Principios de la gestión del cambio: definición, conceptos y ejemplos

¿Qué es la Gestión del Cambio?

La gestión del cambio es un proceso estructurado que permite que una organización evolucione planificando e introduciendo nuevas formas de implementar flujos de trabajo. La gestión del cambio en una organización nunca puede ocurrir de forma aislada. Incluso los cambios más pequeños en una parte de la empresa impactan en otras áreas de trabajo y en todas las personas involucradas dentro de la empresa.

Puede ser necesario implementar cambios en la forma de trabajar en una organización debido a diferencias en las demandas de los consumidores a lo largo del tiempo, la llegada de nuevas tecnologías, la entrada de nuevos competidores en el mercado o simplemente un cambio en la mentalidad de trabajar entre las personas. Esta implementación de la gestión del cambio ayuda a una organización a mantenerse relevante a largo plazo al tener un funcionamiento efectivo en todo momento, afectando todo su propósito.

Por ejemplo, una empresa de diseño web que se especializa en diseño de logotipos, puede tener que reestructurarse con el tiempo a medida que surja la tecnología con diseños de logotipos web para automóviles. Puede ampliar el alcance del trabajo que realiza dentro del dominio del software para atraer más clientes y obtener ganancias, así como mejorar su metodología actual de diseño de logotipos para producir un trabajo de más calidad. Todos estos cambios son necesarios para seguir siendo relevantes en el mercado a medida que aparecen más competencia y nuevas tecnologías.

Importancia de liderar el cambio en una empresa

Liderar el cambio en una organización debe abarcar una planificación e implementación integrales porque tiene un efecto de gran alcance en todos los procesos y personas involucradas en la empresa.

Algunos de los elementos clave para liderar e implementar el cambio son los siguientes:

• Liderazgo comprometido: los empleados observan y siguen a sus superiores. Cuando está claro que los directivos están plenamente comprometidos con la innovación y los matices en el trabajo, los trabajadores lo siguen.
• Compromiso del grupo de trabajo: simplemente no basta con comunicar los cambios de planes a los trabajadores. Deben participar en todas las fases de la gestión del cambio a través de retroalimentación y mayores diferencias en el trabajo a medida que ocurren.
• Evaluación periódica: los cambios aplicados deben revisarse periódicamente y modificarse más, si es necesario, para que se lleven a cabo de manera efectiva y estar informados de los obstáculos.

Principios de la gestión del cambio

La gestión del cambio estratégico debe implementarse preparando a la fuerza laboral con anticipación y teniendo a todas las personas de la organización a bordo. Un nombre destacado en el campo de la gestión del cambio organizacional es John Kotter, profesor de la Escuela de Negocios de Harvard y eminente líder intelectual que fundó la consultora Kotter International.

Los principios de la gestión del cambio establecidos por John Kotter son:

Seleccione pocos y muchos diversos

Una característica común en las organizaciones es que “unos pocos elegidos” de la alta dirección toman las decisiones que luego se transmiten al personal restante: los “muchos diversos”. Dado que los “muchos diversos” implementan los cambios en su forma de trabajar a diario, es imperativo que participen en la toma de decisiones junto con los “pocos elegidos” para que acojan el cambio y lo esperen con ansias.

Por ejemplo, en una pequeña empresa de diseño web, el propietario puede decidir reemplazar una herramienta particular para diseñar logotipos por otra tecnología porque es menos costosa. Sin embargo, el diseñador del logotipo, que ya ha utilizado la herramienta más barata, se da cuenta de que es posible que no genere logotipos de calidad. Dado que el creador del logotipo es parte del proceso de toma de decisiones, le ahorra a la empresa un tiempo valioso al capacitar a los empleados sobre la nueva tecnología. Además, evitará la competencia en el mercado ya que la calidad ya no se verá comprometida.

Tengo que y quiero

Una vez que “los diversos muchos” participan en el proceso de toma de decisiones y comprenden por qué los “pocos elegidos” buscan ciertos cambios, se sienten valorados y harán recomendaciones, brindarán retroalimentación y realizarán consultas. Esto les hace “querer” sostener y hacer avanzar la organización en lugar del sentimiento de que “tienen que” hacerlo.

En la empresa de diseño web mencionada anteriormente, el propietario ahora quiere diversificar el negocio y pasar de diseñar solo logotipos a crear también sitios web. La plantilla de diez empleados participa en este proceso de pensamiento innovador que el propietario pretende realizar. Entienden que recibirán la capacitación necesaria y aprenderán a utilizar nuevas tecnologías que ampliarán su cartera de trabajo y los harán competentes en más aspectos del desarrollo de software además del diseño de logotipos. Habiendo comprendido las necesidades de la empresa junto con su contribución personal a ella, el personal ahora “querría” implementar estos cambios y estaría motivado para sostener la empresa; no “tienen que” aprender un nuevo trabajo porque el propietario así lo indique.

Cabeza corazón

Si bien una empresa es impulsada por la “cabeza” con números, datos y cifras, también es la cultura de la organización lo que es importante porque el “corazón” decide qué atrae a la fuerza laboral y qué desean.

