¿Qué es un sistema contable computarizado? – Tipos, ventajas y desventajas

¿Qué es un sistema contable computarizado?

¿Cómo le va a su empresa? Ser capaz de responder a esa pregunta requiere que sepa cuánto dinero está ganando, lo que a su vez requiere una contabilidad precisa. Mantener registros financieros precisos es fundamental para el éxito de cualquier negocio, por lo que es importante conocer sus opciones.

Si bien algunas empresas todavía hacen su contabilidad a mano, la mayoría de las empresas generalmente tienen demasiadas transacciones para mantener un sistema de contabilidad manual. Cuanto más complicadas sean las actividades financieras de su empresa, es más probable que necesite un sistema de contabilidad computarizado para garantizar informes financieros efectivos. Los sistemas de contabilidad computarizados son programas de software que se almacenan en la computadora de una empresa, el servidor de red o se accede de forma remota a través de Internet.

Los sistemas de contabilidad computarizados le permiten configurar cuentas de ingresos y gastos , como ingresos por alquiler o ventas, salarios, gastos de publicidad y costos de materiales. También se pueden utilizar para administrar cuentas bancarias, pagar facturas y preparar presupuestos. Dependiendo del programa, algunos sistemas de contabilidad también le permiten preparar documentos fiscales, manejar la nómina y administrar el costo del proyecto.

Generalmente, puede personalizar el software para satisfacer las necesidades de su negocio. Es importante asegurarse de que su personal esté capacitado y comprenda cómo usar el sistema correctamente para que su empresa pueda usar con éxito su programa de contabilidad.

Los diferentes tipos

Cuando empiece a mirar los sistemas computarizados, verá que hay muchas opciones. Las funciones básicas tienden a ser consistentes en la mayoría de los programas. Es útil comparar varios para ver qué características y capacidades se adaptan mejor a sus operaciones comerciales.

Generalmente, las opciones computarizadas menos costosas son los paquetes de software de contabilidad pre-desarrollados y listos para usar . Estos son paquetes de software que generalmente ofrecen funciones comunes que se aplican a la mayoría de las empresas y, por lo general, tienen cierta flexibilidad para personalizar ciertas funciones para satisfacer las necesidades de una empresa. La mayoría de las empresas, sin embargo, descubrirán que pueden necesitar adaptar sus procesos para que coincidan con el funcionamiento del software.

Ejemplos de paquetes de software de contabilidad diseñados para pequeñas empresas incluyen QuickBooks, Sage (o Peachtree) y Bookkeeper. Dependiendo de la versión de estos programas que compre, podrá configurar cuentas de ingresos y gastos, realizar un seguimiento de la facturación del proveedor y administrar la nómina. Estos sistemas listos para usar generalmente lo ponen en funcionamiento con bastante rapidez, dependiendo de la complejidad de su negocio. La mayoría incluye plantillas de informes básicos y probablemente podrá personalizar los informes para obtener información de una manera que se ajuste mejor a sus necesidades.

Si su empresa tiene necesidades específicas y complicadas, es posible que desee considerar la creación de un sistema de contabilidad personalizado. Si bien no es la opción más barata ni la más rápida, le permitirá tener un programa que maneje su negocio de manera más efectiva. Los sistemas personalizados se adaptan a sus especificaciones, satisfaciendo las necesidades únicas de su empresa. Pueden ofrecer funciones que no están disponibles en otros sistemas o pueden permitirle eliminar partes de los programas comercializados en masa que no necesita.

Ventajas y desventajas

Hay varias ventajas específicas de los sistemas contables computarizados. La organización de la información es mucho más rápida, principalmente porque una vez que se ingresan los datos, automáticamente se clasifican como deberían. La generación de informes también se realiza automáticamente, lo que proporciona comentarios más rápidos a los responsables de la toma de decisiones. Muchas empresas descubren que sus finanzas están organizadas con mayor precisión cuando utilizan un sistema computarizado.

Sin embargo, existen algunas desventajas de los sistemas contables computarizados. Los programas personalizados pueden resultar bastante costosos. La configuración inicial puede requerir un tiempo considerable para ingresar datos, verificar la información, capacitar al personal y familiarizar a sus clientes con las nuevas facturas y procedimientos contables. Los errores al ingresar información, los problemas con la computadora y los cortes de energía pueden afectar el acceso y la precisión de los datos y los informes. La coherencia en la copia de seguridad de los datos es realmente importante.

Resumen de la lección

Un sistema de contabilidad computarizado es un programa de software que se almacena en la computadora, el servidor de red de una empresa o se accede de forma remota a través de Internet, y puede ser un gran beneficio para una empresa. Puede ayudar a simplificar los pasos contables y ayudar a minimizar los errores. Sin embargo, la información es tan precisa como la que se ingresa al sistema, y ​​los cortes de energía y los problemas de la computadora pueden afectar el acceso a los datos. Por esta razón, es importante que el sistema esté configurado para satisfacer las necesidades de la empresa y que se brinde la capacitación adecuada para comprender cómo usar y respaldar el sistema.

Términos clave

Sistemas de contabilidad computarizados : programas de software diseñados para optimizar las necesidades contables y comerciales de una empresa; almacenados en la computadora de una empresa, servidor de red o acceso remoto a través de Internet

Cuentas de ingresos y gastos: cuentas financieras individuales para diferentes partes de una empresa; se puede configurar en un sistema de contabilidad computarizado

Paquetes de software de contabilidad disponibles en el mercado : versiones de software previamente desarrolladas de sistemas de contabilidad computarizados; generalmente la opción de contabilidad computarizada más barata

Los resultados del aprendizaje

Después de terminar esta lección, tiene los conocimientos necesarios para:

• Diferenciar entre sistemas contables manuales y computarizados
• Evaluar los beneficios y desventajas de los sistemas contables computarizados.
• Identificar algunos paquetes populares de software de contabilidad listos para usar