¿Qué es el canal en la comunicación? Definición y ejemplos
¿Qué es un Canal de Comunicación?
La precisión de la información recibida a través de la comunicación depende del tipo de medio o canal utilizado. La definición de comunicación es el flujo de información hacia adelante, hacia atrás y hacia los lados en una organización. La definición de canal en comunicación se refiere al uso de medios en una organización para ayudar al flujo de información. Los tipos de canales de comunicación se agrupan en grupos informales, formales y no oficiales. En una organización, los canales de comunicación ayudan a que la información fluya de manera eficaz y eficiente. Esta es la razón por la que una falla en el canal, como un teléfono, podría dejar a los clientes y empleados en la oscuridad. Algunas de las funciones de un canal de comunicación en una organización son:
- Envío y recepción de mensajes vitales. Los canales de comunicación, como los correos electrónicos, se destacan como el canal más popular para enviar y recibir comunicaciones porque uno puede consultar el texto más adelante.
- Responder las consultas del equipo en tiempo real. La respuesta rápida de este canal de comunicación es una forma más productiva de avanzar en una discusión mientras se comparten archivos. Las organizaciones han incorporado el uso de aplicaciones de mensajería instantánea que son más rápidas que el correo electrónico, como Slack.
- Compartir materiales como archivos de presentación. Por ejemplo, la videoconferencia es un canal de comunicación con una función para compartir pantalla que permite a las personas compartir diversos materiales de referencia al realizar una presentación.
Ejemplos de canales de comunicación
Los canales de comunicación no se hacen por igual. Algunos son naturalmente más ricos y permiten que tanto el emisor como el receptor disfruten de conversaciones más profundas, y otros son más productivos. Hay varios tipos de canales de comunicación que los gerentes utilizan en las organizaciones. Algunos de ellos incluyen
- Correo electrónico
- Boletin informativo
- Cara a cara
- Llamadas telefónicas
- Redes sociales
- Máquinas de fax
- Tecnología móvil
- Tablones de anuncios electrónicos
Importancia de la comunicación
Para cualquier negocio próspero, la comunicación es un aspecto esencial y, por lo tanto, es fundamental establecer el contexto y elegir el medio adecuado. Las buenas comunicaciones en el lugar de trabajo tienen muchas ventajas. Algunos de los beneficios son:
- Aumente la productividad y el compromiso de los empleados. Los empleados están más actualizados y se sienten más valorados cuando los líderes comparten actualizaciones periódicas sobre la empresa.
- Reducir la rotación de empleados. Cuando se alienta a los empleados a que brinden retroalimentación y no se les deja en la oscuridad, es más probable que se apeguen a su empleador.
- Mantener a los trabajadores de primera línea. Cuando los empleados se sienten valorados y apreciados por un empleador, el sentimiento tiene un impacto significativo en su compromiso y motivación general. Además, mantener a los empleados de primera línea puede ser un desafío, pero afortunadamente, la incorporación de nueva tecnología en el lugar de trabajo alienta a las organizaciones a llegar a cada empleado con el mensaje correcto en el momento adecuado.
- Optimización de la iniciativa de gestión del cambio: una de las razones por las que las iniciativas de cambio no tienen éxito se debe principalmente a la falta de comunicación efectiva en una organización. La mayoría de los empleados no están dispuestos a abandonar su zona de confort. El deber esencial de un empleador en tal situación es garantizar una comunicación regular mediante el uso de canales de comunicación.
La ruptura del canal de comunicación ocurre cuando uno o más empleadores no pueden informar a su empleador o supervisor porque el canal de comunicación no está disponible. Esto se debe principalmente a fallas en la tecnología de la comunicación o al desconocimiento de la necesidad de la comunicación. La ruptura de los canales de comunicación en una organización se traduce en un flujo de información insuficiente, lo que hace que los empleados desconozcan lo que se espera de ellos en la empresa. La ruptura del canal de comunicación también provoca sospechas entre los empleados sobre los cambios y motivos de la empresa.
Canales de Comunicación: Tipos
La mejor manera en que una empresa puede saber si está utilizando el canal de comunicación correcto es observando la audiencia a la que intenta llegar. Por ejemplo, una empresa de servicio al cliente debe invertir en un canal de comunicación que tenga más probabilidades de aumentar el compromiso y la satisfacción del cliente. Algunos de los tipos de canales de comunicación incluyen:
Correos electrónicos
Los correos electrónicos son confiables y económicos porque los empleadores pueden enviar fácilmente notas rápidas a los empleados anunciando las próximas actualizaciones y realizar un seguimiento de la conversación en curso de la empresa. Aunque los correos electrónicos se entregan relativamente rápido, es difícil para un empleador recibir una respuesta con la misma velocidad. Por lo tanto, los correos electrónicos son más convenientes para las consultas y problemas menos sensibles al tiempo en una organización.
Videoconferencia
La videoconferencia aumenta la flexibilidad al mismo tiempo que reserva la capacidad de leer las expresiones faciales de una persona. Dado que uno puede compartir la pantalla, las videollamadas son beneficiosas para conversaciones largas y complejas. También reducen el tiempo de viaje porque los miembros pueden acceder fácilmente a una reunión abriendo la pestaña de una computadora.
