Propósito, contenido y estructura de las notas

Definición

Percy trabaja para un estudio de diseño de juegos en Silicon Valley. Él es el líder del equipo para un nuevo juego que se está desarrollando y su gerente le ha pedido a Percy que le escriba un memorando semanal sobre el progreso del equipo. Un memo es un documento breve e informal que se utiliza para la comunicación interna dentro de una organización. Suelen estar redactados en tono informal, ya que el documento es para consumo interno entre compañeros.

Propósito y contenido

Las notas son documentos bastante flexibles y se pueden usar para muchos propósitos diferentes. El memorando de Percy, por ejemplo, se está escribiendo para actualizar a su supervisor sobre el estado y el progreso del juego que está desarrollando su equipo. Las notas también pueden servir como:

• Documentación o un registro, como para documentar un accidente en el trabajo o registrar el motivo del despido de un empleado.
• Confirmación de decisiones o fecha y hora de eventos futuros.
• Informes de estado y progreso
• Difusión de normas y procedimientos
• Instrucciones o directivas, como delegación de tareas y responsabilidades.
• Un método para consultar acerca de un procedimiento organizacional, evento u otro problema organizacional
• Un prefacio a un informe formal

Estructura

Si bien una nota es una forma de comunicación muy flexible, tiene una estructura reconocible que Percy usará. Percy incluirá una sección de encabezado, que incluye una línea separada que muestra la fecha de la nota (la línea de fecha), a quién se envía la nota (conocida como la línea ‘para’), quién es el remitente (conocido como ‘ from ‘), y el asunto del memo (conocido como línea de asunto).

Después de redactar el título del memo, Percy hará una breve introducción antes de entrar en el meollo de la discusión. La mayoría de los memorandos requerirán solo una o dos oraciones que le digan al lector cuál es el tema y por qué está escribiendo sobre él. Por ejemplo, el memo de Percy tendrá una oración que le dice a su supervisor que el memo es la actualización semanal del proyecto solicitada por el supervisor.

Percy luego pasa al corazón del memo, que es la discusión. La discusión es donde se desarrolla el contenido del memo. Percy, por ejemplo, discutirá dónde se encuentra el equipo en el desarrollo del juego, si el equipo está dentro del calendario y cualquier problema actual o previsible que haya causado, o pueda causar, un retraso. Es importante tener en cuenta que los párrafos tradicionales no suelen ser la forma más eficaz de comunicar su contenido en notas. En cambio, a menudo es más efectivo usar listas, encabezados, negrita o cursiva, e incluso gráficos para enfatizar el contenido clave porque es posible que su lector no tenga tiempo para leer texto denso para llegar a sus puntos principales.

Una vez finalizada la discusión, Percy pasará a la conclusión. Al igual que la introducción, la conclusión suele ser solo un par de oraciones que pueden agradecer al lector y también incluir una directiva para la acción, que simplemente le dice al lector los próximos pasos que el autor o el lector deben tomar, incluidas las fechas de la acción. ser tomado. Por ejemplo, Percy le informará a su supervisor cuál es el próximo paso en el desarrollo para la próxima semana.

Finalmente, a veces una nota puede incluir archivos adjuntos que respalden su contenido. Por ejemplo, un memorando sobre una nueva regla o procedimiento puede incluir una copia de la regla o procedimiento que se colocará en el manual correspondiente. Percy, por otro lado, puede incluir una línea de tiempo de desarrollo o un calendario con su memo para ayudar a su supervisor a comprender rápidamente el progreso histórico del desarrollo y su desarrollo proyectado durante los próximos meses.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Un memo es un documento comercial informal común que se escribe para proporcionar información internamente dentro de una organización. A menudo, los memorandos se escriben para servir como documentación, confirmación, informes de progreso, difusión de información, instrucciones, un método de investigación o como prefacio de un informe formal. Un memo generalmente se compone de un título, una introducción, una discusión y una conclusión. En ocasiones, se adjuntan documentos de apoyo o elementos visuales a una nota.

¿Recibiste la nota?

Un elemento básico en la vida empresarial es el memo. Si bien tiende a ser una interacción informal entre compañeros de trabajo, un memorando adecuado aún tiene un formato bastante estricto. Conocer ese formato puede ayudar a alguien a evitar parecer poco profesional.

Los resultados del aprendizaje

Repase la lección sobre notas a su propio ritmo hasta que pueda:

• Indique qué es un memo
• Indicar el propósito de una nota
• Resalte los diversos aspectos de una nota