¿Qué es la gestión de adquisiciones de proyectos? – Definición y proceso

Un primer vistazo

¡Conoce a Betty! Betty acaba de ser ascendida en su trabajo para Super Toyland. Su primera tarea fue completar un gran proyecto diseñando un nuevo caballo de peluche. Mientras supervisaba el proyecto, asignó a los empleados ciertas tareas y todo parecía ir bien. Eso fue hasta que Betty se dio cuenta de que necesitaba ojos de cristal para el caballo e hilo para la cola y la crin. Super Toyland no lleva ninguno de esos materiales y, por lo tanto, no puede terminar el proyecto sin obtenerlos de una fuente externa. Fue en ese momento que Betty se enteró de un área importante de su empresa, la gestión de adquisiciones de proyectos , que explica cómo trabaja Super Toyland con proveedores externos.

Definición

Entonces, puede preguntarse, ¿qué es exactamente la gestión de adquisiciones de proyectos ? Pues se trata de una colaboración con proveedores externos con el fin de obtener o adquirir bienes y servicios para proyectos. Estas relaciones a menudo se crean en base a un contrato para que los artículos o servicios necesarios se reciban a tiempo y cumplan con los estándares solicitados por la empresa compradora. Entonces, si tomamos nuestro ejemplo anterior, Betty se beneficiaría de reunirse con el departamento de compras de su empresa para que puedan establecer un contrato para comprar ojos de vidrio e hilo de cabello de un proveedor externo, con el fin de terminar su proyecto.

El proceso de contratación del proyecto

Como muchos aspectos de una empresa, la gestión de adquisiciones de proyectos tiene un proceso. Este proceso ayuda a garantizar que los suministros y bienes se soliciten y reciban, y que el proyecto se complete. A menudo, este proceso consta de cinco partes: inicio y planificación, selección, redacción del contrato, seguimiento y cierre y finalización.

Inicio y planificación

El primer paso, iniciar y planificar, es decidir qué suministros y bienes deben obtenerse de una fuente externa. Una vez que se ha decidido el proyecto, se crea una lista de suministros necesarios para completar el proyecto. Una vez hecho esto, la empresa especificará qué criterios deben cumplir los suministros, como los plazos y las especificaciones.

Por ejemplo, si Betty completara este primer paso, primero crearía el proyecto, que consiste en hacer un nuevo caballo de peluche. Luego, crearía una lista de suministros, que podría incluir relleno, ojos de vidrio, hilo y tela. Luego, decidiría qué artículos tiene o fabricará la empresa y cuáles deberán solicitarse y comprarse a un proveedor externo. En este caso, Super Toyland tiene relleno y tela, pero necesita un proveedor para ojos de vidrio e hilo. Betty luego debe especificar exactamente qué tipo de ojos, como tamaño, color y cantidad, así como el período de tiempo en el que los necesita. También deberá especificar el color, el ancho y el largo del hilo que necesitará.

Seleccionar

Una vez que se haya completado la lista de suministros y se hayan decidido las especificaciones, es hora de comunicarse con los proveedores y proveedores potenciales que puedan ofrecer los artículos necesarios. Este es el proceso de selección . La selección se puede realizar mediante conferencias y / o comunicación con potenciales proveedores para que conozcan las necesidades de la empresa y puedan responder a cualquier duda. Luego, los postores pueden enviar sus propuestas. Debido a que Betty sabe que necesita ojos de vidrio e hilo, el departamento de compras busca proveedores que ofrezcan estos suministros. Luego deciden invitarlos a una conferencia web para que puedan explicar las especificaciones, como el color, la cantidad y el plazo. Una vez que finalizan las conferencias, se solicita a todos los proveedores potenciales que presenten una propuesta para que Super Toyland la considere.

Redacción de contratos

Después de considerar todas las propuestas, se eligen los proveedores. El proceso de redacción del contrato crea un documento que describe todas las condiciones de la relación entre la empresa y el proveedor. Este es también el momento en que se negocia y decide un plazo para que los artículos se entreguen a tiempo para los plazos de finalización del proyecto.

Para Betty, el departamento de compras le informa que encontraron un proveedor de artesanías que ofrece ojos de vidrio e hilo. Betty luego describe todas las condiciones que debe cumplir en cuanto a tamaño, color y cantidad, por nombrar algunas, y redacta un contrato. También sabe que los ojos deben entregarse antes de fin de mes y el hilo debe entregarse dos semanas después para completar el caballo de peluche a tiempo para un gran espectáculo de juguetes que se avecina. Por ello, especifica en el contrato el plazo en el que deben entregarse los suministros.

Supervisión

Una vez que se firman los contratos, el siguiente paso es monitorear el proceso y el progreso de la entrega, y verificar los artículos reales para ver si cumplen con las especificaciones descritas en el contrato. Esto significa que una empresa se asegurará de que los artículos se entreguen de acuerdo con el contrato y se asegurará de que los artículos terminados sean exactamente lo que se ordenó. Para Betty, esto significa registrarse con el proveedor para asegurarse de que los ojos se entregarán a fin de mes y que el hilo se entregará dos semanas después. Esto también significa que Betty deberá revisar los ojos y el hilo cuando lleguen para asegurarse de que cumplen con las condiciones del contrato. ¿Son del color y tamaño correctos? ¿Hay suficientes ojos? ¿Es el hilo lo suficientemente largo?

Cierre y finalización

Cerrar y completar es el paso final en el proceso de gestión de adquisiciones del proyecto. Durante este paso, los contratos se completan y cierran. También es el paso en el que una empresa puede evaluar el proceso y decidir qué salió bien y qué necesita mejorar para proyectos futuros. Por ejemplo, una vez que los artículos se han entregado y verificado para asegurarse de que cumplen con las especificaciones, ella puede finalizar el contrato con éxito. Luego, ella y el departamento de compras pueden tener una reunión para discutir lo bueno del proceso. ¿Fue fácil trabajar con el proveedor y fue eficiente? ¿Fueron los ojos de cristal de gran calidad? Ambas preguntas y muchas más pueden ayudar a definir el éxito del proceso.

Resumen de la lección

La gestión de adquisiciones de proyectos es la creación de relaciones con proveedores externos y proveedores de bienes y servicios necesarios para completar un proyecto. Este proceso consta de cinco pasos, que incluyen el inicio y la planificación, la selección, la redacción del contrato, el seguimiento y el cierre y finalización. Si se realiza correctamente, este proceso beneficia a todas las partes involucradas y tiene el potencial de crear relaciones comerciales duraderas.

Los resultados del aprendizaje

Después de terminar el video, debería poder:

• Explicar qué es la gestión de adquisiciones del proyecto.
• Describir los cinco pasos del proceso de adquisición del proyecto.