Cara a cara
Esta es la forma más rica de canal. Las reuniones personales son la forma más efectiva de interactuar porque reducen la información mal interpretada al permitir expresiones faciales, lenguaje corporal y otra comunicación no verbal. El cara a cara también es otro canal adecuado para largas conversaciones.
Llamadas telefónicas
Las llamadas telefónicas son uno de los canales más convenientes. Son una excelente opción cuando un individuo requiere comunicarse con urgencia y obtener respuestas rápidamente. Además, uno puede escuchar fácilmente el tono de voz ya que es un canal de comunicación bidireccional.
Redes sociales
El nuevo canal de comunicación ha ganado popularidad recientemente y muchas organizaciones están comenzando a incorporarlo entre sus equipos. Aunque las redes sociales se ven como un canal que vincula y conecta a las personas fuera del lugar de trabajo, los grupos de Facebook y los grupos de LinkedIn han cambiado la narrativa al presentar nuevas oportunidades para impulsar la comunicación del equipo.
Máquinas de fax
A pesar de que el envío de faxes puede parecer un método antiguo de comunicación hoy en día, numerosas empresas todavía lo utilizan porque tiene un mayor nivel de velocidad en el envío de información en sólo unos segundos. Como la tecnología se desarrolla día a día, los métodos de fax también mejoran. El método principal de envío de fax involucra máquinas de fax, pero con la tecnología actual, se han desarrollado herramientas de fax en línea. Las herramientas de fax en línea permiten enviar faxes sin una máquina, lo que significa que es posible enviar faxes desde cualquier dispositivo siempre que la herramienta en línea esté instalada en él.
Canal de comunicación formal
Este canal de comunicación ayuda a transitar información como procedimientos, políticas y objetivos. Los mensajes siguen una cadena de mando , lo que significa que la cadena de comunicación se origina en el gerente y fluye hacia los empleados. Ejemplos de canales de comunicación formales son los informes anuales, los planes comerciales, los boletines y los manuales para empleadores.
El boletín informativo de una empresa es un excelente ejemplo de un canal de comunicación formal que brinda a los clientes y empleados una idea clara de la visión y el objetivo de una empresa. El boletín también es valioso para transferir información como informes, reuniones programadas e instrucciones en la cadena de mando.
Otro tipo de canal de comunicación formal es un plan de negocios. El propietario explica lo que la organización quiere lograr con la información que entrega. También identifica a los responsables de la gestión y construcción de la información.
Canal de comunicación informal
La estricta red formal de comunicación no puede existir y funcionar de forma independiente. Esto significa que siempre habrá una red informal de comunicación en un entorno formal. Un buen gerente debe poder equilibrar los canales de comunicación formales e informales en una organización. Un canal de comunicación informal se refiere a un canal no estructurado, no organizado y no oficial que no es recomendado por la organización pero que existe naturalmente debido a las necesidades sociales y personales de las personas que trabajan en la organización.
La principal diferencia entre los canales de comunicación formales e informales es que los tipos formales de canales de comunicación siguen una cadena de mando, mientras que la comunicación informal fluye en todas las direcciones. El canal de comunicación informal se mueve en todas las direcciones y, por lo tanto, es rápido. También es muy natural ya que las personas interactúan sobre su vida personal, profesional u otros asuntos. Los canales utilizados en la comunicación informal incluyen el trabajo en equipo, diferentes programas de capacitación y círculos de calidad.
Canal de comunicación no oficial
A veces los temas que se discuten en una organización son interpersonales. Los temas interpersonales pueden variar desde política hasta deportes y programas de televisión. El canal de comunicación no oficial también se conoce como la vid de la organización. Los participantes de estas conversaciones informales en su mayoría forman grupos que eventualmente se traducen en amistades fuera de la organización. Si bien algunas conversaciones informales pueden ser útiles, en la mayoría de los casos, la información que circula es mayormente exagerada e inexacta y puede causar alarmas innecesarias entre las personas de la organización. Un ejemplo de un canal de comunicación no oficial son las reuniones de redes sociales como Facebook, YouTube y Twitter.
Resumen de la lección
La comunicación es el flujo de información que puede fluir hacia atrás, hacia adelante y hacia los lados. El canal de comunicación se refiere al método utilizado para ayudar al flujo de información en una organización. Los gerentes pueden incorporar varios canales de comunicación en un lugar de trabajo, como tableros de anuncios electrónicos, máquinas de fax, videoconferencias y tecnología móvil.
Los tipos de canales de comunicación se subdividen en tres grupos: informales , no oficiales y formales . Un canal de comunicación formal ayuda a compartir información sobre objetivos, procedimientos y políticas. En este tipo, los textos siguen una cadena de mando , lo que significa que la cadena de comunicación fluye desde el gerente de la organización hasta los empleados. Ejemplos de canales de comunicación formales son los planes de negocios, los manuales del empleador, los boletines y los informes anuales. Los canales de comunicación son esenciales en un lugar de trabajo, y todo gerente debe asegurarse de que no haya fallas para facilitar una comunicación efectiva y eficiente.