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Presupuesto de base cero: definición, ventajas, desventajas y ejemplos

Publicado el 14 septiembre, 2020

¿Qué es el presupuesto de base cero?

El presupuesto de base cero es un método de presupuestación en el que cada gasto debe justificarse en cada ciclo presupuestario. Cuando la empresa comienza un proceso presupuestario, comienzan desde cero. Cada departamento debe solicitar fondos a través de un plan detallado que describe para qué se utilizará cada asignación de fondos y qué beneficios recibirá la empresa.

El proceso de presupuestación de base cero

Digamos que es gerente en una empresa que utiliza presupuestos de base cero. ¿Qué sucederá realmente cuando llegue el momento de planificar el próximo año?

El primer paso: se le pedirá que prepare un presupuesto para su departamento para el próximo año. Deberá incluir todos los costos de su departamento, incluidos los salarios, los viajes y los suministros. También deberá justificar estos costos explicando exactamente lo que obtendrá la empresa de esos gastos. ¿Quizás ensamblarás 50 autos? ¿O vender 20.000 widgets? ¿O proporcionar estados financieros cada mes y asegurarse de que todos los empleados reciban el pago correcto?

El siguiente paso: una vez que haya entregado su presupuesto, probablemente se le pedirá que lo presente a un grupo que incluya a la alta gerencia y al personal de presupuestos. Presentará sus números y justificación, y luego responderá preguntas sobre los montos que solicita. A veces, las empresas reducirán o eliminarán las partidas durante la reunión si la gerencia no cree que los gastos sean necesarios.

El último paso: una vez que se hayan realizado todas las reuniones, el personal de presupuesto ajustará los presupuestos según las instrucciones de la alta dirección. Luego proporcionarán una consolidación final a la administración para su aprobación. Una vez que se apruebe, se le enviará el presupuesto de su departamento y podrá comenzar a planificar en función de su plan final aprobado.

Ventajas del presupuesto de base cero

La principal ventaja del presupuesto de base cero es que cada costo se reevalúa cada año. Quizás la compañía tiene servicio de cable a sus salas de conferencias, pero ahora usa su banda ancha inalámbrica para mostrar videos durante las reuniones. Una empresa que basa su presupuesto en los costos reales del año anterior podría seguir pagando por el servicio, sin darse cuenta de que ya no es necesario. En el presupuesto de base cero, se revisan todos los gastos, de modo que se pueda eliminar todo lo que no contribuya a los objetivos actuales de la empresa.

Además, los gerentes deben presentar los beneficios que la empresa recibirá de su departamento junto con el costo de brindar esos servicios. Esto le da a la alta dirección la oportunidad de asegurarse de que cada grupo esté contribuyendo a los objetivos actuales de la empresa y que los costos de cumplir con las diversas iniciativas tengan sentido.

Desventajas del presupuesto de base cero

La principal desventaja del presupuesto de base cero es que lleva mucho tiempo preparar un presupuesto desde cero todos los años y luego realizar varias reuniones para discutir cada aspecto de ese presupuesto. Además, puede ser difícil para los departamentos que no generan productos o ingresos directamente defender sus gastos.

Resumen de la lección

Revisemos.

La presupuestación de base cero es un método de presupuestación en el que la empresa comienza desde “cero” cada año. Ningún proyecto o departamento se considera preaprobado y todos los gastos propuestos deben justificarse antes de ser incluidos en el plan. Tiene ventajas debido a la revisión detallada de los gastos y al enfoque en asegurarse de que todas las actividades ayuden a respaldar el panorama general de la empresa. La principal desventaja es que la preparación requiere mucho tiempo.

Los resultados del aprendizaje

Evalúe su capacidad para lograr estos objetivos cuando termine la lección sobre el presupuesto de base cero:

  • Expresar comprensión del método de presupuestación de base cero
  • Discutir las ventajas y desventajas del presupuesto de base cero

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