¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos? – Definición y roles

Publicado el 10 noviembre, 2020

Un primer vistazo

Conoce a Sonny. Sonny trabaja para Teaching and Tutoring, una empresa que ofrece servicios de tutoría para estudiantes. Si bien la tutoría siempre ha sido la función principal de la empresa, recientemente ha decidido incursionar en proyectos educativos. Algunos de los proyectos incluyen clínicas para maestros para ayudarlos a ayudar mejor a los estudiantes necesitados. Otros proyectos son de naturaleza más divertida, como los programas de excursiones que llevan a los niños a vivir aventuras en la comunidad.

Si bien los nuevos proyectos sin duda agregan una dinámica emocionante a la empresa, Sonny ha comenzado a notar que la empresa que alguna vez fue extremadamente organizada está comenzando a desmoronarse. Verá, la enseñanza y la tutoría parecen estar abrumadas con las tareas adicionales del programa. Fue en este momento que Sonny sugirió implementar una oficina de gestión de proyectos para ayudar a supervisar los nuevos proyectos.

Mayor comprensión

Entonces, quizás se pregunte: ¿Qué se entiende por el término oficina de gestión de proyectos? Bueno, una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo establecido dentro de una empresa que aclara y mantiene los estándares de gestión de proyectos. El grupo, que puede ser un departamento completo, es responsable de delegar, organizar y supervisar una variedad de proyectos.

Las PMO a veces se crean para un proyecto especial único y se desarman después, mientras que otras veces se pueden crear para ofrecer asistencia administrativa a largo plazo para los gerentes de proyectos, lo que les permite a estos empleados dedicar más tiempo a tareas y responsabilidades más importantes. En otras palabras, una PMO se establece para ayudar a brindar cualquier ayuda, orientación o asistencia administrativa para que los proyectos se puedan administrar e implementar mejor dentro de una empresa.

Por ejemplo, Teaching and Tutoring podría establecer una oficina de gestión de proyectos para ayudar a los directores de proyectos a trabajar de manera más eficiente y centrar su atención en tareas de concepto superior. La PMO podría ayudar a procesar el papeleo involucrado en proyectos, como formularios de consentimiento de los estudiantes que participan en excursiones u otras actividades. La PMO también puede ayudar a guiar a los gerentes de proyectos desde el inicio de un programa hasta el final, asegurando que se ejecute sin problemas para que la enseñanza y la tutoría se mantengan organizadas y eficientes.

Roles de PMO

Entonces, ¿qué hace exactamente una PMO y cómo funciona? Las responsabilidades de una PMO pueden variar mucho según la empresa y también pueden variar según el tipo de oficina de gestión de proyectos. Revisemos las responsabilidades de las PMO de acuerdo con algunos tipos diferentes, incluido el repositorio de proyectos, el departamento, el proyecto específico, el centro de excelencia y el tipo de empresa de PMO. Tenga en cuenta que algunas PMO pueden cumplir solo una o muchas de estas funciones.

  • Oficina de gestión de proyectos del repositorio de proyectos : ofrece información sobre los estándares y la metodología de cómo se deben llevar a cabo los proyectos.

    • Por ejemplo, puede explicar a los gerentes de proyecto de Enseñanza y tutoría los pasos que deben tomarse antes de que pueda comenzar cualquier proyecto que involucre a menores, como obtener la firma de formularios de consentimiento, asegurarse de que las vacunas estén actualizadas y hablar con los padres.
  • Oficina departamental de gestión de proyectos : asignada a un departamento o unidad específica dentro de una empresa.

    • Quizás Teaching and Tutoring podría desarrollar una PMO solo para su departamento de extensión estudiantil, que administra los programas de extensión estudiantil.
  • PMO específico del proyecto: diseñado para un proyecto específico.

    • Por ejemplo, si Teaching and Tutoring ofrece una excursión anual para ver cómo funcionan las empresas en el campo educativo, puede designar una PMO que supervise solo ese proyecto.
  • Oficina de gestión de proyectos del centro de excelencia : Ofrece formación y herramientas para los directores de proyectos.

    • Por lo tanto, si Enseñanza y tutoría contrata a un nuevo empleado para supervisar proyectos de servicio comunitario, una PMO podría capacitar a ese empleado en los estándares y métodos de la empresa que el nuevo gerente de proyecto debe seguir.
  • Oficina de gestión de proyectos empresariales : generalmente permanente e implica una gobernanza más amplia y global. Este tipo de PMO comprende la asignación de recursos, verifica el tiempo y los presupuestos e identifica los riesgos antes del inicio del proyecto.

    • Por lo tanto, si Docente y Tutoría quisiera implementar una PMO empresarial permanente, esa oficina de gestión de proyectos podría ser responsable de supervisar todos los proyectos, desde el servicio comunitario hasta las actividades para los jóvenes. Verificaría cuánto costará cada proyecto, qué recursos se necesitarán y el marco de tiempo para el proyecto. También identificaría cualquier riesgo que pueda estar involucrado con el proyecto.

Resumen de la lección

Una oficina de administración de proyectos (PMO) es un grupo que se crea para ayudar a los gerentes de proyectos a completar sus trabajos de manera más eficiente. Hay una variedad de diferentes tipos de oficinas de gestión de proyectos, pero las que se tratan en esta lección incluyen:

  • Repositorio de proyectos
  • Departamental
  • Proyecto específico
  • Centro de excelencia
  • PMO empresariales

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