuesto. Una buena planificación financiera tiene muchos beneficios, incluida la estimación de ganancias, la reducción del riesgo financiero y la planificación de costos inesperados. Para el negocio de Sue, la planificación financiera del proyecto comienza con la estimación de cuánto costará completar un proyecto, utilizando estimaciones descendentes o ascendentes.

Métodos de estimación

Sue quiere asegurarse de que Sam podrá proporcionar a sus clientes estimaciones precisas de los costos del proyecto, por lo que comienza la entrevista pidiéndole que explique la diferencia entre los métodos de estimación descendente y ascendente. Sam está muy familiarizado con ambos y comienza describiendo la estimación de costos de arriba hacia abajo.

Estimación de arriba hacia abajo

La estimación de costos de arriba hacia abajo comienza con un costo final del proyecto y estima qué características del proyecto pueden encajar dentro de esos costos. En el negocio del paisaje, la estimación de arriba hacia abajo significa que un cliente tiene un presupuesto final en mente y quiere saber qué diseños se pueden hacer dentro de ese número de presupuesto. Sam explica la estimación de arriba hacia abajo utilizando un cliente anterior que tenía un presupuesto de $ 5,000, lo que permitió nuevos macizos de flores, un muro de contención de rocas y una pequeña fuente de agua. La estimación descendente generalmente se realiza sin entrar en detalles, basándose en datos anteriores de proyectos similares; es el “primer paso” en el presupuesto de un proyecto.

Estimación ascendente

En comparación, en la estimación de costos de abajo hacia arriba , las características que desea un cliente determinan el presupuesto final. En otras palabras, un gerente de proyecto primero determina las características deseadas, crea un plan detallado y luego suma todos los costos. Una vez más, Sam usa un proyecto reciente como ejemplo al explicar este método a Sue. Aquí, el cliente quería un jardín rodeado de parterres, un estanque grande y una piscina con terraza de madera. Sumando todos esos costos, Sam obtuvo un costo final del proyecto de $ 75,000.

Ventajas y desventajas

Cada método tiene ventajas y desventajas. La estimación descendente tiene la ventaja de ser rápida y sencilla de crear. Además, las estimaciones descendentes son fáciles de entender. Las desventajas de este método incluyen la falta de precisión, que ocurre porque se pasa por alto la entrada detallada. Debido a esto, la estimación descendente tiene un mayor potencial de inducir a error y los costos dados pueden variar ampliamente.

La estimación de abajo hacia arriba tiene la ventaja de ser mucho más precisa en la estimación de costos, lo que significa menos variación en el presupuesto final. Dado que requiere más información del cliente al recopilar los requisitos, los clientes están más involucrados en el proceso. Sin embargo, advierte Sam, la estimación ascendente lleva mucho más tiempo y es menos flexible cuando se trata de realizar cambios en el futuro.


Estimaciones de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba
Planificación financiera del proyecto: de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba

Crear un presupuesto de proyecto

Independientemente de cómo llegue al presupuesto de un proyecto, ya sea de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, los pasos principales involucrados en la creación de uno son los mismos:

  • Enumere los gastos
  • Cuantificar los gastos
  • Crea un programa de gastos

Veamos cómo Sam le demuestra cada paso a Sue.

Enumere los gastos

El primer paso para crear un presupuesto de proyecto, explica Sam, es enumerar los gastos obvios y ocultos de un proyecto. Los gastos obvios, como la mano de obra y los materiales, a menudo no se pasan por alto, pero deben ser lo suficientemente detallados como para capturar todas las tareas y materiales reales que se necesitarán. Incluso las tareas pequeñas añaden costos y deben incluirse.

Gastos ocultos

Los gastos ocultos a menudo se pasan por alto. Según Sam, estos incluyen costos de inspecciones, permisos y salarios de horas extra. En el trabajo de jardinería, se deben considerar los costos ocultos como el alquiler de equipos, las tarifas de mudanza y los permisos de la ciudad. Sam también habla sobre la planificación para contingencias: le dice a Sue que generalmente se agrega entre un 10% y un 15% al ​​presupuesto del proyecto para cubrir cualquier emergencia o gasto perdido.

Cuantificar los gastos

Una vez que se enumeran todos los gastos del proyecto, se deben adjuntar números de presupuesto a cada uno: esto se conoce como cuantificación de los gastos. Con experiencia en una industria específica, los gerentes de proyectos pueden cuantificar los gastos sin ayuda externa. En algunos casos, sin embargo, es una buena idea obtener una cotización real para cosas como inspecciones de la ciudad, servicios de mudanza o alquiler de equipos. Una buena regla general es que si tiene que pagarle a alguien para que realice un servicio para completar su proyecto, debe obtener una cotización para incluirla en su presupuesto estimado.

Impresionada con el conocimiento de Sam sobre la planificación financiera de proyectos, Sue continúa la entrevista preguntando sobre los programas de gastos.

Cree un programa de gastos

Armado con toda la información sobre el presupuesto de un proyecto, el siguiente paso es crear un programa de gastos. Un programa de gastos es simplemente una línea de tiempo de cuándo se incurrirá en los gastos durante un proyecto. Un programa de gastos se puede calcular de forma diaria, semanal o anual, según la duración del proyecto y las demandas de informes. En la mayoría de los proyectos de paisajismo, explica Sam, un programa de gastos semanal es suficiente.

Muchos directores de proyectos incluyen programas de gastos en un plan general del proyecto; otros usan un programa de gastos separado. Los gastos se pueden mostrar en forma de retiro o de forma resumida.


Ejemplo de un programa de gastos
Un buen programa de gastos muestra varias métricas

Resumen de la lección

La planificación financiera del proyecto , el proceso de determinar los costos de los proyectos y desarrollar un presupuesto, es esencial para tomar decisiones inteligentes. Los beneficios de la planificación financiera del proyecto son la estimación de beneficios, la reducción de riesgos financieros y la planificación de costos inesperados. Los conceptos clave en la planificación financiera incluyen:

  • Estimación de arriba hacia abajo : un método de planificación del presupuesto del proyecto donde el punto de partida es el costo final de un proyecto y las características están determinadas por lo que puede caber en un presupuesto.
  • Estimación ascendente : un método de planificación del presupuesto del proyecto donde las características sirven como punto de partida de un proyecto y sus costos determinan el presupuesto final.
  • Programa de gastos : una línea de tiempo de cuándo se incurrirá en los gastos durante un proyecto

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