Cuando el fundador de la empresa de diseño web explica cómo la diversificación del negocio es importante para el sustento a largo plazo de la empresa en el mercado, cómo atenderá las necesidades cambiantes de los clientes, cómo afectará las ganancias de la empresa y cómo se beneficiarán los empleados. a partir de ahí, este líder combina cabeza y corazón integrando cifras en tiempo real con aspiraciones a largo plazo.

Liderazgo de la dirección

El liderazgo en la gestión del cambio es una combinación de habilidades duras y blandas. Si bien requiere competencia en la gestión de proyectos, también existe la necesidad de conectarse emocionalmente con la gente.

En la empresa de diseño web, el propietario se asegura de que la plantilla reciba una buena formación. Él o ella también verifica individualmente con cada miembro para asegurarse de que estén aprendiendo bien, si hay algún área en particular en la que creen que la capacitación podría ser más integral y si hay compromisos personales que les impiden aprender mejor. Esto garantizará que se logre una sólida competencia técnica mediante la gestión técnica y emocional.

Ejemplos de principios de gestión del cambio

Las técnicas de gestión del cambio son los procesos de pensamiento y acciones que conducen a una comprensión e implementación completa de los cambios, teniendo en cuenta las ventajas de implementar los principios de gestión del cambio o las desventajas de no realizar los cambios.

• Comprensión: este paso implica el motivo del cambio y por qué debe implementarse. Requiere comprender los efectos a corto y largo plazo del cambio en las personas y la organización, así como cómo todos y todo contribuirán a los cambios realizados.
• Planificación: Un plan integral para implementar un cambio dentro de una organización implica determinar correctamente el diseño, el soporte y el impacto de este paso. Garantiza si la formación interna es suficiente para realizar los cambios por completo o si se requiere apoyo externo.
• Implementación: existen varios modelos que pueden ayudar a una organización a implementar cambios, y estos se pueden personalizar según las necesidades individuales de la empresa. Un modelo de gestión de cambios popular es el modelo de cambio de ocho pasos de Kotter, que implica la participación total de todos en la organización junto con el cumplimiento de los cronogramas para implementar cualquier cambio.
• Comunicación: este es un paso clave para garantizar una gestión exitosa del cambio dentro de una organización. Los empleados deben comprender por qué es necesario un cambio y también cómo les afecta y beneficia a ellos y a la organización. Al comunicarse se debe tener en cuenta el enfoque “Cabeza y Corazón” mencionado por Kotter. Los empleados deben comprender los tecnicismos y los datos detrás de por qué la gerencia quiere implementar cambios en la organización, así como también cómo los cambios atenderán los deseos de los empleados y sus objetivos personales a largo plazo.

Mejores prácticas y consejos para la gestión del cambio

El proceso de gestión de cambios de ocho pasos de Kotter incluye mejores prácticas y consejos útiles para la gestión de cambios. Estos son los siguientes:

1. Crear un sentido de urgencia: presentar un plan de cambio no es suficiente. Presentar una oportunidad de cambio que beneficie a todos ayuda a crear la voluntad de implementar el cambio lo antes posible.
2. Construir una coalición rectora: la participación de todas las partes en el cambio permite brindar orientación en todas las etapas de la implementación del cambio.
3. Formar una visión estratégica: pintar el panorama final después de que se haya implementado el cambio y cómo ha afectado positivamente a todo es un paso motivacional en lugar de simplemente establecer procesos para implementar los cambios.
4. Reclutar voluntarios: la dirección necesita apoyo total para una gestión del cambio exitosa. Por lo tanto, involucrar a tantos empleados interesados ​​como sea posible en el proceso garantiza que la visión se mantenga e implemente.
5. Eliminación de barreras: la revisión periódica de los procesos de gestión de cambios permite eliminar cualquier barrera que pueda estar frenando o impidiendo el cambio, como comunicación poco clara, procesos ineficaces, etc.
6. Celebrar los triunfos a corto plazo: cualquier éxito o resultado positivo en el camino hacia la gestión del cambio debe hacerse público y recompensarse. Esto mantiene la motivación y la moral de los empleados.
7. Mantener el impulso: Los pequeños éxitos deben utilizarse como trampolín para lograr una implementación más rápida en los aspectos más difíciles del proceso de gestión del cambio.
8. Instituir el cambio: este paso implica analizar y comunicar cómo el cambio ha afectado positivamente a todas las partes.

Resumen de la lección

La gestión de cambios es un proceso planificado por pasos para implementar cambios en los flujos de trabajo y la cultura de una organización. La gestión del cambio estratégico permite que una organización sea más eficaz a la hora de funcionar y superar los desafíos de la competencia. Liderar el cambio en una empresa requiere compromiso en todos los niveles y participación del grupo de trabajo junto con una revisión periódica de los cambios implementados.

El proceso de ocho pasos de gestión del cambio de Kotter es un modelo importante de gestión del cambio. Busca involucrar a todos los empleados en el proceso de toma de decisiones de gestión del cambio para que quieran implementar los cambios y comprendan cómo beneficiará no solo a la organización sino también a sus aspiraciones. El modelo de Kotter incluye aspectos de la gestión del cambio como la comprensión, la planificación y la comunicación. También ha ideado cuatro principios de gestión del cambio, que incluyen Seleccionar pocos y muchos diversos, Tener que y querer, Cabeza y corazón y Gestión y liderazgo.