Planificación y organización de un equipo virtual

¿Qué es un equipo virtual?

Imagínese tener un trabajo en el que pueda levantarse de la cama, tropezar con la cafetera y luego comenzar a trabajar en pijama. Bueno, no crea que esto es imposible. Cada vez más empresas utilizan equipos virtuales en el lugar de trabajo. Un equipo virtual es un grupo de empleados que trabajan en muchas ubicaciones geográficas. El equipo colabora a través de Internet y plataformas de teleconferencia.

No todos los equipos virtuales trabajan desde casa. Los equipos virtuales pueden trabajar desde oficinas satélites repartidas por todo el mundo. De hecho, muchas empresas van en esta dirección y la tendencia tiene un buen sentido comercial. Con empleados ubicados en todo el planeta, se puede trabajar las 24 horas del día. Otro beneficio para los equipos virtuales es la reducción de los gastos generales. La empresa no necesita pagar tanto por el espacio y el equipo de oficina. Es rentable y conveniente.

Pero cambiar a equipos virtuales no es una solución perfecta para las limitaciones de una estructura de oficina convencional y requiere una planificación cuidadosa. Esta lección explora cómo planificar y organizar un equipo virtual.

Planeando y organizando

Cuando Cogsworth Consulting decidió reducir el tamaño de su sede corporativa y permitir que muchos empleados trabajaran desde casa, los líderes y empleados de la empresa estaban entusiasmados. Los empleados se imaginaban a sí mismos trabajando junto a la piscina, mientras que los ejecutivos de Cogsworth imaginaban a los empleados trabajando más horas, siendo más productivos y experimentando un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida.

Pero los ejecutivos de Cogsworth también sabían que esta importante decisión requeriría una planificación cuidadosa para lograr los beneficios que todos esperaban. La gerencia necesitaría:

• Establecer protocolos para el flujo de trabajo
• Definir planes de trabajo para equipos
• Establecer expectativas para los miembros del equipo

Cuando la gerencia comienza a establecer protocolos para el flujo de trabajo , necesita delinear los procedimientos y sistemas generales de la empresa para el flujo de trabajo. La razón de esto es principalmente porque el equipo virtual no se puede monitorear de la misma manera que un equipo en una ubicación de ladrillo y cemento. Los miembros del equipo no solo trabajan en diferentes ubicaciones, sino que también pueden estar trabajando en diferentes momentos.

Establecer protocolos no significa microgestión. Pero se deben establecer y acordar procedimientos precisos para el flujo de trabajo, las horas, los procesos y los canales de comunicación antes de que cualquier empleado pueda unirse a un equipo virtual. Después de todo, los gerentes deben tener una forma de monitorear a sus empleados a distancia.

A medida que la gerencia se prepara para definir planes de trabajo para los equipos , los planes de trabajo deben desarrollarse. Estos son específicos del equipo y son planos detallados de cómo cada miembro del equipo realizará las tareas. Piense en ellos como planes de acción o listas de tareas, pero más detalladas. Algunas cosas para incluir en un plan de trabajo son una descripción general de la tarea o proyecto, una descripción del propósito de la tarea o proyecto y un cronograma para su finalización.

Los planes de trabajo también deben especificar cómo se responsabilizará a cada empleado de la realización de las tareas o proyectos asignados. Por tanto , se debe crear un proceso de seguimiento . Dado que Cogsworth es una empresa de consultoría, los empleados son los principales responsables de conseguir nuevos negocios de consultoría. Una forma en que la gerencia puede realizar un seguimiento del desempeño es mediante la creación de un programa de software en el que los consultores puedan ingresar sus actividades diariamente. La gerencia puede ejecutar un informe cada semana para ver qué está sucediendo en las oficinas virtuales.

Finalmente, la gerencia necesita establecer expectativas para los miembros del equipo . Ser parte de un equipo significa comprometerse con su propósito y metas, y ser responsable de sus resultados. Por lo tanto, para aclarar las cosas, se deben establecer las expectativas individuales de los empleados. A los empleados les gusta saber qué espera el jefe de ellos en términos de su desempeño.

La gerencia puede comenzar a establecer expectativas al:

• Establecer metas de desempeño
• Dar instrucciones claras
• Definición de horarios, incluidos detalles como las horas de trabajo, los días de la semana y los plazos
• Proporcionar una descripción detallada de las responsabilidades.
• Asignar un cronograma de responsabilidad

Cada empleado prefiere la dirección, y el miembro del equipo virtual no es diferente. De hecho, debido a que el equipo virtual trabaja de forma aislada, estos empleados pueden requerir aún más comunicación sobre sus tareas o proyectos.

