¿Qué es una orden de compra? – Definición y profesión

Publicado el 13 enero, 2022

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra , o PO, es un documento que una empresa emite a un proveedor para realizar un pedido de productos. Describe todos los detalles de la venta, incluida la cantidad de producto, el precio de venta, la fecha de entrega, los términos y los requisitos para que se cumpla el pedido. Por ejemplo, una tienda de comestibles gigante podría realizar un pedido de plátanos a una empresa de frutas. La orden de compra detallaría cuántos plátanos se están comprando, cuándo se entregarían, etc.

Las órdenes de compra son formularios muy importantes tanto para la empresa compradora como para la empresa que suministra los productos. Especialmente para las grandes empresas que tienen varias ubicaciones, tener una orden de compra garantiza que las políticas de la empresa compradora se comuniquen y acuerden claramente antes de enviar los productos.

Las órdenes de compra son una herramienta fundamental para mantener el inventario en orden y los productos entregados a tiempo. Imagínese Wal-Mart, una empresa con miles de ubicaciones y cientos de miles de productos en cada tienda, tratando de organizar y realizar un seguimiento de los pedidos de miles de proveedores sin tener pedidos de compra y un sistema coherente para administrar los productos entrantes.

Cada centímetro de espacio vacío en los estantes de una tienda es una posible pérdida de ingresos. Tener un sistema de órdenes de compra que regule qué productos se ordenan, cuándo se van a entregar, el precio que la empresa paga por esos productos y lo que ambas empresas pueden esperar de la transacción es necesario para proteger a ambos negocios.

Desde la perspectiva de un fabricante o proveedor, una orden de compra representa ventas e ingresos. Documenta el compromiso de una empresa de comprar productos en términos definidos, lo que genera ingresos para la empresa proveedora. ¡Cuantas más órdenes de compra, más demanda de productos y más ingresos obtiene la empresa!

Proceso de orden de compra

Cada empresa emisora ​​tendrá su propio proceso, pero los conceptos básicos de un proceso de orden de compra se aplican a la mayoría de las empresas. A menudo, se hace una presentación o un argumento de venta para demostrar productos, revisar el historial de ventas pasado de productos que ya se están comprando y discutir ideas o productos que aún no se han lanzado.

Algunas empresas revisan los productos con regularidad. Otras empresas tienen marcos de tiempo específicos establecidos para considerar productos para nuevos lanzamientos o reajustes de la tienda (reorganizando la tienda y ofreciendo una combinación diferente de productos). De cualquier manera, se necesita una revisión de los productos para determinar qué artículos se pedirán, ya sea para operaciones comerciales o para reventa.

Una vez que se toman las decisiones sobre qué productos se pedirán, se emite una orden de compra de la empresa compradora a la empresa proveedora. La orden de compra describirá los términos de la venta, incluido cuándo los productos deben llegar a la empresa compradora, cómo se entregarán y los requisitos de etiquetado y embalaje.

Dependiendo de la indulgencia de la empresa compradora, puede haber flexibilidad en los términos de la orden de compra. Por ejemplo, es posible que a la empresa no le importe cuántos artículos están empaquetados en una caja o puede estar dispuesta a aceptar el pedido en un plazo de 30 días. Otras empresas pueden ser muy precisas en cómo se empaquetan los productos, cuándo se entregan y cuáles son sus expectativas de todo el pedido. Hay algunas empresas que cancelarán órdenes de compra millonarias si no se siguen las instrucciones con precisión o si el envío no se recibe en un plazo muy breve. Por lo tanto, es esencial que los términos estén claramente delineados y que ambas partes los comprendan.

Resumen de la lección

Las órdenes de compra son formularios muy importantes tanto para la empresa compradora como para la empresa que suministra los productos. Para una empresa compradora, una orden de compra representa una orden de productos que se utilizarán para operaciones comerciales o se revenderán a los clientes. La empresa que recibe la orden de compra tiene un compromiso por parte de la empresa compradora de comprar productos en términos definidos y a un precio establecido. Cuantas más órdenes de compra, más demanda de productos y más ingresos ingresan a la empresa.

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