Principios de delegación de responsabilidad en una oficina

Publicado el 10 noviembre, 2020

Delegación que no realiza dumping

Judy es gerente intermedia en Lamps of the Future. Tiene una variedad de proyectos con los que está haciendo malabares y ha decidido delegar algunas de estas responsabilidades a los miembros de su equipo.

Sin embargo, no puede simplemente apilar el proyecto en el escritorio de un empleado y marcharse. Al hacer eso, estaría dando una confianza ciega a ese empleado, asumiendo que hará exactamente lo que ella imagina, y esto generalmente no sale bien. Esto se llama dumping y se refiere a poner su trabajo en otra persona sin involucrarla en el proceso y asegurarse de que también esté obteniendo algo de él.

Principios de delegación

Entonces, ¿cómo Judy delega de manera efectiva? Los siguientes son principios que se deben tener en cuenta al intentar delegar de una manera que sea exitosa para todos.

Resultados y expectativas

Antes de delegar una tarea, debe saber cuál se supone que debe ser la expectativa. Por ejemplo, quizás el gerente de Judy le haya pedido que se comunique con 100 clientes antes de fin de mes. Bueno, ella conoce las expectativas, pero ¿cómo llega su equipo allí? Antes de delegar en otros miembros de su equipo, se asegura de haber elaborado un proceso o idea para que lo sigan, por ejemplo, llamando o enviando un correo electrónico a 25 clientes a la semana. También puede resultar útil crear una plantilla para el correo electrónico.

Definir correctamente las funciones

Al delegar, asegúrese de que haya un conjunto claro de reglas y necesidades que deben surgir del trabajo. Esto ayuda a que todos se mantengan claros y también ayuda con la comunicación más adelante. Judy podría tener el siguiente conjunto de pautas definidas, por ejemplo:

  • Seleccione 100 clientes que no hayan hablado con la empresa recientemente.
  • Cree una plantilla para enviar un correo electrónico al cliente.
  • Envíe al menos 25 correos electrónicos por semana a los clientes.
  • Registre cualquier respuesta que reciba y cualquier negocio que genere.

Principio escalar

El principio escalar se refiere a asegurarse de que la persona a la que delegue sepa a quién informa y cuándo. ¿El equipo de Judy le informa los resultados y luego Judy se ocupará de la administración? ¿O el equipo se dirigirá directamente a la dirección? Asegúrese de que esto se indique claramente.

Nivel de autoridad

Al delegar, es importante que los empleados conozcan su nivel de autoridad. ¿El equipo de Judy tiene autoridad para elegir a los clientes a los que enviar correos electrónicos? ¿Necesitan la aprobación de Judy? ¿Tienen autoridad para crear una plantilla y usarla sin aprobación? Asegurarse de que esto sea claro asegurará que el proceso sea más fluido. Además, otorgar autoridad adicional a los empleados les brinda nuevas habilidades para usar más adelante, lo cual es positivo para ellos.

Un delegador

Al delegar un proyecto o una responsabilidad, es importante asegurarse de que el empleado no reciba varios proyectos de varios gerentes diferentes al mismo tiempo. Solo Judy debería estar delegando en este momento. Esto asegura que no haya confusión y que la persona a la que se delega no se sienta abrumada.

Asumir la responsabilidad

Cuando delega una tarea, sigue asumiendo la plena responsabilidad de sus resultados. Entonces, si el trabajo que recibe Judy no está a la altura de las especificaciones de su gerente, no puede culpar a otra persona. Para aprovechar esto, si el empleado de Judy acepta la tarea solicitada, entonces también acepta la responsabilidad.

Autoridad y responsabilidad

No debe dar más responsabilidad a alguien de lo que su autoridad justifica. Por ejemplo, el empleado de Judy debe ser responsable de enviar correos electrónicos a los clientes, pero no de crear una plantilla si tiene que ser creada por un equipo de marketing.

Habilidades

Hemos hablado de todos los principios, pero hay algo importante a tener en cuenta: asegúrese de que la persona a la que delega obtenga algo a cambio. Quizás estén adquiriendo habilidades en gestión o marketing. O podría ser tan simple como avanzar hacia una buena revisión al final del año, lo que aprovecha el potencial de una promoción.

Lo que sea que el empleado esté recibiendo también debe describirse, para que tengan el ímpetu y el impulso para hacer su mejor esfuerzo.

Resumen de la lección

Al delegar, desea asegurarse de no confiar ciegamente en sus empleados sin un conjunto de reglas para ayudar a todos a comunicarse con claridad. Además, no querrá simplemente deshacerse del trabajo y marcharse; los resultados no tendrán éxito. Los principios de delegación son los siguientes:

  • Asegúrese de describir los resultados y las expectativas.
  • Definir adecuadamente las funciones del proyecto.
  • Siga el principio escalar , que requiere que su delegado sepa a quién informa.
  • El nivel de autoridad debe ser definido y claro.
  • Un delegador solo debe trabajar con un empleado para que no haya confusión.
  • Asume la responsabilidad del trabajo que delegas, ya que este era tu proyecto o proceso.
  • La autoridad y la responsabilidad deben ser iguales; no puede exigir resultados que exijan más autoridad que la que tiene un empleado.
  • El empleado debe estar recibiendo nuevas habilidades o remuneración por su trabajo, ya que normalmente esto está fuera de su alcance.

Cada principio asegura que el delegador y el delegado tengan un marco adecuado, lo que resultará en el deseo resultante.

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