Comunicado

Dado que el equipo puede estar formado por personas de todo el mundo, la comunicación en equipo puede ser un desafío. Esto es especialmente cierto para las reuniones de equipo cuando los equipos están en más de un país. Por ejemplo, Cogsworth tiene equipos en Nueva York, Dubai y Sydney. Para que se programe una reunión, la gerencia tendría que considerar que cuando son las 12:00 p. M. En Nueva York, son las 8:00 p. M. En Dubai y las 2:00 a. M. En Sydney. No importa cómo se mire, alguien tendrá que levantarse temprano o quedarse despierto hasta muy tarde para una reunión en el mismo momento.

Para que este equipo se comunique, la gerencia debe hacer todo lo posible para programar reuniones cuando todos los miembros del equipo estén disponibles. Dado que eso no siempre es posible, se debe proporcionar un webcast de la reunión en el sitio web de la empresa. De hecho, cualquier información que los equipos necesiten para lograr los objetivos debe publicarse en una ubicación central y ser accesible para los miembros del equipo en cualquier momento.

Software y hardware

Trabajar en un equipo virtual puede requerir un tipo diferente de software y hardware de computadora. Dado que los empleados no acceden al servidor principal a través de computadoras de la empresa cableadas, se deben tomar medidas adicionales para garantizar que el trabajo se pueda realizar sin problemas.

El equipo virtual debe tener un software que haga que la comunicación sea simple y efectiva. Cosas como la tecnología de videoconferencia, las cuentas de correo electrónico y el software de gestión de proyectos harán que enviar y recibir información sea rápido y fácil.

Aunque los miembros del equipo pueden usar sus propias computadoras, es importante que las computadoras personales tengan las capacidades adecuadas y sean compatibles con el software utilizado por la empresa. Los módems y teléfonos de Internet también deben poder interactuar con el servidor de la empresa. Por supuesto, la computadora de cada empleado virtual debe estar equipada con software antivirus actualizado para evitar la captura de errores peligrosos.

Con equipos trabajando lejos y cerca, la seguridad de Internet debe ser una prioridad. La información confidencial de la empresa se vuelve algo pública cuando los empleados trabajan en diferentes ubicaciones. Piense en los empleados que utilizan cafeterías y tiendas de sándwiches como oficinas remotas.

Una forma en que las empresas pueden proteger la información es proteger los datos en un sistema basado en la nube . Esto significa que la información se almacena en Internet en lugar de en una computadora personal. La creación de contraseñas altamente seguras que requieren letras, números e incluso caracteres especiales dificulta que los piratas informáticos accedan a las cuentas.

La gerencia también debe considerar limitar la cantidad de información a la que pueden acceder los empleados. Una VPN segura o una red privada virtual pueden ayudar con esto. La información confidencial de la empresa se almacena en la VPN y solo es accesible para personas especiales. El acceso VPN incluso se puede personalizar para que el acceso sea limitado según las necesidades del empleado.

Con una planificación exhaustiva de los procesos, la programación y los asuntos tecnológicos, los equipos virtuales pueden beneficiar a los empleados de una empresa y sus resultados finales.

Resumen de la lección

Un equipo virtual es un grupo de empleados que trabajan desde muchas ubicaciones geográficas y colaboran a través de Internet. Los equipos virtuales son tendencia porque las empresas están comenzando a darse cuenta de que pueden ahorrar miles de dólares eliminando el espacio de oficina. Un gerente astuto también sabe que debido a que los equipos virtuales trabajan en todo el mundo, la producción nunca se detiene. Los miembros del equipo que se encuentran dispersos por todo el mundo pueden trabajar en partes del mismo proyecto las 24 horas del día.

Para asegurar el éxito de los equipos virtuales, la gerencia primero debe configurar procesos y sistemas para el flujo de trabajo. También deben existir planes de trabajo. Dado que los empleados no están acorralados en la sede corporativa, la comunicación debe gestionarse teniendo en cuenta las distintas zonas horarias de las ubicaciones de los empleados.

También se deben abordar las consideraciones de software y hardware. Los equipos virtuales deben poder acceder a los documentos de la empresa y compartir información fácilmente. Esto se puede hacer utilizando programas de software específicos. Esto lleva a garantizar que los empleados tengan computadoras, módems y teléfonos para comunicarse. Por supuesto, las computadoras deben estar libres de virus y ser seguras.

El equipo virtual se está volviendo común en los negocios de hoy. Con algunos sistemas implementados y la tecnología adecuada, los equipos virtuales pueden ser una parte productiva de la empresa.